Na podstawie polecenia wydanego przez pracodawcę pracownik zobowiązany jest do odbycia podróży służbowej. W tym czasie bardzo często korzysta on z przejazdów autostradami oraz dokonuje płatności za postoje. Zdarza się również, że podróż tę odbywa prywatnym samochodem.

Czy w takim wypadku pracodawca (podatnik VAT) może odliczyć podatek naliczony przy zakupie przejazdu autostradami oraz usługi parkowania przez jego pracowników? Co więcej, czy może to zrobić, gdy podróż ta odbywa się przy wykorzystaniu pojazdów prywatnych pracowników?

[srodtytul]Związek z działalnością[/srodtytul]

Zgodnie z art. 86 ust. 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=17D1F175CBC1000681743E9D550EDE8C?n=1&id=172827&wid=337454]ustawy o VAT[/link], w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi VAT przysługuje prawo do obniżenia podatku należnego o naliczony.

Kwotę podatku naliczonego podlegającego odliczeniu stanowi – z wyjątkami, o których mowa w art. 86 ust. 3 – 7 ustawy o VAT – suma kwot podatku określona w fakturach VAT otrzymanych przez podatnika z tytułu zakupu określonych dóbr (patrz art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ww. ustawy o VAT).

W świetle przywołanych przepisów, [b]możliwość odliczenia podatku naliczonego, jaki jest związany z tzw. krajowymi zakupami, jest warunkowana dwoma podstawowymi przesłankami[/b]. Po pierwsze, nabyciem (ew. wytworzeniem) towaru/usługi w celu ich wykorzystania do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Po drugie, posiadaniem dokumentu (faktury VAT), z którego wynika kwota podatku do odliczenia. Przy czym dokument ten, co do zasady, powinien wskazywać jako nabywcę podatnika korzystającego następnie z prawa do odliczenia podatku naliczonego.

[srodtytul]Dwa warunki[/srodtytul]

W odniesieniu do nabycia (wytworzenia) towaru lub usługi stwierdzić należy, że sytuacja, w której pracownicy w trakcie podróży służbowych – wykonywanych w ramach działalności pracodawcy opodatkowanej VAT – nabywają towary i usługi w jego imieniu i na jego rzecz, pozwala uznać, że wspomniane towary/usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych samego pracodawcy.

Odnośnie zaś do przesłanki dysponowania fakturą wskazać trzeba, że zgodnie z § 17 pkt 4 r[link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=09937E5DA75BA9EDD87197919EFF972B?id=291169]ozporządzenia ministra finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie m.in. wystawiania faktur[/link], [b]za fakturę uznaje się również dowody zapłaty za przejazdy autostradami płatnymi, jeżeli zawierają one następujące dane[/b]:

- nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy,

- numer kolejny i datę wystawienia,

- informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi, w szczególności nazwę autostrady, za przejazd którą pobierana jest opłata,

- kwotę należności wraz z podatkiem,

- kwotę podatku.

Jeżeli zatem dowód opłaty za przejazd autostradą zawiera wszystkie wymienione dane, to należy uznać go za dokument zrównany – dla potrzeb rozliczania podatku od towarów i usług – z fakturą VAT.

[srodtytul]Paragon to za mało[/srodtytul]

W przypadku opłat parkingowych ustawodawca nie przewidział możliwości odliczania VAT, np. na podstawie kwitu parkingowego. Oznacza to, że w przypadku tego rodzaju usług prawo do odliczenia VAT występuje wyłącznie wówczas, gdy nabywca posiada fakturę VAT.

W konsekwencji, [b]aby móc odliczyć VAT naliczony przy zakupie usług parkingowych, pracownik powinien odebrać od usługodawcy fakturę VAT, w której jako nabywca usług wskazany będzie pracodawca. [/b]

[srodtytul]Na zasadach ogólnych[/srodtytul]

VAT naliczony przy zakupie przejazdu autostradą bądź usługi parkingowej podlega odliczeniu na zasadach ogólnych, tj. w okresie rozliczeniowym, w którym podatnik otrzyma dowód za przejazd autostradą/fakturę VAT dokumentującą nabycie usługi parkingowej, albo w jednym z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (zobacz art. 86 ust. 10 oraz ust. 11 ustawy o VAT).

Należy podkreślić, że w związku z zakupem omawianych usług przysługuje pełne prawo do odliczenia VAT naliczonego. Ograniczenia wynikające z art. 86 ust. 3 ustawy o VAT dotyczące odliczania podatku przy zakupie samochodów osobowych nie znajdują tutaj w ogóle zastosowania.

[srodtytul]Trzeba udowodnić[/srodtytul]

Przedsiębiorcy mogą odliczyć podatek naliczony przy zakupie przejazdu autostradami oraz usług parkowania przez pracowników odbywających podróż służbową (nawet wówczas, gdy podróż ta odbywa się przy wykorzystaniu ich prywatnych samochodów).

[b]Warunkiem dokonania odliczenia jest jednak posiadanie stosownych dokumentów (dowód zapłaty za przejazd autostradą, faktura VAT za usługę parkingową)[/b] oraz możliwość wykazania, że usługi te zostały nabyte w trakcie podróży służbowej wykonywanej w ramach działalności opodatkowanej spółki (polecenie wyjazdu służbowego, rozliczenie delegacji).

[ramka][b]Prywatne auto też uprawnia[/b]

[b]Dla skorzystania z prawa do odliczenia VAT naliczonego przy zakupie przejazdu autostradą czy też usługi parkingowej bez znaczenia pozostaje to, że pracownik odbywał podróż służbową własnym samochodem. [/b]

Jednakże w celu wykazania, że np. przejazd autostradą został zakupiony w ramach tej podróży (a nie dla prywatnego przejazdu pracownika), pracodawca powinien posiadać w swojej dokumentacji podatkowej następujące dokumenty: polecenie wyjazdu służbowego oraz rozliczenie delegacji, w którym ujęto omawiane usługi (tj. przejazd autostradą, usługę parkingową).[/ramka]

[i]Autorzy są doradcami podatkowymi w ECDDP sp. z o.o.[/i]