Przedsiębiorca w podróży służbowej może zaliczyć do kosztów dietę

Od lat są jednak trudności z określeniem, kiedy mu się ta dieta należy, a więc kiedy mamy do czynienia z podróżą służbową osoby prowadzącej działalność gospodarczą.

[srodtytul]Wyłącznie dieta[/srodtytul]

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w przepisach rozporządzenia w sprawie delegacji krajowych oraz rozporządzenia w sprawie delegacji zagranicznych.

A contrario dieta z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących do wysokości przysługującej pracownikom (aktualnie w kraju 23 zł za dobę) stanowi koszt uzyskania przychodu, jeżeli ma związek z prowadzoną działalnością i jest prawidłowo udokumentowana.

Dieta jest ekwiwalentem pieniężnym przeznaczonym na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Przedsiębiorcy podczas podróży służbowej nie mogą więc rozliczyć w kosztach uzyskania przychodu faktycznie poniesionych wydatków z tytułu wyżywienia. Kosztem jest wyłącznie dieta, która stanowi swoisty „ryczałt” (tak [b]wyrok NSA z 29 sierpnia 2008 r., II FSK 812/07; wyrok WSA w Krakowie z 10 czerwca 2008 r., I SA/Kr 492/08; wyrok NSA z 15 września 2005 r., FSK 2176/04[/b]). Dotyczy to również osób współpracujących z przedsiębiorcami.

[srodtytul]Tylko z tytułu podróży służbowej[/srodtytul]

Diety przysługują wyłącznie przedsiębiorcy odbywającemu podróż służbową. Jednak nie każda odbywana przez przedsiębiorcę podróż jest podróżą służbową. Ustawa o PIT nie definiuje podróży służbowej przedsiębiorcy i osób z nim współpracujących. W tym wypadku nie można również bezpośrednio (wprost) posłużyć się definicją podróży służbowej zawartą w kodeksie pracy, gdyż dotyczy ona pracowników (tak [b]wyrok WSA w Warszawie z 30 kwietnia 2008 r., III SA/Wa 2025/07[/b]).

Stwierdzenie, kiedy przedsiębiorca (właściciel firmy) lub osoba z nim współpracująca odbywa podróż służbową, rodzi w związku z tym kontrowersje.

Dotyczy to zwłaszcza przedsiębiorców, u których prowadzenie działalności wiąże się z częstymi podróżami (np. wykonujących roboty budowlane), i tych, którzy osobiście świadczą usługi wchodzące w zakres wykonywanej działalności (np. osoby świadczące usługi transportowe czy same kierujące pojazdami). Podróże tych przedsiębiorców, można rzec, stanowią istotę ich działalności.

[srodtytul]Definicja budzi kontrowersje[/srodtytul]

Organy podatkowe nie są jednomyślne, gdy chodzi o to, kiedy przedsiębiorca jest w podróży służbowej. Jedne przyznają przedsiębiorcom, u których prowadzenie działalności wiąże się nierozłącznie z podróżami krajowymi lub zagranicznymi, prawo do ujęcia w kosztach uzyskania przychodów wartości diet dotyczących tych podróży. Przyjmują one, że podstawą do ich ujęcia jest wykonywanie przez przedsiębiorcę zadań związanych z prowadzoną działalnością poza siedzibą, tj. poza miejscem wykonywania działalności, co wynika np. z wpisu do ewidencji działalności gospodarczej (tak [b]interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 15 lutego 2008 r., IPPB1/415-1083/08-2/AŻ; interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 7 marca 2008 r., IBPB1/415-331/07/ESZ[/b]).

Inne taką możliwość negują. Wyrażają bowiem pogląd, że podróżą służbową jest wyłącznie zdarzenie o charakterze incydentalnym. Zatem osobiste wykonywanie usług przez przedsiębiorcę w zakresie działalności przedsiębiorstwa i na podstawie zawartej z kontrahentem umowy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy, jeżeli stanowi istotę prowadzonej działalności, nie jest podróżą służbową (tak [b]interpretacja Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 7 kwietnia 2009 r., ITPB1/415-100/09/AK[/b]). Przy takim podejściu za podróż służbową nie mogą być uznane także wyjazdy przedsiębiorcy nieodzowne do realizacji istoty działalności (tak [b]interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 20 lutego 2007 r., ILPB1/415-5/07-4/MT[/b]). Podkreślić należy, że prezentujące ten pogląd organy podatkowe nie negują możliwości odbycia przez takiego przedsiębiorcę, w tym świadczącego usługi transportowe, podróży służbowej. Za podróże służbowe nie uznają jedynie wyjazdów związanych z wykonywaniem usług. Według nich mogą nimi być natomiast np. wyjazdy w celu zawarcia umowy o świadczenie usługi lub w celu nabycia środka trwałego, udziału w targach itp. (tak [b]interpretacja Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 6 kwietnia 2009 r., ITPB1/415-19/09/ AK, interpretacja Pierwszego Urzędu Skarbowego w Rzeszowie z 5 października 2006 r., I US I/415/42/06[/b]).

