W ten sposób ma szansę odzyskać znaczną kwotę.

- Spółka z o.o. nie potrącała wynagrodzenia za terminowe wpłaty zaliczek na podatek na dochodowy. Czy w 2012 r. może pobrać swoje wynagrodzenie od przekazanych terminowo do urzędu skarbowego zaliczek na podatek od wynagrodzeń pracowników za 2007 r. i następne lata?

– pyta czytelnik.

Wynagrodzenie płatnika może być przez niego potrącane m.in. od zaliczek od dochodów pracowników ze stosunku pracy, umów-zleceń czy o dzieło, z praw autorskich. Należy je wtedy wykazać w deklaracji PIT-4R składanej do końca styczna roku następującego po roku podatkowym.

Wynagrodzenie takie może być również potrącane od kwoty zryczałtowanego podatku pobieranego m.in. od dywidend lub odsetek (również przy wypłacie dla osób za granicą). Wówczas wykazywane jest w deklaracji PIT-8AR (składanej do końca styczna roku następującego po roku podatkowym) i deklaracjach CIT-6R, CIT-10Z składanych do końca pierwszego miesiąca następującego po roku podatkowym, w którym powstał obowiązek zapłaty podatku.

Zgodnie z art. 8 ordynacji podatkowej (dalej op) płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

Premia

Artykuł 28 § 1 op mówi zaś, że płatnikowi przysługuje zryczałtowane wynagrodzenie z tytułu terminowego wpłacania podatków pobranych na rzecz budżetu państwa. Co istotne, zgodnie z art. 3 pkt 3 lit. a op, ilekroć w tej ustawie jest mowa o podatkach, rozumie się przez to również zaliczki na podatki.

Artykuł 28 § 3 op zawiera delegacje dla ministra właściwego do spraw finansów publicznych, która pozwala mu określić:

- szczegółowe zasady ustalania wynagrodzenia płatników i inkasentów pobierających podatki na rzecz budżetu państwa, w relacji do kwoty pobranych podatków, oraz tryb pobrania wynagrodzenia;

- szczegółowe zasady oraz tryb zwrotu otrzymanego wynagrodzenia w razie pobrania przez płatnika lub inkasenta podatku, zaliczki na podatek lub raty podatku nienależnie lub w wysokości wyższej od należnej.

Nie warto się spóźniać

Na tej podstawie zostało wydane obowiązujące do dzisiaj rozporządzenie ministra finansów z 24 grudnia 2002 r. w sprawie wynagrodzenia płatników i inkasentów pobierających podatki na rzecz budżetu państwa (DzU nr 240, poz. 2065). Zgodnie z § 1 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 tego rozporządzenia płatnikom przysługuje wynagrodzenie z tytułu terminowego wpłacania podatków wynoszące 0,3 proc. kwoty podatków pobranych przez płatników na rzecz budżetu państwa. Kwota należnego wynagrodzenia jest potrącana z kwoty podatków pobranych przez płatników.

Uprawnienie płatnika do potrącenia przysługującego mu wynagrodzenia jest więc uzależnione od terminowej wpłaty do urzędu skarbowego pobranego podatku. Jeżeli płatnik spóźniłby się nawet o jeden dzień, to traci całe przysługujące mu wynagrodzenie. Dotyczy to jednak tylko wynagrodzenia od kwoty przekazanej po terminie, a nie podatku za cały rok.

Uprawnienie nie obowiązek

Pobranie wynagrodzenia nie jest obowiązkiem płatnika. Może on, ale nie musi, korzystać z niego. Przepisy nie określają również, kiedy płatnik może skorzystać z tego prawa i dokonać potrącenia.

Należy więc uznać, że nie musi tego robić na bieżąco, rozliczając podatki (zaliczki) za poszczególne miesiące. Ma więc prawo potrącić wynagrodzenie jednorazowo, np. na koniec roku podatkowego. Istotne jest tutaj, aby jego prawo do tego potrącenia nie uległo przedawnieniu. Takie stanowisko zawarte jest m.in. w interpretacji Izby Skarbowej  w Warszawie z 16 grudnia 2011 r. (IBPBII/1/415-822/11/MK).

Izba zwróciła w niej uwagę, że żaden przepis op nie narzuca na płatnika obowiązku dokonywania potrąceń należnego mu wynagrodzenia w tym samym miesiącu, w którym wpłacił uprzednio pobrany podatek, ani też nie określa terminu, w jakim to uprawnienie może być zrealizowane. Oznacza to, że nie ma jakichkolwiek przeciwwskazań prawnych do potrącania wynagrodzeń raz na kwartał czy też raz do roku bądź jednorazowo za kilka lat. Należy przyjąć, że uprawnienie to przysługuje przez cały okres istnienia zobowiązania, a więc do upływu terminu jego przedawnienia.

Korekta nie jest potrzebna

Wynagrodzenie płatnika potrącone w 2012 r. od podatków i zaliczek (w tym również gdy będzie ono dotyczyć podatków z lat ubiegłych) wykazywane jest przez płatnika w deklaracjach składanych za 2012 r.

