Jak rozliczać VAT, gdy za niedobory odpowiada pracownik

Przykładem są pisma dotyczące obowiązku korygowania VAT odliczonego przy zakupie towarów, które zaginęły a stratami obciążono pracownika odpowiedzialnego materialnie za mienie firmy.

Z interpretacji Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 13 kwietnia 2011 (ITPP1/ 443-122/11/KM) wynika, że w wówczas firma traci prawo do odliczenia VAT zawartego w cenie zakupu. Z pytaniem zwróciła się firma zajmująca się transportem autobusowym. Posiada ona warsztat, w którym naprawia należące do niej pojazdy.

W czasie jednego ze spisów z natury części zamiennych stwierdzono ich niedobory. Osoby materialnie odpowiedzialne tłumaczyły się, że wydając części zamienne i inne materiały do naprawy autobusów nie wystawiły dokumentów RW, co spowodowało różnice między stanem rzeczywistym a stanem ewidencyjnym.

Nie potrafiły jednak wskazać, do naprawy którego autobusu zostały zużyte. Niedobór został więc uznany za zawiniony i osoby materialnie odpowiedzialne zostały obciążone stratami.

Izba skarbowa nakazała skorygować VAT naliczony przy zakupie części. Wyjaśniła, że jeśli podatnik kupił towar z zamiarem wykorzystania do działalności opodatkowanej, a później go utracił z przyczyn od niego zależnych (np. w wyniku powstania niedoborów zawinionych), to utracił prawo do odliczenia. Będzie więc konieczna korekta podatku naliczonego z tytułu nabycia części zamiennych, które zaginęły.

Inne stanowisko zajęła Izba Skarbowa w Katowicach w odpowiedzi z 14 lipca 2010 (IBPP1/443-343/10/ES). Z pytaniem zwróciła się hurtownia papierosów i chemii gospodarczej. Przeprowadzając kontrole inwentaryzacyjne, spółka czasem stwierdza niedobory.

Najczęściej traktuje je jako zawinione i obciąża pracowników (magazynierów) jako osoby materialnie odpowiedzialne. Zdaniem spółki w takiej sytuacji nie ma obowiązku korekty VAT naliczonego.

Podkreśliła ona, że niedobory wynikają z nieumyślnego działania magazynierów: dużej ilości pracy, pomyłek przy wydawaniu towaru oraz braku uczciwości kierowców „obcych” z  firm współpracujących z hurtownią, odbierających zamawiany towar.

Powstają one pomimo dochowania należytej staranności przez spółkę (towary są właściwie zabezpieczone w odrębnych pomieszczeniach magazynowych, istnieją procedury zabezpieczające i ochronne mające zapobiegać powstawaniu niedoborów magazynowych i wyznaczane są osoby materialnie odpowiedzialne za powierzone im mienie).

Izba skarbowa zgodziła się z tym stanowiskiem. Powołała się na orzeczenia Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości w  sprawie Ghent Coal Terminal NV (C-37/95). Wynika z niego, że jeśli z przyczyn od podatnika zależnych nie dochodzi do wykorzystania nabytych towarów do działalności opodatkowanej, prawo podatnika do odliczenia zostaje utracone.

Izba zgodziła się jednak, że w opisanym przypadku niedobory powstały pomimo dochowania przez nią należytej staranności. Obowiązek korekty zatem nie wystąpi.

We wnioskach o interpretację pojawia się także pytanie, na  podstawie jakiego dokumentu obciążyć pracownika odpowiadającego materialnie za towary, których niedobór stwierdzono.

Czynność ta nie jest obciążona VAT, więc z pewnością nie jest to faktura. Potwierdza to interpretacja Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 21 stycznia 2011 (ITPP1/443-1067/ 10/KM).

Czytamy w niej, że „niedobory towarów, jako niestanowiące dostawy towarów ani świadczenia usług w rozumieniu powołanych wyżej przepisów, nie podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Tym samym nie ma obowiązku naliczania i odprowadzania należnego podatku od towarów i usług z tytułu wstąpienia zawinionych niedoborów towarów”.

Z kolei z interpretacji Izby Skarbowej w Poznaniu z 12 stycznia 2011 (ILPP1/443-1107/10-4/BD) wynika, że dokumentem obciążającym osobę odpowiedzialną za mienie spółki może być nota księgowa.

Warto jednak zauważyć, że w sytuacji rozpatrywanej w tej odpowiedzi za prowadzenie magazynu i towary w nim się znajdujące odpowiedzialna była spółka zajmująca się działalnością logistyczną (a nie pracownik).

Zobacz serwis: