Zdarza się, że zakładając firmę, podatnicy chcą wykorzystywać kupione wcześniej do celów prywatnych narzędzia, maszyny lub nieruchomości. Chcą też oczywiście, aby miało to odzwierciedlenie w kosztach uzyskania przychodów - bezpośrednio bądź poprzez odpisy amortyzacyjne. Nie zawsze jednak mają dokumenty, z których wynika ich cena (bądź koszt wytworzenia).
Przedsiębiorca może wykorzystywać składniki majątku na dwa sposoby. Jeśli korzysta z nich na potrzeby działalności tylko w pewnym zakresie, kosztem podatkowym będą jedynie wydatki na eksploatację. Klasycznym przykładem jest wykorzystywanie w działalności niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego. W ten sposób (częściowo) można też oczywiście wykorzystywać inne rzeczy, np. komputer lub lokal. Podatnik musi jednak zadbać, aby prawidłowo rozgraniczyć to, co "poszło" na potrzeby działalności, od tego, co wykorzystał prywatnie.
Przedsiębiorca może też wprowadzić kupione lub wytworzone kiedyś rzeczy do majątku firmowego. Jeżeli nie ma dokumentów, z których wynika cena nabycia lub koszt wytworzenia, to jedyną możliwością rozliczenia ich w kosztach działalności jest wprowadzenie do ewidencji środków trwałych. Nie można tu bowiem (tak jak w wypadku własnych produktów roślinnych i zwierzęcych) sporządzić dowodu wewnętrznego i na jego podstawie wprowadzić do księgi daną rzecz. Nawet gdy jej wartość jest niewielka.
Składniki majątku wprowadzone do ewidencji środków trwałych podlegają, co do zasady, amortyzacji. Od ich wartości początkowej naliczamy odpisy amortyzacyjne, które są kosztami uzyskania przychodu. Wartością początkową jest cena nabycia lub koszt wytworzenia (a w razie nabycia w drodze spadku, darowizny lub w inny nieodpłatny sposób -wartość rynkowa z dnia nabycia, chyba że umowa darowizny albo umowa o nieodpłatnym przekazaniu określa tę wartość w niższej wysokości).
Opierając się na tych zasadach, nie da się jednak określić wartości początkowej, jeśli brakuje faktur lub innych dowodów nabycia czy wytworzenia.
W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych przewidziano sytuację, gdy podatnik nie jest w stanie ustalić na zasadach ogólnych wartości początkowej wprowadzonych do ewidencji składników majątku. Dotyczy to rzeczy nabytych przed dniem założenia ewidencji środków trwałych. W takim wypadku może samodzielnie ustalić ich wartość. Powinien kierować się cenami rynkowymi środków trwałych tego samego rodzaju z grudnia roku poprzedzającego rok założenia ewidencji oraz ich stanem i stopniem zużycia.
Gdy środek trwały został wytworzony, a podatnik nie ma dokumentów pozwalających ustalić koszt inwestycji, wartość początkową powinien ustalić biegły. Przy wycenie biegły musi wziąć pod uwagę ceny rynkowe środków trwałych tego samego rodzaju z grudnia roku poprzedzającego rok założenia ewidencji.
Jeśli podatnik chce w działalności wykorzystywać budynek lub lokal mieszkalny, może przyjąć jego wartość początkową w wysokości iloczynu metrów kwadratowych powierzchni użytkowej i kwoty 988 zł (za powierzchnię użytkową uważa się powierzchnię przyjętą dla celów podatku od nieruchomości). Może też oczywiście ustalić jego wartość na zasadach ogólnych.
Brak danych do określenia wartości składników majątku jest zrozumiały, gdy podatnik rozpoczyna działalność i wprowadza do firmy stare rzeczy. Po rozkręceniu firmy i założeniu ewidencji środków trwałych powinien wpisywać do niej składniki, których wartość początkowa będzie wynikała z otrzymanych od sprzedawców lub wytwórców dokumentów. Może też kupić je od innej osoby albo dostać w darowiźnie. W pierwszym przypadku wartością początkową będzie kwota wynikająca z umowy sprzedaży, a w drugim z umowy darowizny (o ile nie będzie wyższa od wartości rynkowej). Umowy te są dokumentami, na podstawie których można księgować koszty.
Może się zdarzyć, że podatnik ponownie zakłada firmę. Gdy przerwa trwała 3 lata lub krócej, nie może na nowo ustalić wartości początkowej ponownie wykorzystywanych środków trwałych. Powinien przyjąć ją w wysokości wynikającej z zapisów w poprzednio prowadzonej ewidencji. Musi również uwzględnić dokonane wcześniej odpisy umorzeniowe. Tę zasadę stosujemy odpowiednio, gdy podatnik "przejmuje" działalność prowadzoną przez małżonka (w odniesieniu do składników majątku wykorzystywanych w obu działalnościach - więcej na ten temat w DF z 28 maja br.).
Jeśli dany obiekt jest wykorzystywany w odrębnie prowadzonych firmach przez małżonków, między którymi istnieje wspólność majątkowa, może być amortyzowany po połowie. Gdy działalność prowadzi tylko jeden z małżonków, ma prawo naliczać odpisy amortyzacyjne od całej wartości.
Ponieważ wyższe koszty skutkują niższym podatkiem, naturalną tendencją jest dążenie do ustalania wartości początkowej w maksymalnej wysokości. Jeśli jednak przyjęta przez podatnika kwota (ustalona, gdy brak ceny nabycia lub w związku z wyceną przez biegłego) bez uzasadnionej przyczyny znacznie odbiega od wartości rynkowej, określi ją, na podstawie opinii biegłego (lub biegłych), organ podatkowy. Jeżeli wartość ustalona w ten sposób odbiega co najmniej o 33 proc. od wartości przyjętej przez podatnika, koszty opinii zleconych przez przedstawicieli fiskusa pokrywa podatnik.
