Wydatki na Mikołaja, śledzia i choinkę, czyli jak rozliczyć święta w kosztach firmy

Niestety, do wigilijnych inwestycji muszą podejść bardzo przyziemnie i po prostu wykazać, że świąteczne przyjęcie, dekoracje, paczki i kartki z życzeniami mają związek z działalnością i firmowymi przychodami. Inaczej fiskus wyrzuci je z kosztów.

[srodtytul]Przyjęcie integruje zespół [/srodtytul]

Czy można zaliczyć do podatkowych kosztów wydatki na wigilijne spotkanie dla pracowników? To pytanie zadaje sobie prawie każdy księgowy. Zakładowy śledzik jest bowiem odwiecznym zwyczajem w wielu firmach. I nie tylko zwyczajem, gdyż wspólne spotkanie przy świątecznym stole to okazja do podsumowania roku i podziękowania załodze za trud i wysiłek. I przede wszystkim szansa na stworzenie dobrej atmosfery pracy. A dobra atmosfera to większa wydajność i wyższe obroty. Takie spotkania integrują zespół i nie powinno być wątpliwości, że pracodawca organizuje je po to, aby poprawić relacje w firmie. Odpowiedź wydaje się więc prosta: tak, wydatki na pracowniczą wigilię mogą być kosztem, gdyż są związane z działalnością.

Czy te argumenty mogą przekonać fiskusa? Są na to spore szanse, zwłaszcza po [b]piśmie Ministerstwa Finansów zamieszczonym na początku 2006 r. na stronach internetowych resortu (PB3/GM-8213-298/05/ 1680)[/b]. Ministerstwo przyznało, że wydatki na spotkania integracyjne mogą być kosztem podatkowym, ponieważ „mają na celu poprawę atmosfery pracy i zintegrowanie pracowników z pracodawcą, a przez to zwiększenie efektywności ich pracy”.

Także z analizy interpretacji wynika, że organy podatkowe akceptują odliczenie wydatków na świąteczne imprezy.

[srodtytul]Fiskus często korzystnie...[/srodtytul]

Spójrzmy na [b]interpretację Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 21 maja 2008 r. (ITPB3/423-101/08/MK)[/b]. Spółka zapytała, czy może zaliczyć do kosztów wydatki na wigilijne i noworoczne spotkania dla pracowników. W odpowiedzi przeczytała, że kosztem są „wydatki na organizację imprez okolicznościowych dla pracowników, których celem jest poprawa atmosfery w pracy i w konsekwencji większa motywacja i efektywność w pracy”. Dotyczy to też spotkań wigilijnych i noworocznych „mających na celu poprawę komunikacji wewnętrznej i motywacji do pracy poprzez zintegrowanie pracowników, budowanie zespołu, poprawę atmosfery pracy oraz ułatwienie ułożenia wzajemnych relacji między pracownikami i w efekcie poprawę efektywności pracy a przez to zwiększenie przychodów osiąganych przez podatnika”. Podsumowując, izba uznała, że wydatki na imprezę mogą być kosztem. Zaznaczyła jednak, że spotkanie musi mieć integracyjny charakter.

Bardziej zdecydowaną odpowiedź dała [b]Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 18 grudnia 2007 r. (ILPB3/423-119/ 07-2/MC)[/b], w której czytamy: „Zorganizowanie dla pracowników imprez integracyjnych, wyjazdów szkoleniowo-integracyjnych oraz spotkań wigilijnych sprzyja wytworzeniu dobrej atmosfery w pracy oraz wpływa na zacieśnienie więzi pracowników z firmą. (...) Uczestnicząc w tego rodzaju spotkaniach pracownicy konsolidują się z firmą, a mając świadomość, że pracodawca o nich dba, sumienniej wywiązują się ze swojej pracy. Efektywność pracy wykonywanej przez silnie zmotywowany i zharmonizowany zespół przekłada się w konsekwencji na przychody uzyskiwane przez firmę”. Reasumując, wydatki na takie spotkanie są podatkowym kosztem.

