Wynająłeś samochód – uważaj, co zaliczasz do kosztów

Minister finansów wysuwa propozycje zmian zasad rozliczania podatkowego użytkowania samochodów służbowych. Niezależnie od oceny tych propozycji należałoby się zastanowić, czy przy okazji nie warto byłoby dokonać zmian w zakresie zaliczania w koszty uzyskania przychodów wydatków związanych z wykorzystywaniem w działalności gospodarczej samochodów osobowych.

[srodtytul]Limit w euro[/srodtytul]

Przepisy [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=214FCDEAC4488BC160DE9D2442B86E5B?id=185384]ustawy o CIT[/link] (a także [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=214FCDEAC4488BC160DE9D2442B86E5B?id=80474]ustawy o PIT[/link]) zawierają ograniczenia w zakresie możliwości zaliczania w koszty uzyskania przychodów wydatków związanych z użytkowaniem samochodów osobowych w działalności gospodarczej.

[b] Ustawodawca przewidział ograniczenia w zakresie zaliczania w koszty uzyskania przychodów odpisów amortyzacyjnych od wartości samochodu oraz składki ubezpieczenia samochodu, w przypadku gdy wartość pojazdu przekracza 20 000 euro.[/b]

Ograniczenie to wydaje się, przynajmniej częściowo, uzasadnione – ustawodawca stara się ograniczyć w ten sposób możliwość zaliczania przez podatników w koszty uzyskania przychodów wydatków na luksusowe samochody.

[srodtytul]Kolejne ograniczenia [/srodtytul]

Wydaje się jednak, że nie można znaleźć racjonalnego uzasadnienia dla innego ograniczenia w tym zakresie. Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT (analogiczna regulacja zawarta jest również w ustawie o PIT) „nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków (…) z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu”.

Należy zwrócić uwagę na kilka elementów tej regulacji. Po pierwsze nie ma ona zastosowania do samochodów osobowych stanowiących składniki majątku podatnika, czyli np. przez niego nabytych lub użytkowanych na podstawie umowy, o której mowa w art. 17a pkt 1 ustawy o CIT, czyli leasingu. Ograniczenie to ma natomiast zastosowanie do wszelkich umów najmu czy dzierżawy samochodu osobowego.

[srodtytul]Potrzebna ewidencja [/srodtytul]

Po drugie dla możliwości zaliczania w koszty uzyskania przychodów jakichkolwiek wydatków związanych z wykorzystywaniem samochodów w działalności gospodarczej konieczne jest spełnienie ściśle określonych warunków formalnych. Podatnicy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki).

Ewidencja ta musi spełniać określone w art. 16 ust. 4 ustawy o CIT warunki, m.in. musi zawierać dane osoby korzystającej z samochodu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, a także dokładny opis przebytej trasy, w tym datę i cel wyjazdu oraz wskazanie liczby przebytych kilometrów. Ewidencja musi być co miesiąc potwierdzana przez podatnika.

Brak właściwie prowadzonej ewidencji wyklucza możliwość zaliczania w koszty uzyskania przychodów wydatków związanych z wykorzystywaniem w działalności gospodarczej samochodów osobowych niebędących własnością podatnika, z wyłączeniem użytkowanych przez niego na podstawie umowy leasingu.

Po trzecie nawet przy prowadzeniu ewidencji, zgodnie z wymogami ustawy o CIT, do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wyłącznie wydatki do kwoty wynikającej z prowadzonej ewidencji, czyli do wartości wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów przez właściwą stawkę za każdy przejechany kilometr. Wydatki przekraczające wyznaczony limit nie mogą być zaliczane w koszty uzyskania przychodów. Jednocześnie, jeśli faktyczne wydatki będą niższe od ustalonego limitu, w koszty uzyskania przychodu będzie mogła być zaliczona wyłącznie kwota faktycznie poniesionych wydatków.

[srodtytul]Nie wszystkie i nie w całości [/srodtytul]

Kolejną kwestią jest ustalenie kategorii wydatków, których dotyczy omawiany limit. Ustawodawca wskazuje na wydatki z tytułu kosztów używania samochodów osobowych. Kategoria ta obejmuje niewątpliwie wydatki eksploatacyjne, takie jak koszty paliwa oraz inne wydatki ponoszone w związku z bieżącym użytkowaniem samochodu, jak np. opłaty parkingowe.

[b]Wątpliwości pojawiają się w zakresie wydatków na sam czynsz najmu samochodów. Opłaty takie są ponoszone w celu uzyskania prawa do korzystania z samochodu, a nie w związku z jego użytkowaniem.[/b] Tym samym należałoby uznać, że ustalony w art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT limit wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów nie powinien obejmować czynszu najmu samochodu.

Stanowisko takie nie jest jednakże akceptowane przez organy podatkowe ani przez sądy administracyjne.

Przykładowo [b]WSA w Lublinie w wyroku z 9 lipca 2009 r. (I SA/Lu 186/08)[/b] wskazał, że „do wydatków objętych limitem określonym w treści art. 16 ust. 1 pkt 51 zalicza się wszystkie wydatki ponoszone z tytułu używania dla potrzeb działalności gospodarczej samochodu niestanowiącego własności podatnika, w tym także czynsz, ubezpieczenie, paliwo, części zamienne itp”.

Taka wykładnia art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT jest bardzo niekorzystna dla podatników. Nie dość, że prowadzenie działalności gospodarczej w oparciu o najem samochodów, zamiast ich kupna lub leasingu, wiąże się z koniecznością prowadzenia uciążliwej ewidencji, w praktyce w koszty uzyskania przychodów nie będą mogły być zaliczane wszystkie wydatki ponoszone w związku z najmem samochodu i jego użytkowaniem.

Rozwiązanie takie w praktyce ogranicza możliwość wyboru sposobu działania podatników. W wielu sytuacjach racjonalnym wyborem jest najem samochodów, gdyż nie wiąże się z koniecznością angażowania znacznych środków czy podpisania długookresowej umowy. Najem może być niekiedy tańszą alternatywą dla taksówek, np. w sytuacji gdy podatnik, badając możliwości inwestowania w innym kraju, będzie musiał przez okres jednego czy dwóch tygodni intensywnie po danym kraju podróżować.

[ramka] [b]Potrzebne są zmiany[/b]

Zniesienie ograniczenia w zaliczaniu wydatków na wynajęty samochód do kosztów podatkowych nie pozbawiałoby organów podatkowych możliwości kontroli wydatków związanych z najmem samochodów. Podatnik musiałby wykazać zasadność ich ponoszenia, a w ramach ograniczeń w zakresie kosztów reprezentacji organy podatkowe mogłyby kwestionować wydatki związane z wynajęciem np. luksusowej limuzyny.