[srodtytul]Co na to sądy[/srodtytul]

Drugi z przedstawionych poglądów władz skarbowych często bywa poddawany krytyce w orzecznictwie sądowym. W szczególności zwraca się w nim uwagę, że:

- nie ma uzasadnionych podstaw do twierdzenia, że przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą na terenie całego kraju lub poza jego granicami nie odbywa podróży służbowej tylko dlatego, że wykonywane przez niego zadania należą do zakresu prowadzonej przez niego działalności (tak wyroki: [b]WSA w Lublinie z 17 stycznia 2007 r., I SA/ Lu 757/ 06; WSA w Gliwicach z 30 stycznia 2008 r., I SA/Gl 602/07; NSA z 26 lipca 2007 r., II FSK 942/06[/b]),

- podróż służbowa przedsiębiorcy to podróż związana z wykonywaniem przez niego działalności gospodarczej, także jeżeli jest stałym elementem prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, mogącym wpływać na zwiększenie kosztów utrzymania w stosunku do innych podatników; nie można jej rozumienia ograniczać tylko do podróży mających charakter incydentalny (tak wyroki:[b] NSA z 29 sierpnia 2008 r., II FSK 812/07; WSA w Warszawie z 30 kwietnia 2008 r., III SA/Wa 2025/07[/b]),

- podróż służbową osoby prowadzącej działalność gospodarczą definiuje się jako wyjazd w związku ze sprawami prowadzonej firmy poza miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (tak [b]wyrok WSA we Wrocławiu z 22 listopada 2006 r., I SA/Wr 811/06[/b]).

Aczkolwiek pogląd korzystny dla przedsiębiorców raczej przeważa w orzecznictwie sądowym, to nie jest on jedyny. Przykładowo [b]WSA w Rzeszowie w wyroku z 20 kwietnia 2006 r. (I SA/Rz 90/06) [/b]uznał, że w pojęciu podróży służbowej przedsiębiorcy nie mieszczą się wyjazdy w wykonywaniu prowadzonej działalności gospodarczej.

[srodtytul]Dokumentowanie w księdze przychodów i rozchodów[/srodtytul]

Zgodnie z § 14 ust. 3 rozporządzenia ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów dotyczących kosztów podróży służbowej, w tym diet właściciela oraz osób z nim współpracujących, dokonuje się na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej. Powinny one zawierać co najmniej następujące dane:

- imię i nazwisko,

- cel podróży,

- nazwę miejscowości docelowej,

- liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu),

- stawkę i wartość przysługujących diet.

Jak trafnie zauważył [b]NSA w wyroku z 21 maja 2009 r. (II FSK 672/08)[/b]: „udokumentowania podróży służbowych nie mogą zastępować dowody z zeznań stron lub przesłuchania stron. Dowody te mogą jedynie wyjaśniać poszczególne elementy stanu faktycznego”.

Wartość diet właściciela i osób z nim współpracujących (wynikająca z dowodu wewnętrznego) powinna być zewidencjonowana w kolumnie 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów jako pozostałe wydatki, w odrębnych pozycjach i wynikających z nich kwotach (tak [b]interpretacja Pierwszego Urzędu Skarbowego w Kielcach z 31 sierpnia 2007 r., OG/005/ 84/PD I/415-19/07[/b]).

[ramka][b]Z Polski do miejsca wykonywania działalności za granicą[/b]

Podróżą służbową przedsiębiorcy nie są natomiast jego dojazdy z miejsca zamieszkania do stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Także, jeżeli miejsce prowadzenia działalności znajduje się za granicą (tak [b]wyrok NSA z 10 października 2007 r., II FSK 1111/06[/b]).[/ramka]

[ramka][b]Delegacja osoby współpracującej[/b]

Diety za czas podróży służbowej wypłacone osobie współpracującej także są u przedsiębiorcy kosztem uzyskania przychodów, pod warunkiem istnienia związku między przychodami firmy i odbywaną podróżą służbową, do wysokości przysługującej pracownikom.

Ustawa o PIT nie określa osoby współpracującej. Jej definicja jest w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych, i nią należy się posłużyć (por. [b]wyrok WSA w Bydgoszczy z 24 października 2006 r., I SA/Bd 352/06[/b]). I tak za osobę współpracującą z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność oraz zleceniobiorcami uważa się: