Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą często rejestrują się w ewidencji w gminie, podając wymyśloną przez siebie nazwę firmy. Jakie dane muszą wpisywać na wystawianych fakturach? Czy wystarczające jest użycie nazwy firmy, czy też faktura powinna zawierać imię i nazwisko właściciela? Czy wystarczy samo imię i nazwisko bez nazwy firmy? Ten sam problem pojawia się przy fakturach dotyczących kupowanych przez przedsiębiorcę towarów i usług.

O tym jakie dane powinny znaleźć się na fakturze, mówi § 9 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia ministra finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (DzU nr 95, poz. 798 ze zm.).

Czytamy w nim, że faktura powinna zawierać imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy. Podchodząc literalnie do tego przepisu, można dojść do wniosku, że wybór, czy faktura będzie zawierać imię lub nazwisko, czy zamiast tego wymyśloną nazwę sprzedawcy, zależy od przedsiębiorcy. Pamiętajmy jednak o tym, że § 9 rozporządzenia koresponduje z art. 106 ustawy o VAT. Ten przepis mówi, że podatnicy VAT wymienieni w art. 15 są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, jej datę, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Jakkolwiek pojęcie „dane dotyczące podatnika” jest dość szerokie, to nie ma żadnej wątpliwości, że muszą one jednoznacznie określać tego podatnika.

Zgodnie z art. 15 ustawy o VAT podatnikami są m.in. osoby fizyczne wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą. Ponieważ podatnikiem jest osoba fizyczna (a nie nazwa przedsiębiorstwa przez nią wymyślona), jej dane to imię i nazwisko. Zatem takie dane powinna zawierać faktura sprzedaży lub kosztowa, dokumentująca operację gospodarczą wykonywaną przez przedsiębiorstwo osoby fizycznej. Należy się więc zgodzić całkowicie ze stanowiskiem prezentowanym przez Urząd Skarbowy Warszawa-Ursynów w interpretacji z 25 maja 2006 r. (1438/443/92-40/2006/AO), w której czytamy: „Przedsiębiorca prowadzący działalność jednoosobowo jako osoba fizyczna winien podawać na fakturach imię i nazwisko oraz adres zamieszkania. Powyżej wymienione dane zawarte są bowiem w zgłoszeniu rejestracyjnym w zakresie podatku od towarów i usług ww. podmiotów (VAT-R) i obok numeru identyfikacji podatkowej (NIP) stanowią podstawowe elementy identyfikacji podatnika zarejestrowanego dla potrzeb tego podatku”.

Oczywiście przedsiębiorca może podawać na fakturze wiele dodatkowych danych, w tym m.in. wymyśloną przez siebie wirtualną nazwę firmy. Taka faktura będzie całkowicie poprawna pod względem formalnym. Czy jednak zawarcie w fakturze tylko nazwy przedsiębiorstwa osoby fizycznej (bez imienia i nazwiska) powoduje negatywne skutki dla sprzedawcy lub nabywcy? Moim zdaniem nie powinno. Jeżeli taką fakturę wystawił sprzedawca, to mimo jej niepoprawności nie będzie rodzić negatywnych konsekwencji, o ile zostanie prawidłowo rozliczona w VAT oraz podatku dochodowym. Nie powinien mieć też problemów nabywca, o ile dane wystawcy faktury będą w pełni identyfikowalne (myślę tu w szczególności o NIP i adresie zamieszkania). Art. 88 ustawy o VAT nie wymienia bowiem faktu podania niepełnych danych sprzedawcy jako pozbawiającego nabywcę prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Moim zdaniem także wtedy, gdy zamiast miejsca zamieszkania podane będzie miejsce wykonywania działalności wystawcy, to i tak będzie on łatwy do zidentyfikowania (według numeru NIP) i faktura taka pozwoli odliczyć VAT. Zatem niepoprawność danych dotyczących braku imienia i nazwiska na fakturze oraz podania miejsca wykonywania działalności gospodarczej zamiast miejsca zamieszkania nie powoduje negatywnych skutków u sprzedawcy i nabywcy. To ważne, bo sytuacje takie w praktyce nie zdarzają się rzadko. Często bowiem przedsiębiorcy przy operacjach gospodarczych celowo nie zamierzają „chwalić się” swoim imieniem i nazwiskiem, a zwłaszcza miejscem zamieszkania.

O tym czy można zaliczyć wydatek do kosztów i odliczyć VAT, decyduje przeznaczenie zakupów na potrzeby działalności

Jeśli zostały wykorzystane w innych celach, nie pomoże wystawiona na firmę faktura.

