– Prowadzę firmę. Dostałem wezwanie z urzędu skarbowego, aby dostarczyć dokumenty w celu przeprowadzenia kontroli. Wcześniej nikt mnie nie poinformował o żadnej kontroli. Czy takie postępowanie jest właściwe?

Nie, takie zachowanie jest niezgodne z zasadami postępowania kontrolnego. Zanim zostanie formalnie wszczęte postępowanie podatkowe, można odmówić stawienia się z dokumentacją w urzędzie skarbowym i zażądać przeprowadzenia czynności kontrolnych w swojej firmie. I to bez obawy, że zostanie się za to ukaranym.

Podstawą nałożenia kary porządkowej według przepisów ordynacji podatkowej (dalej op) jest przede wszystkim prawidłowe wezwanie strony lub jej pełnomocnika przez organ podatkowy do osobistego stawienia się (art. 262 § 1 op). Trudno jednak uznać za prawidłowe wezwanie przedsiębiorcy do dostarczenia do urzędu ksiąg podatkowych czy innych dokumentów w celu ich sprawdzenia, gdyż nie jest to formalne wszczęcie kontroli.

Organ kontrolny mógłby wprawdzie potraktować odmowę stawienia się na takie wezwanie jako udaremnianie lub utrudnianie kontroli (art. 83 kodeksu karnego skarbowego). Jednak takie ukaranie wezwanego przedsiębiorcy byłoby dyskusyjne z uwagi na niezgodne z prawem wszczęcie postępowania kontrolnego.

Przepisy ordynacji podatkowej wyraźnie określają, w jakich miejscach powinny być prowadzone czynności kontrolne.

I tak organy podatkowe I instancji (urzędy skarbowe) przeprowadzają kontrolę podatkową u kontrolowanych, to jest m.in. u podatników (art. 281 § 1 op).

Urząd skarbowy przeprowadza czynności kontrolne w siedzibie kontrolowanego, w innym miejscu przechowywania dokumentacji oraz w miejscach związanych z prowadzoną przez niego działalnością i w godzinach jej prowadzenia. W razie skrócenia w trakcie kontroli czasu prowadzenia działalności czynności kontrolne mogą być prowadzone przez osiem godzin dziennie.

Jeżeli księgi podatkowe są prowadzone lub przechowywane poza siedzibą firmy, kontrolowany przedsiębiorca na żądanie kontrolującego musi zapewnić dostępność do ksiąg rachunkowych w swojej siedzibie albo w miejscu ich prowadzenia lub przechowywania.

Dotyczy to sytuacji, gdy udostępnienie ksiąg w siedzibie firmy mogłoby znacznie utrudnić prowadzenie przez kontrolowanego bieżącej działalności (art. 285a § 1 op). Takie same zasady obowiązują, jeżeli kontrolowany przedsiębiorca prowadzi działalność w lokalu mieszkalnym.

Kontrolę podatkową rozpoczyna doręczenie kontrolowanemu przedsiębiorcy lub osobie, która go reprezentuje, upoważnienia do jej przeprowadzenia. Kontrolujący urzędnik musi przy tym okazać legitymację służbową (art. 284 § 1 op).

Jeżeli kontrola jest przeprowadzana u osoby prawnej lub w jednostce organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, urzędnik doręcza upoważnienie oraz okazuje legitymację służbową członkowi zarządu, wspólnikowi lub innej osobie upoważnionej do reprezentowania kontrolowanego lub prowadzenia jego spraw.

W razie nieobecności kontrolowanego oraz osób upoważnionych do jego reprezentowania urzędnik wzywa kontrolowanego lub osobę przez niego wskazaną do stawienia się w miejscu, w którym można prowadzić czynności kontrolne następnego dnia po upływie siedmiu dni od dnia doręczenia wezwania (art. 284 § 2 i 3 op).

Co istotne, kontrola podatkowa może być także wszczęta jedynie po okazaniu legitymacji służbowej. Jednak tylko wtedy, gdy okoliczności faktyczne uzasadniają niezwłoczne podjęcie kontroli. Dotyczy to sytuacji, gdy istnieje ryzyko utraty materiału dowodowego lub istnieje uzasadnione prawdopodobieństwo popełnienia przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego (art. 284a § 1 op). W takim wypadku organ kontrolny musi bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie trzech dni od dnia wszczęcia kontroli, doręczyć upoważnienie do przeprowadzenia kontroli kontrolowanemu lub osobom upoważnionym do jego reprezentowania.

Kiedy kontrolujący może zażądać wydania akt, ksiąg i dokumentów związanych z przedmiotem kontroli?

Może to nastąpić jedynie w razie powzięcia uzasadnionego podejrzenia, że są one nierzetelne, oraz gdy kontrolowany przedsiębiorca nie zapewnia kontrolującym warunków umożliwiających wykonywanie czynności kontrolnych związanych z badaniem tej dokumentacji. Chodzi przede wszystkim o nieudostępnienie urzędnikom samodzielnego pomieszczenia i miejsca do przechowywania dokumentów (art. 286 § 2 pkt 2 op). Przy czym przepis ten ma zastosowanie dopiero po wszczęciu postępowania kontrolnego, a nie przed.

Autorka jest radcą prawnym