Prowadzisz biuro w mieszkaniu, rozlicz codzienne wydatki

Koszty muszą być związane z działalnością, a urząd może sprawdzić, jaka część mieszkania jest faktycznie wykorzystywana na potrzeby firmy. Jeśli przesadzimy z wyliczeniami, możemy mieć problemy w razie kontroli.

[srodtytul]Uwzględnij czynsz... [/srodtytul]

Czy kosztem może być czynsz płacony wspólnocie lub spółdzielni? Tak, ale tylko w części przypadającej na powierzchnię firmy. Trudno ją obliczyć, gdy w jednym pokoju znajduje się służbowy komputer i małżeńskie łoże. Nie mamy jednak wyjścia – musimy wiarygodnie określić obszar firmowego terytorium.

[ramka][b]Przykład[/b]

Pan Kowalski wykorzystuje na potrzeby działalności jeden z pokoi swojego mieszkania. Powierzchnia pokoju wynosi 12 mkw., natomiast całego mieszkania 63 mkw. Za maj pan Kowalski zapłacił czynsz w wysokości 380 zł. Do kosztów zaliczy 72,20 zł. Wynika to z wyliczenia:

12 mkw. x 100 : 63 mkw. = 19 proc.

380 zł x 19 proc. = 72,20 zł[/ramka]

[srodtytul]... i opłaty za energię [/srodtytul]

W podobny sposób rozliczymy koszty mediów. Na potrzeby działalności zużywamy przecież energię elektryczną, siedzibę firmy trzeba również ogrzać. Trudniej uzasadnić zużycie wody, jednak organy podatkowe generalnie nie kwestionują opłat z tego tytułu.

Oczywiście kosztem mogą być tylko opłaty odpowiadające udziałowi powierzchni użytkowej w powierzchni całego mieszkania.

[ramka][b]Przykład[/b]

Pan Kowalski prowadzi działalność w mieszkaniu. Na jej potrzeby wydzielił część pokoju o powierzchni 14 mkw. Całe mieszkanie ma 70 mkw. W maju zapłacił 400 zł za korzystanie z mediów. Do kosztów firmy może zaliczyć 80 zł. Wynika to z wyliczenia:

14 mkw. x 100 : 70 mkw. = 20 proc.

400 zł x 20 proc. = 80 zł[/ramka]

[srodtytul]Pamiętaj o dowodach [/srodtytul]

Rozliczając koszty związane z firmową częścią mieszkania, musimy sporządzać tzw. dowody wewnętrzne. Tak wynika z rozporządzenia ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Obowiązek ten dotyczy opłat za czynsz, energię elektryczną, wodę, gaz i centralne ogrzewanie w części przypadającej na działalność gospodarczą. Podstawą sporządzenia dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele. Może to być faktura ze spółdzielni lub z zakładu energetycznego. Na dowodzie wewnętrznym muszą być data i podpis podatnika, a także określenie przedmiotu operacji gospodarczej i wysokość kosztu.

[b]Jak czytamy w interpretacji Izby Skarbowej w Katowicach z 17 lutego 2009 r. (IBPBI/1/415-913/08/BK)[/b]: „prawidłowo udokumentowane wydatki związane z eksploatacją lokalu mieszkalnego, wykorzystywanego na potrzeby prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów tej działalności”.

[ramka][b]Przykład[/b]

Pan Kowalski wykorzystuje na potrzeby działalności gospodarczej połowę własnego mieszkania.

Miesięczny czynsz wynosi 600 zł. Pan Kowalski do kosztów podatkowych może zaliczyć tylko połowę czynszu, tj. 300 zł. Wykaże to w dowodzie wewnętrznym, którego podstawą będzie zestawienie opłat sporządzone przez spółdzielnię mieszkaniową. Wydatek ewidencjonuje w kolumnie 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów.[/ramka]

[srodtytul]Kredyt na siedzibę [/srodtytul]

Czy można rozliczyć w kosztach odsetki od kredytu na mieszkanie przeznaczone na siedzibę firmy? Tak. Jeśli jednak tylko część mieszkania jest wykorzystywana na działalność, to tylko część wydatków z nim związanych może być kosztem podatkowym. Ta zasada dotyczy też odsetek od kredytu. Załóżmy, że siedziba firmy zajmuje połowę mieszkania. W związku z tym tylko połowa odsetek od kredytu na jego zakup może być kosztem.

