PIT: Dokumenty trzeba przechowywać dłużej przy ujemnym wyniku

Tak orzekł Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach w wyroku z 16 października 2013 r. (I SA/Gl 292/13).

Stan faktyczny

We wniosku o interpretację podatnik wyjaśnił, że prowadzi działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej. Razem ze wspólnikiem rozważa rozszerzenie działalność i przeniesienie jej części na teren specjalnej strefy ekonomicznej (SSE). W związku z tym wspólnicy planują uzyskiwać dochody z działalności prowadzonej na terenie SSE na podstawie stosownego zezwolenia. Dochody uzyskiwane z działalności gospodarczej prowadzonej na terenie strefy skorzystają ze zwolnienia wynikającego z art. 21 ust 1 pkt 63a ustawy o PIT. Wnioskodawca nie wyklucza, że w pierwszych latach podatkowych nowa działalność może przynieść straty.

Dlatego zapytał, czy jeśli w jednym z następnych lat podatkowych uzyska tylko i wyłącznie dochód zwolniony i wykaże go w zeznaniu podatkowym, to kiedy ulegnie przedawnieniu to rozliczenie. Ponadto miał wątpliwości kiedy przedawni się strata osiągnięta ewentualnie w jednym z następnych lat podatkowych.

Sam przedsiębiorca uważał, że w obu przypadkach przedawnienie nastąpi na tych samych zasadach co przedawnienie zobowiązania podatkowego. Czyli po upływie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin złożenia zeznania podatkowego, w którym wykazane zostaną dochody zwolnione lub w którym zostanie wykazana strata.

Fiskus potwierdził stanowisko podatnika, ale tylko w części dotyczącej dochodu zwolnionego. Co do straty, to odpowiedział, że nie będzie ona podlegać przedawnieniu. W jego ocenie strata z działalności nie stanowi bowiem zobowiązania podatkowego w rozumieniu ordynacji podatkowej.

Urzędnicy uznali, że gdy wnioskodawca za dany rok podatkowy uzyska wyłącznie dochód z prowadzonej działalności gospodarczej, zobowiązanie podatkowe z tego tytułu przedawni się po upływie 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku za ten rok. Do tego momentu musi przechowywać dokumentację księgową. Przez ten sam okres powinna być przechowywana dokumentacja księgowa w sytuacji uzyskania wyłącznie dochodu zwolnionego z tytułu działalności prowadzonej na terenie SSE. Gdy jednak przedsiębiorca osiągnie stratę, którą będzie uprawniony odliczać w następnych latach podatkowych, to księgi i dokumenty musi przechowywać do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego za rok, w którym pomniejszy dochód uzyskany z prowadzonej działalności o poniesioną wcześniej stratę.

Rozstrzygnięcie

Podatnik nie zgadzał się z tą oceną, ale Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach oddalił jego skargę. W ocenie sądu strata nie jest odwrotnością zobowiązania podatkowego. Nie jest ujemnym zobowiązaniem podatkowym, ale przeciwieństwem dochodu. Strata jest występującą w podatkach dochodowych różnicą pomiędzy wysokością przychodów a wysokością kosztów ich uzyskania, gdy te drugie przewyższają te pierwsze. Jest to więc określony stan faktyczny będący elementem podstawy faktycznej rozstrzygnięcia podatkowego, a nie prawnie określona powinność zapłaty.

Sąd zauważył, że odliczenie straty od dochodu możliwe jest w ciągu kolejnych 5 lat podatkowych. Z tego powodu decyzja określająca stratę może zostać wydana tak długo, jak długo możliwa jest weryfikacja deklaracji za rok podatkowy, w którym strata ta została odliczona. W takim przypadku termin do wydania decyzji określającej stratę rozpocznie swój bieg od początku terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, którego wysokość została określona przy uwzględnieniu odliczonej straty podatkowej. Jeżeli natomiast w terminie wynikającym z art. 9 ust. 3 ustawy o PIT podatnik nie odliczył straty, to prawo do wydania decyzji określającej jej wysokość nie będzie czasowo ograniczone. A to dlatego, że nieodliczona strata nie miała w takim przypadku wpływu na jakiekolwiek mogące podlegać przedawnieniu zobowiązanie podatkowe.

Jarosław Ziobrowski, adwokat, zespół postępowań podatkowych i sądowych w dziale doradztwa podatkowego EY

WSA w Gliwicach w wydanym orzeczeniu wskazał, że określenie prawidłowej wysokości straty podatkowej ma znaczenie prawne dla dokonania i skontrolowania jej odliczenia zrealizowanego w konkretnym roku podatkowym. Sąd uznał, że z tego powodu decyzja określająca stratę może zostać wydana tak długo, jak długo możliwa jest weryfikacja deklaracji za rok podatkowy, w którym strata ta została odliczona. Gdy się przyjmie argumentację prezentowaną w wyroku, to może się okazać, że jeżeli podatnik zadeklarował stratę np. za rok 2010 i odliczył ją od dochodu uzyskanego w roku 2015 (tj. w ostatnim roku z 5 lat podatkowych, w których obniżenie będzie dopuszczalne), to wydanie decyzji określającej stratę będzie możliwe aż do roku 2021. Po 31 grudnia 2021 r. przedawnią się bowiem zobowiązania za rok 2015. Ponadto, jeżeli w tym okresie nastąpi przerwanie lub zawieszenie biegu przedawnienia, to termin ten efektywnie się wydłuży. Powyższe, obok znacznego wydłużenia okresu, w którym nasze rozliczenia mogą być skontrolowane przez fiskusa, pociąga za sobą również konieczność dłuższego przechowywania ksiąg podatkowych oraz innych dokumentów. W praktyce może się to wiązać z dodatkowymi wydatkami np. kosztami dłuższej archiwizacji deklaracji, ksiąg podatkowych oraz innych dokumentów.