[srodtytul]...sąd zasiał wątpliwości [/srodtytul]

Jak więc widać, organy podatkowe doceniają zalety świątecznych spotkań. Dostrzegają też ich wpływ na dobrą atmosferę pracy. Wydaje się to oczywiste, choć ziarno niepewności zasiał w tej sprawie[b] warszawski Wojewódzki Sąd Administracyjny w wyroku z 13 lutego 2007 r. (III SA/Wa 4283/06)[/b]. Zgodził się wprawdzie, że wydatki na imprezę to koszty pośrednio związane z przychodem. Podkreślił jednak, że nie można ich automatycznie odliczać. Decyduje bowiem o tym cel spotkania. Zdaniem sądu nie mają związku z przychodem wydatki na wigilijny poczęstunek. Jak czytamy w wyroku: „tego typu spotkania wynikają ze zwyczaju, tradycji obchodzenia świąt, a zatem ich cel jest zupełnie inny i niedający się powiązać z przychodem chociażby w sposób pośredni”.

[srodtytul]Wigilia z nagrodami? [/srodtytul]

Poza tym sąd stwierdził: „Podatnik organizując dla pracowników określoną imprezę musi jako cel tej imprezy przyjąć zintegrowanie pracowników z firmą oraz między sobą, poprawę atmosfery pracy, wzrost motywacji w zakresie wykonywania obowiązków pracowniczych. Jeżeli nie przyjmie takiego celu, to samo spotkanie polegające na konsumpcji czy też rekreacji sportowej nie będzie kosztem uzyskania przychodów”. Jako przykład uzasadnionego wydatku sąd podał imprezę, na której nagradzane są osoby wyróżniające się w pracy. Wpływa to pozytywnie na innych i mobilizuje do sumiennych i efektywnych działań.

Czy podczas wigilii wypada organizować konkursy albo wyróżniać najlepszych pracowników? Niekoniecznie. Wydaje się, że samo spotkanie przy opłatku i składanie sobie życzeń integruje zespół i poprawia atmosferę, a pracodawca nie musi zapewniać dodatkowych atrakcji. Ale nie można dać gwarancji, że w sporze z fiskusem to wystarczy.

[ramka][b]Pieniędzy nie bierz z funduszu[/b]

Czy impreza wigilijna powinna być finansowana z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych? Niekoniecznie (choć tak często bywa), bowiem sposób wykorzystania środków funduszu uzależniony jest od sytuacji materialnej pracownika. A w firmowej integracji z reguły uczestniczą wszyscy chętni. W takim wypadku spotkanie trzeba opłacić z bieżących środków. Tak też uważa Ministerstwo Finansów, które w przytaczanym wcześniej piśmie z 2006 r. podkreśliło: „organizacja imprezy okolicznościowej nie powinna być finansowana ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, jeżeli nie uzależnia przyznawania tego świadczenia od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z tego funduszu”. Potwierdził to też [b]WSA w Warszawie w wyroku z 13 lutego 2007 r. (III SA/Wa 4283/06).[/b] Jeśli spotkanie jest jednak sfinansowane z funduszu, musimy pamiętać, że kosztem będą tylko odpisy (w momencie wpłaty na jego rachunek). [/ramka]

[ramka][b]Komentuje Arkadiusz Michaliszyn, doradca podatkowy, partner w kancelarii CMS Cameron McKenna[/b]

