Telefony, zwłaszcza komórkowe, znacznie ułatwiają pracę. Niezależnie od branży szybka komunikacja ze współpracownikami lub kontrahentami jest bezcenna. Stąd większość pracowników otrzymuje służbowe telefony. Problem polega na tym, że nie znają zasad ich używania. De facto jest to problem pracodawcy, który musi ponosić znaczne koszty funkcjonowania telefonów i nie zawsze będzie mógł je odzyskać.
Wprowadzenie w firmie ustaleń dotyczących telefonów w praktyce jest korzystne tak dla pracownika, jak i pracodawcy. Ważne jest, aby miały one charakter pisemny. Mogą być zawarte w regulaminie lub umowie. Te, które są komunikowane ustnie, również wiążą, choć w razie ewentualnego sporu raczej pracownik będzie górą.
Opracowanie regulaminu nie powinno nastręczać większych trudności. Powinien on jednak mieć kilka ważnych z punktu widzenia pracodawcy postanowień. Oto kilka wskazówek.
WSKAZÓWKA 1: rodzaje rozmów
Nie ulega wątpliwości, że telefon jest przekazywany podwładnemu w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych.
Warto to jednak powtórzyć w regulaminie, wskazując przy tym, czy dopuszczalne jest korzystanie z telefonu do celów prywatnych oraz zasady rozliczania powstałych w ten sposób kosztów. Aby uniknąć wszelkich wątpliwości, można wskazać, że jedyną osobą uprawnioną do korzystania z telefonu jest pracownik.
WSKAZÓWKA 2: połączenie z siecią
Większość telefonów ma bardzo łatwy dostęp do sieci internetowej, co rzecz jasna kosztuje i to niemało.
W regulaminie należy więc wskazać, czy dopuszczalne są takie połączenia. Brak odpowiedniego zapisu może spowodować spory rachunek, a pracownikowi z reguły nie będzie można postawić żadnego zarzutu, bo wskaże, że korzystał z sieci w telefonie w związku z wykonywaną pracą.
Inaczej jest z drogimi esemesami związanymi z różnego rodzaju loteriami. Tu pracodawca z łatwością udowodni, że wygenerowane przez pracownika koszty związane z korzystaniem z telefonu nie miały związku z czynnościami służbowymi.
WSKAZÓWKA 3: limity kwotowe lub czasowe
Niezwykle istotną kwestią jest precyzyjne ustalenie limitów korzystania z telefonów. Z reguły są one określane kwotowo bądź w wymiarze czasowym (minutowym lub godzinowym). Takie ustalenie będzie mogło być podstawą dla pracodawcy do obciążenia pracownika kosztami, które powstały po przekroczeniu wyznaczonego progu.
W takiej sytuacji tłumaczenie podwładnego, że wszystkie rozmowy były prowadzone w celach służbowych, nie ma większego znaczenia. Pracownik znając przyznany limit rozmów, powinien w taki sposób korzystać z telefonu, aby go respektować.
WSKAZÓWKA 4: kontrola billingów
Bardzo ważny jest zapis o możliwości dokonywania przez pracodawcę kontroli billingów związanych z przekazanym telefonem.
Brak takiego postanowienia, przy jednoczesnym umożliwieniu wykorzystywania telefonu do celów prywatnych, może skutkować naruszeniem przez pracodawcę takich dóbr, jak prawo do prywatności czy tajemnicy komunikowania się. Wartościowy może okazać się także zapis o obowiązku utrzymywania telefonu w czasie pracy w stanie ciągłej gotowości.
WSKAZÓWKA 5: zasady odpowiedzialności
Konieczne jest również wprowadzenie w regulaminie zasad związanych z odpowiedzialnością pracownika za powierzone urządzenie. Oczywiście jest ona ograniczona przepisami kodeksu pracy: w przypadku szkody nieumyślnej odszkodowanie ustala się w wysokości wyrządzonej szkody, jednak nie może ono przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody. Chyba że mamy do czynienia ze szkodą umyślną, wtedy powyższe ograniczenie nie ma zastosowania i pracownik odpowiada bez ograniczeń.
Często zdarza się, że pracownik gubi telefon komórkowy. W tej sytuacji pierwsza kwestia to zwrot na rzecz pracodawcy wartości urządzenia. Niekiedy nieuprawniona osoba znajdująca telefon lub która po prostu go ukradła stara się wykorzystać możliwość wykonywania darmowych połączeń.
Aby uniknąć wszelkich wątpliwości, kto powinien ponieść ich koszty, w regulaminie warto wskazać procedurę postępowania w przypadku kradzieży czy zagubienia telefonu. Chodzi tu zwłaszcza o niezwłoczne zawiadomienie operatora, policji, a w końcu też samego pracodawcy. Pracownik, który zastosował się do poczynionych ustaleń, nie powinien ponieść dodatkowej odpowiedzialności, w przeciwieństwie do tego, który tego zaniechał i tym samym przyczynił się do zwiększenia rodzajów szkody.
WSKAZÓWKA 6: reguły zwrotu
Często przydatne okazują się postanowienia dotyczące zwrotu telefonu. Ten powinien nastąpić zawsze w przypadku rozwiązania umowy o pracę czy zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy, ale również niezwłocznie, na każde żądanie pracodawcy.
Ponadto wydanie lub zwrot telefonu powinny być potwierdzone protokołem podpisanym przez obie strony, gdzie dużą uwagę obie strony powinny zwrócić na stan techniczny urządzenia. Brak zastrzeżeń w protokole z zasady uniemożliwia skuteczne podniesienie zarzutów o uszkodzenia, które np. zostały spowodowane przez pracownika.
WSKAZÓWKA 7: dowód znajomości
Na koniec sprawa najważniejsza: pracodawca powinien posiadać dowód na to, że podwładny zapoznał się z regulaminem i zobowiązał się do jego przestrzegania.
Żadnych postanowień o potrąceniach
W regulaminie czy umowie nie można wprowadzić postanowienia o dokonywaniu potrąceń z pensji pracownika w związku z niewłaściwym wykorzystywaniem telefonu służbowego. Zgodnie z art. 91 § 1 k.p. należności inne niż wymienione w art. 87 § 1 i 7 k.p. (tj. należności dochodzone w postępowaniu egzekucyjnym czy kary pieniężne) mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie.
Tak więc zgoda na potrącenie może zostać wyrażona wyłącznie następczo.
Zapis o potrąceniu w regulaminie jest nieważny. Dopuszczalne jest jednak ustalenie procedury zwrotu kosztów przez pracownika.
Autor jest adwokatem, współpracuje z Legal & Strategic Support Team lsst.pl
Zobacz więcej w serwisie:
»
»
»
Dochody pracownika i zleceniobiorcy
»
»
»
»
»
»
»
»