Wynagrodzenie należy bowiem potrącać na bieżąco, a nie poprzez korektę wcześniej składanych formularzy i wystąpienia z wnioskiem o stwierdzenie nadpłaty. Tak wynika m.in. z interpretacji Izby Skarbowej w Warszawie z 13 października 2011 r. (IPPB2/415-620/11-3/MG).

Izba stwierdziła w niej, że należne, dotychczas niepobrane wynagrodzenie z tytułu terminowego wpłacania podatków można potrącić z bieżących i przyszłych zaliczek na podatek dochodowy lub zryczałtowanego podatku, odprowadzanych do budżetu państwa, z zastrzeżeniem, że uprawnienie to przysługuje przez cały okres istnienia zobowiązania, a więc do upływu terminu jego przedawnienia. Przepisy nie przewidują trybu dochodzenia wynagrodzenia w inny sposób niż poprzez jego potrącenie, tj. przykładowo w trybie złożenia wniosku o stwierdzenie nadpłaty.

Liczenie co miesiąc sprawia kłopoty

Wynagrodzenie płatników pobrane nienależnie lub w wysokości wyższej od należnej traktowane jest, na podstawie art. 52 § 1 pkt 3 op, na równi z zaległością podatkową. Od zaległości podatkowych naliczane są zaś odsetki za zwłokę. Odsetki te naliczane są od dnia pobrania wynagrodzenia (art. 53 § 2 op).

Jeśli więc w trakcie kontroli podatkowej lub skarbowej zostanie stwierdzone, że zaliczki na podatek od pracowników zostały zaniżone (np. płatnik nie ujął jako przychodów pracowników pakietów medycznych lub innych nieodpłatnych świadczeń), to taki błąd nie będzie powodował, że wystąpi wynagrodzenie pobrane nienależnie lub w wysokości wyższej od należnej. Z taką sytuacją moglibyśmy mieć do czynienia, gdyby płatnik pobierał zawyżone zaliczki (podatki) i od nich naliczał swoje zawyżone wynagrodzenie.

W praktyce zdarza się to rzadko. Niemniej systematyczne naliczanie wynagrodzenia (co miesiąc) w niektórych sytuacjach może być zbyt pracochłonne, biorąc pod uwagę jego kwotę. Nie można też całkowicie wykluczyć wystąpienia ryzyka błędu arytmetycznego powodującego, że będzie ono pobrane w wysokości zawyżonej. Pobranie takiego wynagrodzenia jednorazowo za rok lub nawet kilka lat powoduje natomiast, że nakłady pracy związane z jego obliczeniem mogą być stosunkowo niskie w stosunku do kwoty, którą można uzyskać.

Z drugiej strony może jednak pojawić się ryzyko kontroli w sytuacji, gdy ze składanych przez płatnika deklaracji wynikać będzie kwota wynagrodzenia (obejmująca wynagrodzenia za podatki pobrane w latach ubiegłych) znacznie przewyższająca kwotę, jaka przysługiwałaby od podatków pobranych i wykazywanych za dany rok. Stąd potrącając takie zaległe wynagrodzenie, należałoby dokładnie sprawdzić prawidłowość obliczania, pobierania i wpłacania podatków (zaliczek) za lata, których ono dotyczy. -

Które kwoty można uwzględnić

Zgodnie z art. 70 § 1 ordynacji podatkowej (dalej op) zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Artykuł 32 § 1 op mówi natomiast, że płatnicy obowiązani są przechowywać dokumenty związane z poborem podatków do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania płatnika.Obowiązki płatników związane z wypłatą pensji reguluje art. 38 ust. 1 ustawy o PIT.

W myśl tego przepisu płatnicy mają obowiązek przekazać kwoty pobranych zaliczek na podatek od dochodów ze stosunku pracy do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki, na rachunek urzędu skarbowego, właściwego według miejsca zamieszkania płatnika, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby.

Od zaliczek pobranych za miesiące od stycznia do listopada 2007 r. termin przedawnienia zobowiązania płatnika upłynie więc z końcem 2012 r. Natomiast od zaliczek pobranych w grudniu 2007 r. (termin płatności zaliczki do urzędu skarbowego przypadał na 20 stycznia 2008 r.) upłynie z końcem 2013 r. W konsekwencji spółka może w 2012 r. potrącić swoje wynagrodzenia za terminową płatność zaliczek od wynagrodzeń pracowników w 2007 r., ponieważ nie upłynął jeszcze termin przedawnienia (licząc pięć lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku).

Dotyczy to także ewentualnego wynagrodzenia płatnika od zaliczek od płac pracowników pobranych w grudniu 2006 r. (termin ich płatności upływał 20 stycznia 2007 r.).Wynagrodzenie potrącone w 2012 r. od zaliczek od płac pracowników (w tym również gdy będzie ono dotyczyć zaliczek z lat ubiegłych) płatnik powinien wykazać w PIT-4R składanym za 2012 r. do 20 stycznia 2013 r.