- Właściciel firmy transportowej świadczy usługi dla kontrahenta z Niemiec. Korzysta tam z autostrad, za które wnosi obowiązkową opłatę. Jedynym dowodem na poniesienie wydatków jest otrzymywane raz w miesiącu „zestawienie opłat za autostrady”. Czy można na jego podstawie zaksięgować koszt w księdze? Tak, jeśli zawiera wszystkie elementy dowodu księgowego, które wymienia rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 15 stycznia 2008 r., IBPB1/415-177/07/KB KAN 1436/10/07).

- Przedsiębiorca chce handlować telefonami. Kupuje je na polskich i zagranicznych aukcjach internetowych. Nie ma faktur, tylko umowy sprzedaży wydrukowane z komputera. Zawierają one datę, kwotę, przedmiot i strony transakcji. Nie ma jednak na nich podpisów. Czy może zaliczyć wydatki do kosztów na podstawie takiej umowy? Nie, ponieważ nie spełnia ona warunków określonych w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 6 lutego 2008 r., ILPB1/415-168/07-2/AG).

- Podatnik zarejestrował firmę, zgłaszając jako główne miejsce wykonywania działalności gospodarczej adres biura, a jako dodatkowe miejsce zamieszkania. W fakturach zakupowych podawany jest adres biura, podobnie w dokumentach SAD. Przedsiębiorca uważa, że nie wyklucza to zaliczenia wydatków do kosztów. Jak argumentuje, „dla zidentyfikowania na fakturze VAT osoby fizycznej jako nabywcy niezbędne i wystarczające jest wskazanie jej imienia i nazwiska, adresu oraz numeru NIP. Jeżeli tożsamość podmiotów uczestniczących w obrocie nie ulega wątpliwości, a adres siedziby i adres prowadzenia działalności został zgłoszony właściwemu organowi podatkowemu, umieszczanie na fakturach VAT adresu prowadzenia działalności nie powinno być kwestionowane. Istotne jest, aby adres siedziby podatnika był zgodny z danymi identyfikacyjnymi zawartymi w zgłoszeniu rejestracyjnym (...) faktury zakupowe/dokumenty celne dają prawo do zaliczenia stwierdzonych nimi wydatków w ciężar kosztów, gdyż niezależnie od adresu wskazanego na fakturze podatnikiem jest ten sam nabywca”. Izba skarbowa zgodziła się z tą argumentacją i potwierdziła stanowisko przedsiębiorcy (interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 20 grudnia 2007 r., IBPB1/415-121/07/ZK/KAN-934/09/07).

- Czy przesłane elektronicznie i wydrukowane wyciągi bankowe potwierdzające operacje gospodarcze mogą być dowodem księgowym? – zapytał właściciel firmy. Tak, są one podstawą do księgowania prowizji pobranych przez bank, odsetek od udzielonych kredytów, obliczania różnic kursowych itp. Nie można jednak na ich podstawie ewidencjonować takich zdarzeń gospodarczych, dla których wymagane są inne dokumenty (interpretacja Drugiego Urzędu Skarbowego w Rzeszowie z 27 sierpnia 2007 r., II. US. I/415-48/07).

- Spółdzielnia wystawiała faktury za eksploatację lokalu, opłaty c.o., wywóz nieczystości i abonament za wodomierz główny na oboje małżonków. Tymczasem tylko jedno z nich prowadziło działalność gospodarczą. Czy na podstawie takiej faktury może zaliczać wydatki do kosztów? Urząd skarbowy uznał, że taki dokument nie może być dowodem księgowym. Na szczęście izba skarbowa skorygowała jego rozstrzygnięcie. Jej zdaniem taka faktura jest potwierdzeniem operacji gospodarczej i spełnia wymogi dowodu księgowego (interpretacja Izby Skarbowej w Łodzi z 13 czerwca 2006 r., PB I-2/4117/IN-10/US Łask/06/JF).

- Czy podstawą zapisów w księdze może być faktura bez polskich znaków? Jak czytamy w odpowiedzi urzędu: „jeżeli faktura wystawiona przez sprzedawcę usługi będzie spełniała wymogi formalne stawiane dowodom księgowym, a brak polskich znaków diakrytycznych (ś, ć, ź, ó, ą itd.) nie będzie powodował wątpliwości co do charakteru wykonanej usługi, również nazwy i adresu dostawcy i odbiorcy nie będą budzić wątpliwości co do identyfikacji podmiotu, a koszty, które dokumentuje, zostaną poniesione w celu osiągnięcia przychodów, można będzie uznać, że taka faktura prawidłowo dokumentuje koszty uzyskania przychodów” (interpretacja Trzeciego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Radomiu z 4 sierpnia 2005 r., 1473/227/WD/423/73/05/MW).

- Do kosztów można zaliczyć wadium wpłacone w związku z uczestnictwem w przetargu. Nawet wtedy, gdy przedsiębiorca wycofał się z transakcji z powodu jej nieopłacalności. Oprócz potwierdzenia wpłaty wadium powinien mieć też inne dowody. Może to być np. analiza towarów, które miał kupić, kalkulacja, z której wynika nieopłacalność zakupu, bądź też inne dokumenty potwierdzające, że odstąpienie od zawarcia umowy miało gospodarcze uzasadnienie (interpretacja Urzędu Skarbowego w Kolbuszowej z 15 czerwca 2005 r., US. I-1.415/7/2005).