Świadczenie urlopowe to przychód pracownika i koszt pracodawcy

Świadczenie urlopowe to przychód pracownika. Żaden przepis nie zwalnia go z podatku. Potwierdza to przykładowo interpretacja Izby Skarbowej we Wrocławiu z 20 lipca 2005 r. (PD II 415/48/05), w której czytamy: "Świadczenie realizowane jest na rzecz pracownika w następstwie istnienia stosunku pracy, dlatego też zaliczane jest do przychodów z pracy, jako wypłata pieniężna, bez względu na źródło jej finansowania".

Pracodawca musi więc doliczyć je do wynagrodzenia i potrącić podatek.

Co mówią o świadczeniach urlopowych przepisy podatkowe? Zgodnie z art.23 ust. 1 pkt42 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updof) oraz art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej updop) są kosztem, jeśli zostały wypłacone zgodnie z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych Świadczenie urlopowe to przychód pracownika i koszt pracodawcy (dalej ustawa o zfśs). A ta ostatnia daje możliwość wypłaty świadczenia urlopowego tym firmom, które zatrudniają mniej niż20 pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty) inie tworzą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej fundusz).

Zrezygnować z funduszu mogą też przedsiębiorstwa, które zatrudniają 20 lub więcej pracowników. Musi to wynikać z układu zbiorowego pracy bądź regulaminu wynagradzania. Taka decyzja musi być skonsultowana z zakładową organizacją związkową, a jeśli jej nie ma, z pracownikiem wybranym przez załogę. Ustawa o zfśs nie przewiduje jednak w takiej sytuacji wypłaty świadczenia urlopowego.

Właśnie taki argument powołują urzędy, które nie zgadzają się na rozliczenie świadczenia w kosztach. Spójrzmy na interpretację Urzędu Skarbowego w Głogowie z 30 marca 2006 r. (PD.I.423/1/3/2006). Duża firma postanowiła nie tworzyć funduszu, ale wypłaciła pracownikom świadczenie urlopowe. Czy może być kosztem podatkowym? Jak czytamy w odpowiedzi: "zgodnie z ustawą o zfśs jednostka zatrudniająca więcej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty ma prawo wyboru pomiędzy tworzeniem funduszu lub rezygnacją z jego tworzenia. Jednak pracodawca taki nie może, wmyśl powołanej ustawy, podejmując decyzję o rezygnacji z tworzenia funduszu, wybrać alternatywę w postaci wypłaty świadczeń urlopowych. Świadczenia urlopowe wypłacane przez takiego pracodawcę nie będą stanowiły kosztów uzyskania przychodów".

Podobnie było w sprawie rozpatrywanej przez Pierwszy Urząd Skarbowy w Opolu (interpretacja z 29 marca2006 r., PDP-423/2-/1/06). O rozliczenie kosztów pytała spółka zatrudniająca 38 osób. Urząd stwierdził, że ustawa o zfśs "nie zawiera możliwości wypłaty świadczeń urlopowych przez pracodawców rezygnujących z tworzenia funduszu. Zatem rezygnując z tworzenia funduszu i wypłacając w to miejsce świadczenia urlopowe (a podstawą prawną wypłaty tych świadczeń w przypadku spółki nie są przepisy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych), poniesione wydatki nie stanowią kosztów uzyskania przychodów wmyśl art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych".

Inaczej uważają urzędy warszawskie. W interpretacji z 24 maja 2006 r. (1439/DF/410/169/2006/14a) Urząd Skarbowy Warszawa-Wawer stwierdził, że pracodawca wypłacający świadczenia urlopowe swoim pracownikom bez pośrednictwa funduszu może je zaliczyć do kosztów.

Powołał się przy tym na art. 6 ust. 1 ustawy o zfśs, zgodnie z którym świadczenia urlopowe obciążają koszty działalności pracodawcy.

Także Urząd Skarbowy Warszawa-Mokotów w interpretacji z 6 lutego2006 r. (1433/NG/423/50/06/IW) zgodził się na odliczenie świadczeń. Podkreślił, że ustawodawca w art. 16 ust. 1 pkt 45 updop nie uzależnił możliwości ich zaliczania do kosztów podatkowych od tego, czy pracodawca utworzył fundusz, a jedynie od tego, czy świadczenia wypłacane są zgodnie z ustawą o zfśs.

