– Czy firma musi opracować zarządzenie w sprawie wydawania odzieży roboczej pracownikom, czy po prostu może ją wydawać w miarę potrzeb (gdy zniszczy się itd.), nie ustalając, że danej odzieży na konkretnym stanowisku używa się ileś lat? Jakie ma to skutki w podatku u pracownika i pracodawcy oraz w VAT? – pyta czytelnik DF.
Art. 237
8
§ 1 kodeksu pracy mówi, że „pracodawca ustala rodzaje środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, których stosowanie na określonych stanowiskach jest niezbędne w związku z art. 237
6
§ 1 i art. 237
7
oraz przewidywane okresy użytkowania odzieży i obuwia roboczego”.
Ustalenie przewidywanych okresów użytkowania odzieży roboczej nie oznacza jednak, że jeśli zużyje się ona lub zniszczy wcześniej, pracodawca nie będzie mógł wydać nowych ubrań pracownikowi. Wręcz jest to jego obowiązek.
To, że odzież robocza wydawana jest „w miarę potrzeb”, nie stoi też na przeszkodzie, by wydatek na jej zakup pracodawca mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Żaden przepis ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (updop) nie uzależnia możliwości uznania wydatków na odzież roboczą za koszt podatkowy od tego, czy pracodawca wydał stosowne „zarządzenie” i trzyma się ustalonych w nim terminów.
Obowiązuje tu ogólna reguła, że kosztem uzyskania przychodu jest koszt poniesiony w celu osiągnięcia przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Wydatki na odzież roboczą dla pracowników niewątpliwie mają związek z działalnością gospodarczą, poza tym konieczność zapewnienia takiej odzieży wynika z przepisów bhp.
Wydanie odzieży roboczej pracownikom powinno być jednak odpowiednio udokumentowane. Leży to w interesie podatnika, na którym w razie kontroli spoczywa obowiązek wykazania, że określony wydatek poniósł w celu uzyskania przychodu.
Nie zaszkodziłoby też, gdyby w firmie czytelnika przygotowano odpowiednie wytyczne dotyczące przyznawania pracownikom odzieży roboczej i by znalazł się w nich zapis, że będzie ona wydawana w miarę potrzeb. Jak potwierdzają wyjaśnienia Drugiego Urzędu Skarbowego w Rzeszowie z 10 października 2005 r. (II US.I.PB/423-11/05), organy podatkowe nie powinny mieć do tego żadnych zastrzeżeń. W tym piśmie czytamy: „Wprawdzie w omawianej sprawie pracodawca nie ustalił wprost okresu użytkowania odzieży roboczej, ale wskazał okoliczność, której zaistnienie uprawnia pracownika do pobrania tej odzieży. Takie rozwiązanie podatnik uzasadnił specyfiką stanowiska pracy przy mieszalniku farb oraz koniecznością dbałości o wizerunek firmy. Wobec takiego stanu rzeczy tutejszy organ podatkowy uznaje wydatki poniesione przez spółkę na zakup odzieży roboczej, przekazywanej następnie zgodnie z powyżej omówioną regułą, pracownikom zatrudnionym na stanowiskach przy mieszalniku farb za jej koszt uzyskania przychodu”.
U pracownika wartość otrzymanej odzieży roboczej będzie wolna od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 updof. Przekazując ją pracownikowi, pracodawca nie musi naliczać VAT (nawet gdy odliczył ten podatek przy zakupie), gdyż mamy tu do czynienia z nieodpłatnym przekazaniem towaru na cele związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, a takie przekazanie nie jest opodatkowane.
