Firmowe dokumenty możemy wyrzucić po upływie okresu przedawnienia. Ale te dotyczące środków trwałych warto trzymać dłużej.
Zobowiązanie podatkowe przedawnia się po pięciu latach. Okres ten liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 § 1 ordynacji podatkowej).
Z kolei art. 86 § 1 ordynacji podatkowej mówi, że firmy przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do upływu okresu przedawnienia. Księgi podatkowe to także ewidencje i rejestry (art. 3 pkt 4 ordynacji podatkowej).
Tak więc w momencie, w którym przedawnia się zobowiązanie za dany rok, możemy pozbyć się dokumentów będących podstawą rozliczeń podatkowych. Taka jest ogólna zasada. Jak czytamy w interpretacji Urzędu Skarbowego w Kościanie z 16 maja 2007 r. (PD/415-10/PIA/07): „gdy nastąpiło przedawnienie zobowiązania podatkowego, wygasają obowiązki ciążące:
- na podatniku
– przechowywania prowadzonych ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem,
- na płatniku
– przechowywania dokumentów związanych z poborem podatków”.
Problem jest jednak ze środkami trwałymi. Większość składników majątku amortyzujemy bowiem dłużej niż pięć lat. Jeśli nie mamy dokumentów, z których wynika, jak ustaliliśmy ich wartość początkową (podstawę amortyzacji), urząd może mieć wątpliwości, czy prawidłowo naliczamy odpisy amortyzacyjne. Bezpieczniej jest więc te dowody przetrzymać dłużej. Tak też wynika z interpretacji Małopolskiego Urzędu Skarbowego z 22 lutego 2007 r. (PO1/423-140/06/16326/07). Spółka pytała o faktury i rachunki dotyczące zakupu lub wytworzenia środków trwałych, które amortyzuje dłużej niż pięć lat. Jak czytamy w odpowiedzi: „Wobec tego, że dokonywane przez spółkę odpisy amortyzacyjne, jako koszty uzyskania przychodów rzutują na wysokość ustalonego dochodu (straty), konieczne jest przechowywanie przez spółkę dokumentacji przez cały okres amortyzacji środków trwałych. Zdaniem naczelnika tutejszego urzędu nie można mówić o braku obowiązku przechowywania dokumentów źródłowych, skoro na ich podstawie została określona wartość początkowa środka trwałego. Skoro zatem dokumenty źródłowe są podstawą do ustalenia wartości początkowej środków trwałych i »w pośredni sposób« wpływają na wysokość zobowiązania podatkowego roku, w którym są dokonywane odpisy amortyzacyjne, należy stwierdzić, że powyższe dokumenty należy przechowywać do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego w roku, w którym zakończono amortyzację”.