Czy może być kosztem świadczenie urlopowe wypłacone zatrudnionemu mężowi? O to zapytała Drugi Urząd Skarbowy w Bydgoszczy właścicielka firmy. Wątpliwości spowodował art. 23 ust. 1 pkt 10 updof, zgodnie z którym nie zalicza się do kosztów wartości pracy małżonka. Jak jednak czytamy w odpowiedzi (interpretacja z 21 marca 2005 r., DG/415-IX/35-6e/05): "świadczenia urlopowego nie można zaliczyć do wartości własnej pracy małżonka". Zatem może być kosztem podatkowym - podsumował urząd.

Jeśli pracodawca utworzył fundusz, to kosztem są odpisy wpłacone na jego rachunek. Nie może natomiast być kosztem podatkowym odpis naliczony, ale nieprzekazany na konto funduszu. Potwierdził to Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 10 grudnia 2003 r. (I SA/Łd 1526/02), w którym czytamy: "Podejmując decyzję o utworzeniu funduszu, spółka miała możliwość, zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b) updop, zaliczenia do kosztów dokonanych na fundusz odpisów i zwiększeń, o których mowa w ustawie o zfśs, gdyż te odpisy i zwiększenia obciążają koszty działalności pracodawcy, co wynika z art. 6 ust. 1 ustawy. Jednak warunkiem koniecznym, którego spółka nie spełniła, było wpłacenie równowartości odpisów i zwiększeń na rachunek funduszu. Decydujące znaczenie dla możliwości zaliczenia do kosztów odpisów i zwiększeń na fundusz ma spełnienie powyższego warunku zawartego w updop. Nie ma znaczenia, że z przepisów ustawy o zfśs nie wynikał dla podatnika tworzącego fundusz fakultatywnie obowiązek przekazywania równowartości odpisów na rachunek bankowy funduszu. (...) Spółka nie musiała wpłacać odpisów na wyodrębniony rachunek, ale chcąc zaliczyć odpisy w koszty mogła i powinna to uczynić".

Nie dyskwalifikuje natomiast wydatku opóźnienie w zapłacie. Wypowiedziało się na ten temat Ministerstwo Finansów w piśmie z 17 maja 2000 r. (PB3-1416/722-186/WK/2000): "należy uznać prawo pracodawcy do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów roku 1999 (oprócz odpisu za ten rok) również zaległej wpłaty środków odpisu za rok 1998, z chwilą faktycznego przekazania tych środków na rachunek funduszu".

Do kosztów można zaliczyć również wydatki związane z prowadzeniem rachunku bankowego funduszu. Potwierdziło to Ministerstwo Finansów w piśmie z 30 grudnia 1998 r. (PB3/5656/722571/WK/98).

O zasadach wypłaty świadczenia urlopowego mówi art. 3 ust. 4 - 5a ustawy o zfśs. Nie może ono przekraczać odpisu podstawowego na fundusz przypadającego na danego pracownika. Ustala się je proporcjonalnie do wymiaru jego czasu pracy. Przepisy określają też termin wypłaty - raz w roku, nie później niż w ostatnim dniu przed wakacjami. Świadczenie przysługuje pracownikowi, który bierze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych urlopu.

Uważam, że pracodawca może zaliczyć świadczenia urlopowe do kosztów podatkowych także wtedy, gdy zatrudnia więcej niż 20 osób, ale nie tworzy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Art. 16 ust. 1 pkt 45 updop zezwala na odliczenie świadczeń wypłaconych zgodnie z ustawą o zfśs. Moim zdaniem przepis ten odnosi się do samej techniki wypłaty. Świadczenie urlopowe musi więc być naliczone w wysokości podstawowego odpisu na fundusz i przekazywane raz w roku pracownikowi, który idzie na 14-dniowy urlop. Jeśli te warunki są spełnione, świadczenie jest kosztem, ponieważ zostało wypłacone zgodnie z ustawą o zfśs.

Jeśli pracodawca przyznaje świadczenie na odmiennych zasadach (np. wyższe i w innym terminie), nie może odwoływać się do art. 16 ust. 1 pkt 45 updop. Może jednak argumentować, że jest to element wynagrodzenia pracownika. Wypłata na wakacje motywuje do lepszej pracy po powrocie, jest więc kosztem związanym z funkcjonowaniem firmy.