Jak powinna wyglądać współpraca kasy rejestrującej z terminalem płatniczym (cz. 1)

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych mają obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, zapewniający możliwość przyjmowania płatności przy użyciu terminala płatniczego. Zgodnie z art. 19a prawa przedsiębiorców przedsiębiorca powinien zapewnić możliwość dokonywania zapłaty w każdym miejscu, w którym działalność gospodarcza jest faktycznie wykonywana, w szczególności w lokalu, poza lokalem przedsiębiorstwa lub w pojeździe wykorzystywanym do świadczenia usług transportu pasażerskiego, przy użyciu instrumentu płatniczego – zindywidualizowanego urządzenia lub uzgodnionego przez użytkownika i dostawcę zbioru procedur, wykorzystywanych przez użytkownika do złożenia zlecenia płatniczego, np. poprzez integrację firmowego rachunku bankowego z usługą BLIK czy też udostępnienie terminala płatniczego. Nie dotyczy to przedsiębiorców, którzy nie mają obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Kasy fiskalne. Zmiana od 2025 roku

Od 1stycznia 2025 r. przedsiębiorca, który zapewnia możliwość przyjmowania płatności przy użyciu terminala płatniczego i prowadzi ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, które umożliwiają połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, będzie musiał zapewnić współpracę kasy rejestrującej z terminalem płatniczym (tj. urządzeniem umożliwiającym dokonywanie płatności bezgotówkowych z wykorzystaniem karty płatniczej lub innego instrumentu płatniczego; Wn konto „Środki pieniężne w drodze” lub konto „Pozostałe rozrachunki”; Ma konto „Pozostałe rozrachunki – VAT”; Ma konto „Sprzedaż towarów” oraz wpłata utargu opłaconego kartami płatniczymi na firmowy rachunek bankowy: Wn konto „Rachunki bankowe”; Ma konto „Środki pieniężne w drodze” lub konto „Pozostałe rozrachunki” oraz ewentualna prowizja z tytułu korzystania z terminala: Wn konto „Rozliczenie zakupu”; Wn konto „Pozostałe rozrachunki-VAT”; Ma konto „Rozrachunki z dostawcami” oraz ujęcie prowizji w ciężar kosztów operacyjnych Wn konto „Koszty według rodzajów-usługi obce” lub odpowiednie konto zespołu 5; Ma konto „Rozliczenie zakupu” oraz rozliczenie prowizji Wn konto „Rozrachunki z dostawcami”; Ma konto „Pozostałe rozrachunki”) zgodnie z wymaganiami technicznymi dla kas rejestrujących.

Rodzaje kas rejestrujących

W myśl art. 111 ustawy o VAT na podatnikach dokonujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych ciąży obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

W ewidencji takiej należy wykazać dane o sprzedaży, zawarte w dokumentach wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym określające przedmiot opodatkowania; wysokość podstawy opodatkowania i podatku należnego oraz dane służące identyfikacji poszczególnych sprzedaży, w tym numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby VAT lub podatku od wartości dodanej. Kasa jest urządzeniem samodzielnym lub może stanowić część systemu kasowego. Kasy rejestrujące mogą mieć charakter online albo posiadać elektroniczny lub papierowy zapis kopii.

Ze względu na konstrukcję kasy dzieli się na następujące rodzaje:

- kasy autonomiczne z wbudowaną bazą danych o towarach i usługach, z możliwością jej zmiany, niewymagające programu aplikacyjnego do obsługi kasy,

- drukarki fiskalne sterowane przez interfejs komunikacyjny za pomocą programu aplikacyjnego, które zamiast bazy towarowej zawierają algorytm weryfikujący.

Ze względu na przeznaczenie do prowadzenia ewidencji danego rodzaju sprzedaży lub w dany sposób kasy dzieli się na następujące kategorie:

- kasy ogólne przeznaczone do prowadzenia ewidencji w sposób niewymagający stosowania specjalnych funkcji i rozwiązań konstrukcyjnych,

- kasy o zastosowaniu specjalnym, których konstrukcja i program pracy uwzględniają szczególne zastosowanie tych kas i odpowiadają szczególnym wymaganiom technicznym określonym w rozporządzeniu, związanym ze szczególnymi formami prowadzenia ewidencji sprzedaży, sprzedaży określonych towarów i usług lub potrzebą współpracy kasy z innymi urządzeniami niezbędnymi do stosowania w danym rodzaju działalności, np. kasy:

– przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami lub pojazdami samochodowymi innymi niż taksówki,

– przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy sprzedaży leków z funkcją rozliczania recept refundowanych,

– przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług w zakresie transportu pasażerskiego, kasy rozliczające więcej niż jedną transakcję równocześnie,

– przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy sprzedaży towarów i usług w wolnych obszarach celnych lub składach celnych,

– umieszczane w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług.

Fiskalizacja

W każdej kasie mogą być łączone różne ich kategorie, jeżeli dana kasa spełnia wymagania techniczne dla każdej z tych kategorii kas. Przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji przy użyciu kasy dokonywana jest przy pomocy serwisanta jej fiskalizacja.

Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są zobowiązani:

- wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży w postaci papierowej lub elektronicznej (od 1 stycznia 2025 r. zaczną obowiązywać przepisy, zgodnie z którymi na ww. podatnikach będzie ciążył obowiązek wystawiania i wydania nabywcy paragonu fiskalnego z każdej sprzedaży),

- niezwłocznie zgłosić właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących każdą nieprawidłowość w pracy kasy,

- udostępniać kasy rejestrujące do kontroli stanu ich nienaruszalności i prawidłowości pracy na każde żądanie właściwych organów,

- poddawać kasy rejestrujące obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis kas rejestrujących,

- przechowywać kopie dokumentów kasowych przez wymagany okres,

- stosować kasy rejestrujące wyłącznie do prowadzenia ewidencji własnej sprzedaży,

- wydrukować dokumenty wystawiane przy zastosowaniu kas rejestrujących,

- prowadzić i przechowywać dokumentację przebiegu eksploatacji kasy rejestrującej,

- poddać obowiązkowemu przeglądowi technicznemu kasy rejestrujące, które zostały przez podatnika utracone, a następnie odzyskane, przed ich ponownym zastosowaniem do prowadzenia ewidencji,

- zapewnić połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas,

- zakończyć używanie kas rejestrujących w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy kas rejestrujących, zapewniając zabezpieczenie danych z kasy rejestrującej.

Kasa rejestrująca powinna zapewniać prawidłową ewidencję, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie informacji na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiać połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas.

Pamięć fiskalna kasy rejestrującej musi posiadać numer unikatowy nadawany w drodze czynności materialno-technicznych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Kasy fiskalne sprawdzone z zagranicy

Kasy rejestrujące sprowadzane z zagranicy w drodze wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu w celu ich wprowadzenia na terytorium Polski do obrotu muszą uzyskać potwierdzenie Prezesa Głównego Urzędu Miar o spełnieniu przez nie wymagań technicznych właściwych dla kas rejestrujących (wymagania techniczne dla kas w zakresie ich rodzajów i konstrukcji, zapisu i przechowywania danych w ich pamięciach, dokumentów wystawianych przy ich zastosowaniu, ich pracy w tym połączenia i przesyłania danych między tymi kasami a Centralnym Repozytorium Kas, ich fiskalizacji, a także wymagania dotyczące kas o zastosowaniu specjalnym określa rozporządzenie w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących).

Producenci krajowi i podmioty dokonujące wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas rejestrujących, którzy uzyskali takie potwierdzenie, są zobowiązani do: