Przy transakcjach, w których stronami są przedsiębiorcy, obowiązuje limit 15 tys. zł dla płatności gotówkowych, a za transakcje powyżej tej kwoty trzeba płacić za pośrednictwem rachunku płatniczego, jeżeli podatnik chce uniknąć konsekwencji w postaci utraty możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów (art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców). Kwestię tę w sposób ogólny regulują przepisy art. 15d ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT i art. 22p ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT.
Zgodnie z art. 15d ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT lub art. 22p ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT sankcja w postaci utraty możliwości zaliczenia wydatku do kosztów dotyczy też podatników, którzy wprawdzie dokonają zapłaty (powyżej 15 tys. zł) na rachunek, ale na taki, który nie znajduje się w wykazie prowadzonym przez Szefa KAS (czyli na tzw. białej liście), w sytuacji, gdy dostawa towarów lub świadczenie usług są potwierdzone fakturą i zostały dokonane przez podatników VAT czynnych. Jeżeli więc kontrahent ma status podatnika VAT czynnego, a dostawa towarów lub usług jest potwierdzona fakturą, to nie wystarcza przekazanie zapłaty na jakikolwiek rachunek bankowy (np. prywatny ROR) podatnika. Zapłata musi być dokonana na rachunek figurujący na prowadzonej przez Szefa KAS tzw. białej liście na dzień złożenia przelewu stosownie do art. 15d ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT i art. 22p ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT. W przypadku faktur objętych przymusowym mechanizmem podzielonej płatności płatność musi być dokonana z zachowaniem tej formy (zob. art. 15d ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT i art. 22p ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT).
Czytaj więcej:
Jeżeli więc podatnik dokonuje zakupu od innego przedsiębiorcy, a jednorazowa wartość transakcji przekracza kwotę 15 tys. zł, to nie powinien regulować takich należności gotówką, ale przelewem na rachunek bankowy kontrahenta (zob. art. 15d ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT i art. 22p ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT). Nie ma znaczenia, czy dostawcą jest podatnik zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, czy korzystający ze zwolnienia z VAT (np. ze zwolnienia podmiotowego).
Pisaliśmy na ten temat w „Tygodniku podatników” z 4 sierpnia. Dziś kontynuujemy omawianie tych zagadnień, odpowiadając na kolejne szczegółowe pytania.
Czy w przypadku cyklicznych płatności na rzecz tego samego kontrahenta (podatnika VAT czynnego), którego rachunek nie znajduje się na białej liście, spółka nie musi składać ponownie zawiadomień, o których mowa w art. 117ba § 3 ordynacji podatkowej (tj. zawiadomień ZAW-NR) zachowując prawo do zaliczenia wydatków w zakresie tych cyklicznych płatności do kosztów uzyskania przychodu?
Tak. Stosownie do art. 15d ust. 4 pkt 1 ustawy o CIT i art. 22p ust. 4 pkt 1 ustawy o PIT przepisów wyłączających wydatek z kosztów nie stosuje się, jeżeli zapłata należności przez podatnika została dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy o VAT (czyli na białej liście), a podatnik złożył przy pierwszej zapłacie należności przelewem na ten rachunek zawiadomienie, o którym mowa w art. 117ba § 3 pkt 2 ordynacji podatkowej, do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla podatnika, który dokonał zapłaty należności, w terminie siedmiu dni od dnia zlecenia przelewu.
Jak wynika z objaśnień podatkowych ministra finansów z 20 grudnia 2019 r. – Wykaz Podatników VAT, „(…) W przypadku wysłania zawiadomienia o dokonaniu zapłaty na rachunek spoza Wykazu podatnik nie będzie obowiązany dokonywać ponownie takiego zawiadomienia w sytuacji, gdyby kolejna wpłata została dokonana na ten sam rachunek spoza Wykazu, o którym podatnik już raz poinformował organy, składając stosowne zawiadomienie. Wystarczające będzie dokonanie jednorazowego zgłoszenia takiego rachunku do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. (…)”.
Organy podatkowe akceptują zatem, że w przypadku cyklicznych płatności na rzecz tego samego kontrahenta, którego rachunek nie znajduje się na białej liście, podatnik może złożyć jednokrotnie zawiadomienie ZAW-NR i dzięki takiemu postępowaniu zachować prawo do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu, także w odniesieniu do kolejnych płatności (por. interpretację indywidualną dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 9 stycznia 2023 r., 0111-KDIB2-1.4010.665.2022.2.BJ).
