Zwrot za jazdy lokalne i zamiejscowe da się wliczyć w koszty

[i]Odpowiada [b]Marek Bełdzikowski[/b], doradca podatkowy w BSJP Taylor Wessing[/i]:

Przepisy prawa podatkowego pozwalają pracodawcy na dokonanie zwrotu kosztów ponoszonych przez pracowników z tytułu wykorzystywania prywatnych samochodów do celów służbowych w tzw. jazdach lokalnych na dwa sposoby. Po pierwsze, przyznając miesięczny ryczałt pieniężny.

Po drugie – wolno się rozliczyć z pracownikiem według faktycznie przejechanych przez niego kilometrów (tzw. kilometrówka).

Przy ryczałcie zwrot następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej między pracownikiem a pracodawcą o używanie pojazdu do celów służbowych.

Tak wynika z [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=164348]rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. [/link]Podstawą do wypłaty powinno być pisemne oświadczenie pracownika.

Natomiast w przypadku rozliczania pracownika korzystającego z prywatnego samochodu według tzw. kilometrówki konieczne jest ustalenie przebiegu pojazdu na podstawie prowadzanej ewidencji przebiegu tego auta, w odniesieniu zarówno do [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=80474]ustawy o PIT[/link] (art. 23 ust. 5 i 7), jak i [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=3EC0892953EAF58605FEE453B6E7CBF6?id=115893]ustawy o CIT[/link] (art. 16 ust. 5).

[b]Czy od zwracanych kwot trzeba potrącić zaliczkę na podatek dochodowy?[/b]

[b]Tak[/b]. Kwoty zwracane pracownikom z tytułu tzw. jazd lokalnych podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych jako przychód ze stosunku pracy (art. 12 ust. 1 ustawy o PIT), niezależnie od ich wysokości. Wyjątek stanowią jedynie zwroty takich kosztów wypłacane pracownikom służby leśnej i listonoszom (art. 21 ust.1 pkt 23b ustawy o PIT).

[b]Kiedy jazda pracownika kwalifikowana jest jako lokalna, a kiedy mamy już do czynienia z podróżą zamiejscową?[/b]

Kryterium rozróżnienia jazd lokalnych i innych (czyli dokonywanych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy bądź miejsce świadczenia pracy pracownika) wynika z przepisów wspomnianego rozporządzenia, definiujących jazdę lokalną jako jazdę w obrębie miejsca pracy, czyli odbywającą się na terenie (gmina bądź inna terytorialna jednostka organizacyjna), gdzie jest prowadzona działalność przedsiębiorstwa bądź na obszarze, gdzie określono pracownikowi stałe miejsce świadczenia pracy.

W konsekwencji określenie, które z jazd dokonywanych przez pracowników będą uznawane za jazdy lokalne, a które za zamiejscowe (podróże służbowe), będzie wynikało z określenia siedziby firmy bądź miejsca wykonywania pracy pracowników.

W przypadku określenia miejsca wykonywania pracy poprzez obszar geograficzny, tj. kilku województw, przejazd z jednej miejscowości do drugiej bez przekraczania granic przypisanego terenu będzie traktowany jako jazda lokalna.

[b]A czy należności wypłacane przy delegacji są opodatkowane?[/b]

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT zwolnione z podatku są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy.

Jeśli więc należność zwrócona pracownikowi z tytułu podróży służbowej na terytorium kraju będzie wyższa od tej wskazanej w [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=167998]rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r.[/link], opodatkowaniu podlegać będzie jedynie część zwrotu dokonanego ponad stawki obowiązujące w przepisach.

Pracodawca ma z kolei prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione na rzecz pracowników z tytułu dokonywania takich zwrotów w przypadku wydatków odnoszących się do jazd lokalnych – do wysokości nieprzekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu.

W odniesieniu do zwrotu wydatków na podstawie tzw. kilometrówki podstawą do ich zaliczenia w koszty uzyskania przychodów jest prowadzona przez pracownika, potwierdzana przez pracodawcę, ewidencja przebiegu pojazdu.

W odniesieniu do zwróconych wydatków odnoszących się do jazd zamiejscowych firma do kosztów zaliczy kwoty ustalone przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu. Warunkiem rozliczenia jest prowadzona przez pracownika i potwierdzana przez pracodawcę ewidencja przebiegu pojazdu.