[b]Potwierdza to interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 3 grudnia 2008 r. (ILPB1/415-726/08-2/TW)[/b]. Małżonkowie dostali kredyt hipoteczny na zakup domu. Jego część chcą przeznaczyć na działalność (będzie tam przychodnia lekarska). Pytają, czy odsetki od tej części nieruchomości mogą być firmowym kosztem. Izba skarbowa nie miała nic przeciwko temu.

[b]Podobne wnioski można wyciągnąć z interpretacji Izby Skarbowej w Warszawie z 8 lutego 2008 r. (IPPB1/415-403/07-2/JB[/b]). O rozliczenie kredytu pytał radca prawny, który przeznaczył 1/4 mieszkania na kancelarię. Czy może zaliczyć część odsetek płaconych od kredytu zaciągniętego na zakup tego lokalu do kosztów działalności? Tak, jak czytamy w odpowiedzi: „odsetki od kredytu hipotecznego zaciągniętego na zakup mieszkania w części odpowiadającej wykorzystywaniu ogólnej powierzchni lokalu mieszkalnego na potrzeby działalności gospodarczej (czyli 25 proc.), zapłacone do dnia przekazania środka trwałego do używania, będą stanowić element wartości początkowej tego środka trwałego, natomiast po tym dniu będą stanowić koszty uzyskania przychodów w momencie ich poniesienia (również w 25 proc.)”.

[b]Także Urząd Skarbowy Warszawa-Bemowo w interpretacji z 25 kwietnia 2005 r. (US.31/DG/415/12/83/EM/2005)[/b] stwierdził: „odsetki i prowizje od kredytu mieszkaniowego zaciągniętego na zakup lokalu mieszkalnego, którego część przeznaczono na prowadzenie działalności gospodarczej przez podatnika (usługi lekarskie) można zaliczyć w koszty działalności gospodarczej w takiej samej części, jaką stanowi powierzchnia przeznaczona na działalność gospodarczą w powierzchni całego lokalu”.

[srodtytul]Ujmij też odpisy [/srodtytul]

Mieszkanie wykorzystywane na potrzeby firmy można również amortyzować. Oczywiście nie całe, ale tylko część przeznaczoną na działalność.

[ramka][b]Przykład[/b]

Pan Kowalski przeznaczył na firmę część mieszkania (24 mkw.) o ogólnej powierzchni 70 mkw. Wskaźnik procentowy części firmowej w całym lokalu wynosi 34 proc. (24 mkw. x 100 : 70 mkw.). Wartość początkowa całego lokalu to 200 000 zł, ale pan Kowalski może zamortyzować tylko 68 000 zł (200 000 zł x 34 proc.). [/ramka]

[srodtytul]Sprzęt do biura[/srodtytul]

Domową firmę trzeba odpowiednio wyposażyć. Biurko, krzesło, regał na dokumenty – bez tego nie da się pracować. Podobnie jest z komputerem lub telefonem. Trudno sobie bez nich wyobrazić firmę. Oczywiście komputer służy też do rozrywki, ale przedstawicielom fiskusa ciężko będzie zakwestionować jego służbowy charakter. Także telefon jest przeznaczony do załatwiania firmowych spraw, chociaż od czasu do czasu zdarzają się też rozmowy prywatne.

Trudniej będzie natomiast ująć w koszty telewizor. W razie sporu z fiskusem musimy wykazać, że jest nam potrzebny w działalności. Nie ma tutaj jednak uniwersalnych reguł, jak wynika bowiem z orzecznictwa, odbiornik może być przydatny lekarzowi [b](wyrok NSA z 27 września 2000 r., SA/Sz 1509/99), ale już nie tłumaczowi (wyrok NSA z 24 lutego 1999 r., SA/Sz 87/98). [/b]