Przykładowo, jak wskazał dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 24 czerwca 2020 r. (0111- KDIB1-2.4010.100.2020.2.MZA), „(…) podatnik, który dokonuje/będzie dokonywał płatności na konto kontrahenta, tj. wynajmującego, nieznajdujące się na białej liście podatników VAT, nie będzie musiał za każdym razem zgłaszać tego faktu do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury. W związku z tym wystarczy jedno zgłoszenie do jednego rachunku danego kontrahenta. Kolejne płatności na ten rachunek mogą być dokonywane bez wymaganego zawiadomienia, a dokonanie takiej zapłaty nie będzie się wiązało dla podatnika z koniecznością zastosowania sankcji, o jakiej mowa w art. 15d ust. 2 ustawy o CIT. (…)”.
Przedsiębiorca zapłacił innemu przedsiębiorcy w walucie wirtualnej. Czy może zaliczyć przedmiotowe wydatki w koszty uzyskania przychodu, gdy wartość transakcji przekracza 15 tys. zł?
Tak. Jeśli w zamian za oferowane produkty podatnik nabywa walutę wirtualną, to płatności są dokonywane na zasadzie transakcji barterowej, a art. 15d ustawy o CIT w ogóle nie znajdzie tu zastosowania (interpretacja indywidualna dyrektora KIS z 19 grudnia 2022 r., 0111-KDIB1-1.4010.558.2022.4.SG). Niezależnie od wartości transakcji można zaliczyć poniesione wydatki do kosztów uzyskania przychodów.
Spółka z o.o. świadczy m.in. usługi transportu krajowego i międzynarodowego na rzecz podmiotów krajowych i zagranicznych, korzystając z usług wsparcia krajowych i zagranicznych podwykonawców (przewoźników / spedytorów). Usługi transportu krajowego / spedycji świadczone są na podstawie zawartych umów o współpracy biznesowej z przewoźnikami (umów ramowych) oraz na bazie pojedynczych zleceń współpracy. Przewoźnicy wystawiają faktury za świadczone usługi w transporcie krajowym zazwyczaj raz na miesiąc lub dwa razy w miesiącu, choć zdarza się również, że podwykonawca fakturuje spółkę za pojedynczą trasę po jej realizacji. W transporcie międzynarodowym najczęściej faktura jest wystawiana każdorazowo po wykonanej trasie, choć zdarzają się faktury zbiorcze miesięczne bądź tygodniowe. Wystawione przez podwykonawców faktury zbiorcze VAT dokumentują rzeczywiste transakcje świadczonych usług transportu / spedycji, gdzie każda z nich odnosi się do konkretnie realizowanej trasy, wycenianej osobno przy realizacji zlecenia, zgodnie z przyjętymi w danym przypadku zasadami (np. wg kilometrów czy zabieranych palet). Faktury zbiorcze opatrzone są załącznikami zawierającymi wykazy tras, które są rozliczane na ich podstawie. Oznacza to, że spółka jest w stanie odpowiednio wykazać cenę każdej trasy i ma szczegółowe informacje co do charakteru danej trasy i samego sposobu kalkulacji ceny. Wartości faktur wystawionych na rzecz spółki (w złotych lub w przeliczeniu na złote) są różne, niektóre mogą być równe / przekraczać kwotę 15 tys. zł brutto. Koszt jednego zlecenia (trasy) w złotych (lub w przeliczeniu na złote) zazwyczaj jest niższy niż 15 tys. zł brutto. Płatności na rzecz przewoźników dokonywane są na podstawie pojedynczych faktur lub na podstawie kilku faktur jednocześnie (jeśli ich termin płatności jest zbliżony i ujęty danym zleceniem przelewu). Czy spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na usługi świadczone przez podwykonawców zarejestrowanych dla celów VAT w Polsce, w przypadku gdy koszt jednej trasy realizowanej przez danego podwykonawcę nie przekracza 15 tys. zł brutto (lub równowartości tej kwoty), natomiast faktura wystawiana przez podwykonawcę lub płatność na rzecz podwykonawcy obejmująca tę trasę jest równa bądź wyższa niż 15 tys. zł brutto, niezależnie od tego, czy rachunek bankowy na który realizowana jest płatność znajduje się na tzw. białej liście?