Nie powinno być wątpliwości, że wigilijna impreza ma związek z działalnością pracodawcy. Organizuje ją przecież po to, aby sprawić zatrudnionym przyjemność, i liczy na to, że będą lepiej pracować. Podobnie jest np. z premiami, a przecież nikt nie wyrzuca ich z kosztów. Dlatego kuriozalne wydaje się uzasadnienie wyroku WSA w Warszawie z 13 lutego 2007 r., z którego wynika, że kosztem mogą być tylko wydatki na takie spotkania, na których wprowadzono dodatkowe elementy integracyjne, np. współzawodnictwa. O ile można sobie to wyobrazić podczas firmowych wyjazdów, to trudniej w czasie wigilijnego przyjęcia. Niewątpliwie ma ono na celu poprawę atmosfery w pracy, przedsiębiorca może więc zaliczyć wydatki na jego organizację do kosztów. Wyrok warszawskiego WSA wprawdzie skomplikował sytuację, ale miejmy nadzieję, że to jednostkowe orzeczenie i nie przyjmie się w judykaturze. [/ramka]

[srodtytul]MUSIMY PODZIELIĆ IMPREZĘ, GDY SĄ NA NIEJ GOŚCIE Z ZEWNĄTRZ [/srodtytul]

[b]Urząd skarbowy może zakwestionować rozliczenie świątecznego spotkania, jeśli uczestniczą w nim także kontrahenci. Organizator powinien więc rozdzielić wydatki[/b]

Mało kto to robi, zresztą przy większych imprezach trudno ustalić, ilu było pracowników, a ilu kontrahentów. Ale interpretacje fiskusa są jednoznaczne: wydatki związane z przyjęciem dla osób spoza firmy nie mogą być kosztem. Firmy, które chcą uniknąć sporu z urzędem, powinny więc proporcjonalnie podzielić wydatki na poszczególnych uczestników. Czyli kwotę z faktury podzielić przez liczbę biesiadników i do kosztów zaliczyć tylko część przypadającą na pracowników. Jeśli tego nie zrobimy, wyręczy nas urząd, co może źle się skończyć.

[srodtytul]Reprezentacja przed klientem...[/srodtytul]

Dlaczego trzeba rozdzielać wydatki na imprezę? Gdyż te związane z uczestnictwem kontrahentów są uważane za koszty reprezentacji. A tych nie można odliczyć od przychodów. Potwierdził to [b]Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 12 czerwca 2008 r. (III SA/ Wa 157/08)[/b], który uznał, że wydatki na imprezę dla kontrahentów są kosztami reprezentacji, gdyż mają na celu przede wszystkim stworzenie oczekiwanego wizerunku firmy i ułatwienie zawarcia umowy bądź kontraktu.

Fiskus nie ma wątpliwości, że wydatki na przyjęcie dla osób spoza firmy to koszty reprezentacji, których nie można odliczyć. Jak czytamy w[b] interpretacji Izby Skarbowej w Poznaniu z 18 grudnia 2007 r. (ILPB3/423-119/07-2/MC)[/b]: „wydatki na zorganizowanie spotkań wigilijnych, w których oprócz pracowników uczestniczą osoby im towarzyszące lub członkowie ich rodzin, można uznać za koszt uzyskania przychodu jedynie w części przeznaczonej dla pracowników, jeżeli istnieje możliwość ich wydzielenia”.

[srodtytul]...ale nie przed pracownikiem [/srodtytul]

Przyjmuje się natomiast, że nie jest reprezentacją firmy spotkanie, w którym uczestniczą tylko pracownicy. Przepisy wyłączają z kosztów wydatki na „usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych”, ale tylko wtedy, gdy wiążą się właśnie z reprezentacją. Pracownicza impreza ma charakter wewnętrzny i nie jest działaniem skierowanym do klientów firmy. Nie jest to reprezentacja, a wydatki można zaliczać do kosztów na ogólnych zasadach.

[srodtytul]Wyłączenia z kosztów [/srodtytul]

Warto też zwrócić uwagę na[b] interpretację Izby Skarbowej w Opolu z 19 sierpnia 2006 r. (PDI/4270-0006/06/ PK)[/b]. Spółka zapytała o rozliczenie święta zakładowego, w którym, oprócz pracowników, uczestniczyli członkowie rady nadzorczej.