Czy wydatki na reklamacje polubowne można zaliczyć do kosztów

Tak wynika z interpretacji Izby Skarbowej w Poznaniu z 27 kwietnia 2012 r. (ILPB3/423-95/10/12-S-1/AO).

Jej zdaniem wydatki te mają charakter reprezentacji. Są więc wykluczone z kosztów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.

Z pytaniem zwróciła się spółka, która ponosi szereg wydatków związanych z uwzględnianiem roszczeń z tytułu rękojmi i gwarancji. Dbając o dobre relacje z klientami, często zgadza się na rekompensatę także w sytuacji, gdy nie stwierdzono odstępstw od wymagań przewidzianych dla danego wyrobu.

Spółka zapytała, czy wydatki związane z takim polubownym rozpatrzeniem reklamacji są kosztem uzyskania przychodów.

Izba skarbowa uznała, że nie można ich zaliczyć do kosztów. Spółka nie dała za wygraną i zaskarżyła odpowiedź do WSA w Łodzi. Wyrokiem z 30 listopada 2010 r. (I SA/Łd 867/10) sąd uchylił zaskarżoną interpretację.

Wskazał, że przedstawione w niej stanowisko nie zawiera wyczerpującego uzasadnienia prawnego. Izba nie wyjaśniła też, dlaczego wyrażony pogląd nie zasługuje na uwzględnienie. W ocenie sądu organ nie odniósł się do podniesionych argumentów dotyczących odmiennego pojmowania pojęcia „reprezentacja”.

Izba skarbowa wydała więc nową interpretację. W odpowiedzi z 1 czerwca 2011 r. również nie zgodziła się ze stanowiskiem spółki. Sprawa ponownie trafiła do sądu. Wyrokiem z 24 listopada 2011 r. (I SA/Łd 1197/11) uchylił on również drugą interpretację. Wskazał, że pismo to nie odnosi się do przywołanych przez podatnika: art. 15 ust. 1 i art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT. Izba skarbowa wydała więc trzecią interpretację – również niekorzystną dla podatnika, ale z szerszym uzasadnieniem.

Aleksandra Szcześniak konsultant w dziale prawnopodatkowym PwC

Aleksandra Szcześniak, konsultant w dziale prawnopodatkowym PwC

Definicja kosztów uzyskania przychodów zawarta jest w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Są to koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy.

Zasady zaliczania do kosztów kar i odszkodowania reguluje art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT. Wyklucza on z kosztów kary umowne i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad albo zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.

Z pytania spółki wynika, że postępowania prowadzone przez nią nie potwierdzają występowania wad w wyprodukowanych towarach. Oznacza to, że wydatki związane ze świadczeniami wykonywanymi w ramach reklamacji polubownych nie mogą zostać wyłączone z kosztów na podstawie tego przepisu.

Izba skarbowa odwołała się jednak do art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT. Zgodnie z nim nie są kosztem uzyskania przychodów koszty reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Z praktyki organów podatkowych wynika, że do reprezentacji zalicza się wszelkie działania związane z tworzeniem pozytywnego wizerunku przedsiębiorcy oraz budowaniem trwałej więzi z klientami, które wprawdzie nie są konieczne dla osiągania przychodu lub zabezpieczenia jego źródła, ale sprzyjają temu celowi (są z nim w sposób pośredni powiązane).

Przedstawiony przez spółkę stan faktyczny potwierdza, że podejmowane przez nią działania mają te cechy. W konsekwencji noszą znamiona reprezentacji. Do takiego wniosku prowadzi fakt, że spółka wykonuje świadczenia, mimo że wyniki postępowania reklamacyjnego jednoznacznie wykluczają wady lub wtedy, gdy z przyczyn technicznych badanie nie potwierdza występowania wad. Dochodzi zatem do przyznawania świadczeń niezależnie od stwierdzenia zasadności lub braku zasadności zastrzeżeń co do jakości towaru. Uwzględniane reklamacje polubowne nie mają więc podstawy wynikającej np. z zawartych umów lub przepisów prawa.

Spółka jednocześnie przyznaje, że celem takich działań jest jej interes ekonomiczny (rozumiany przez nią jako dbanie o dobre relacje z klientem oraz prestiż marki producenta na rynku). W konsekwencji wymiana towaru lub innego świadczenia została zakwalifikowana przez organ podatkowy jako działanie noszące znamiona reprezentacji.

Zdarzało się jednak, że w podobnych sytuacjach władze skarbowe prezentowały jednak przeciwne podejście. Przykładem jest interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 21 stycznia 2010 r. (IPPB3/423-875/09-3/GJ).

Stwierdziła ona, że wydatki związane z reklamacjami niebędącymi rezultatem nienależytego wykonania zobowiązania są kosztem uzyskania przychodów również, gdy takie działanie ma na celu utrzymanie pozytywnego wizerunku wśród klientów. Podatnik argumentował, że nieuznanie takich reklamacji mogłoby się wiązać z odmową współpracy przez klientów i zagrożeniem źródła przychodów. Organ podatkowy zgodził się z jego stanowiskiem.

Nie jest więc wykluczone, że gdyby wnioskodawca w komentowanej interpretacji powołał się na podobne argumenty, a mniejszy nacisk postawił na kreowanie pozytywnego wizerunku, to władze skarbowe również stanęłyby po jego stronie. Niestety brak przepisów dotyczących kwalifikacji działań jako reprezentacja oraz nieustannie zmieniająca się praktyka biznesowa sprawiają, że u podatników pojawiają się uzasadnione wątpliwości związane z podatkowym rozliczaniem takich wydatków.