Urząd może sprawdzić dokumentację przedsiębiorcy, ale musi prawidłowo wszcząć kontrolę

– Prowadzę firmę. Dostałem wezwanie z urzędu skarbowego, aby dostarczyć dokumenty w celu przeprowadzenia kontroli. Wcześniej nikt mnie nie poinformował o żadnej kontroli. Czy takie postępowanie jest właściwe?

Nie, takie zachowanie jest niezgodne z zasadami postępowania kontrolnego. Zanim zostanie formalnie wszczęte postępowanie podatkowe, można odmówić stawienia się z dokumentacją w urzędzie skarbowym i zażądać przeprowadzenia czynności kontrolnych w swojej firmie. I to bez obawy, że zostanie się za to ukaranym.

Podstawą nałożenia kary porządkowej według przepisów ordynacji podatkowej (dalej op) jest przede wszystkim prawidłowe wezwanie strony lub jej pełnomocnika przez organ podatkowy do osobistego stawienia się (art. 262 § 1 op). Trudno jednak uznać za prawidłowe wezwanie przedsiębiorcy do dostarczenia do urzędu ksiąg podatkowych czy innych dokumentów w celu ich sprawdzenia, gdyż nie jest to formalne wszczęcie kontroli.

Organ kontrolny mógłby wprawdzie potraktować odmowę stawienia się na takie wezwanie jako udaremnianie lub utrudnianie kontroli (art. 83 kodeksu karnego skarbowego). Jednak takie ukaranie wezwanego przedsiębiorcy byłoby dyskusyjne z uwagi na niezgodne z prawem wszczęcie postępowania kontrolnego.

Przepisy ordynacji podatkowej wyraźnie określają, w jakich miejscach powinny być prowadzone czynności kontrolne.

I tak organy podatkowe I instancji (urzędy skarbowe) przeprowadzają kontrolę podatkową u kontrolowanych, to jest m.in. u podatników (art. 281 § 1 op).

Urząd skarbowy przeprowadza czynności kontrolne w siedzibie kontrolowanego, w innym miejscu przechowywania dokumentacji oraz w miejscach związanych z prowadzoną przez niego działalnością i w godzinach jej prowadzenia. W razie skrócenia w trakcie kontroli czasu prowadzenia działalności czynności kontrolne mogą być prowadzone przez osiem godzin dziennie.

Jeżeli księgi podatkowe są prowadzone lub przechowywane poza siedzibą firmy, kontrolowany przedsiębiorca na żądanie kontrolującego musi zapewnić dostępność do ksiąg rachunkowych w swojej siedzibie albo w miejscu ich prowadzenia lub przechowywania.

Dotyczy to sytuacji, gdy udostępnienie ksiąg w siedzibie firmy mogłoby znacznie utrudnić prowadzenie przez kontrolowanego bieżącej działalności (art. 285a § 1 op). Takie same zasady obowiązują, jeżeli kontrolowany przedsiębiorca prowadzi działalność w lokalu mieszkalnym.

Kontrolę podatkową rozpoczyna doręczenie kontrolowanemu przedsiębiorcy lub osobie, która go reprezentuje, upoważnienia do jej przeprowadzenia. Kontrolujący urzędnik musi przy tym okazać legitymację służbową (art. 284 § 1 op).

Jeżeli kontrola jest przeprowadzana u osoby prawnej lub w jednostce organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, urzędnik doręcza upoważnienie oraz okazuje legitymację służbową członkowi zarządu, wspólnikowi lub innej osobie upoważnionej do reprezentowania kontrolowanego lub prowadzenia jego spraw.