Tak. W przypadku umów o współpracę/umów ramowych przez jednorazową wartość transakcji należy rozumieć wartość poszczególnych zamówień, nie zaś sumę sprzedaży dokonanej na podstawie umowy ramowej. W analizowanym przypadku wystawione przez podwykonawców faktury zbiorcze VAT dokumentują rzeczywiste transakcje świadczonych usług transportu/spedycji, gdzie każda z nich odnosi się do konkretnie realizowanej trasy, wycenianej osobno przy realizacji zlecenia, zgodnie z przyjętymi w danym przypadku zasadami (np. wg kilometrów czy zabieranych palet). Pojęcie transakcji w rozumieniu art. 15d ust. 1 ustawy o CIT należy zatem utożsamiać ze świadczeniem/nabyciem pojedynczej usługi (konkretnej trasy zleconej podwykonawcy) jako wartość poszczególnego zamówienia, do którego należy odnieść limit 15 tys. zł brutto, nie zaś z sumą odrębnie wycenionych pozycji (transakcji) ujętych na jednej fakturze zbiorczej VAT. Wartość kilku wycenionych odrębnie pozycji na jednej fakturze składa się na jednorazową wartość transakcji w rozumieniu art. 19 Prawa przedsiębiorców wyłącznie wtedy, gdy stanowią one przedmiot jednej umowy (transakcji). Wydatki na nabycie usług transportu/spedycji wynikające z poszczególnych faktur dokumentujących kilka transakcji od jednego podwykonawcy, realizowanych w ramach zawartych umów, gdzie wartość pojedynczej transakcji nie przekracza kwoty 15 tys. zł brutto mogą stanowić koszty uzyskania przychodów – bez względu na wartość (płatność) faktury wystawionej przez podwykonawcę równą bądź wyższą 15 tys. zł brutto. Tym samym art. 15d ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT, który odnosi się do płatności dokonywanej przelewem na rachunek inny niż zawarty w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy VAT, a więc na białej liście, nie znajdzie w niniejszej sprawie zastosowania, jeśli pojedyncza transakcja nie przekroczy 15 tys. zł brutto.
Wydatki na usługi świadczone przez podwykonawców zarejestrowanych na VAT w Polsce można więc zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu w przypadku gdy:
- koszt jednej trasy realizowanej przez danego podwykonawcę nie przekracza 15 tys. zł brutto (lub równowartości tej kwoty),
- faktura wystawiana przez podwykonawcę lub płatność na rzecz podwykonawcy obejmująca tę trasę jest równa bądź wyższa niż 15 tys. zł brutto,
niezależnie od tego, czy rachunek bankowy, na który realizowana jest płatność znajduje się na tzw. białej liście (por. interpretację indywidualną dyrektora KIS z 31 stycznia 2020 r., 0114-KDIP2-2.4010. 513.2019.2.RK).
Czy obowiązek zapłaty na rachunek z tzw. białej listy ma zastosowanie także do płatności potwierdzonych fakturami wystawianymi przez podatników zwolnionych z VAT ze względu na limit sprzedaży lub wykonujących wyłącznie czynności zwolnione z VAT?
Nie. Obowiązek zapłaty na rachunek z tzw. białej listy nie ma zastosowania do płatności potwierdzonych fakturami wystawianymi przez podatników:
- zwolnionych z VAT ze względu na limit sprzedaży, o którym mowa w art. 113 ust. 1 ustawy o VAT lub
- wykonujących wyłącznie czynności zwolnione na podstawie art. 43 ustawy o VAT.
Z treści art. 15d ust. 1 pkt 2 ustaw o CIT i art. 22p ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT wynika bowiem, że obowiązek zapłaty na rachunek z białej listy dotyczy wyłącznie transakcji dokonywanych z podatnikami zarejestrowanymi jako podatnicy VAT czynni, jeśli transakcje te są dodatkowo potwierdzone fakturami (por. interpretacje indywidualne dyrektora KIS z 27 lutego 2020 r., 0114-KDIP2-2. 4010.567.2019.1.AM i z 20 kwietnia 2020 r., 0111-KDIB1-1.4010. 148.2020.1.BK).
Autor jest doradcą podatkowym
Podstawa prawna:
- art. 15d ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz.U. z 2025 r., poz. 278 ze zm.)
- art. 22p ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU. z 2025 r., poz. 163 ze zm.)
- art. 19 ustawy z 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (tekst jedn. Dz.U. z 2024 r., poz. 236 ze zm.)
- art. 96b ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz.U. z 2025 r., poz. 775)