Ewidencje podatkowe muszą być prowadzone zgodnie ze stanem rzeczywistym. Jeśli więc przedsiębiorca nabył określony towar lub usługę z zamiarem wykorzystania ich w działalności gospodarczej, ale przeznaczył na potrzeby osobiste, nie powinien wydatku rozliczać w kosztach. Tym bardziej nie powinien odliczać VAT z faktury dokumentującej ten zakup.

Bardzo często taka sytuacja ma miejsce przy leasingu samochodów osobowych. Przedsiębiorca osoba fizyczna zawiera umowę leasingową i wykorzystuje auto w działalności gospodarczej. Rozlicza czynsz inicjalny i kolejne raty leasingowe w kosztach podatkowych, odlicza częściowo VAT (maksymalnie 60 proc. z każdej faktury i nie więcej w sumie niż 6000 zł). Jednak gdy dochodzi do wykupu pojazdu i wystawiana jest ostatnia faktura na dostawę, przedsiębiorca dochodzi do wniosku, że nie będzie go używał dalej w działalności, ponieważ zamierza podpisać nową umowę leasingową na kolejny pojazd. Takiej faktury nie ujmuje w żadnej ewidencji, ponieważ zakup nie będzie służył działalności gospodarczej.

Należy zwrócić uwagę, że w tym szczególnym wypadku nie stosuje się art. 23d lub 23h ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (lub odpowiednio art. 17d lub 17h ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych w przypadku gdy leasingodawcą jest osoba prawna). Przepisy te skutecznie zniechęcają firmy leasingowe do sprzedaży leasingowanej rzeczy osobom trzecim (innym niż korzystający) po zakończeniu umowy. W takiej sytuacji przychodem ze sprzedaży jest zawsze wartość rynkowa (a nie odbiegająca od tej wartości kwota wymieniona na fakturze).

Jednak w opisanym wcześniej przypadku nabywcą jest leasingobiorca. Przeznaczenie przez niego leasingowanej rzeczy na potrzeby własne nie ma żadnego wpływu na rozliczenie umowy po stronie leasingodawcy. Jeśli wystawi fakturę zupełnie poprawnie, tzn. wpisując imię i nazwisko oraz adres zamieszkania przedsiębiorcy, nie będzie miał żadnej informacji o tym, w jaki sposób nabywca ten zakup rozliczy (czy w działalności, czy nie). Wiedza ta sprzedawcy nie jest zresztą do niczego potrzebna.

Również po stronie korzystającego przeznaczenie pojazdu na potrzeby własne, i to już w momencie jego wykupu, nie powoduje jakichkolwiek zmian w dotychczas zaksięgowanych kosztach lub odliczeniach VAT. Należy zwrócić przy tym uwagę, że przedsiębiorca wprowadzając samochód do prywatnego majątku, może nadal go wykorzystywać na potrzeby działalności. Będzie musiał jednak zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Jest to warunek rozliczenia wydatku w kosztach podatkowych. Jeśli sprzeda go po sześciu miesiącach (licząc od ostatniego dnia miesiąca, w którym nabył pojazd), nie będzie musiał płacić podatku dochodowego. Samochód nigdy bowiem nie stanowił majątku firmy, a przy sprzedaży po sześciu miesiącach nie wystąpi też przychód ze zbycia majątku prywatnego.

W przypadku wprowadzenia pojazdu do ewidencji środków trwałych wystąpi przychód z jego sprzedaży opodatkowany jak inne przychody z działalności gospodarczej.

Opisana możliwość rezygnacji przez przedsiębiorcę z ujmowania w kosztach zakupów dotyczy oczywiście wszystkich nabywanych towarów i usług, które nie mają służyć działalności. Takie zachowanie jest wręcz obowiązkiem podatnika, ponieważ nie może zaliczyć wydatku do kosztów (i odliczyć VAT), jeżeli zakup jest przeznaczony na cele osobiste. Sposób wystawienia faktury nie ma na to żadnego wpływu.

Przedsiębiorca może zdecydować o przeznaczeniu towaru już w momencie zakupu. Wtedy od razu nie ujmie faktury w księdze podatkowej i nie odliczy VAT. Może też się zdarzyć, że wprowadzi fakturę do ewidencji i odliczy VAT, a dopiero po jakimś czasie zmieni zdanie o przeznaczeniu towaru. Skutki podatkowe takiego działania będą w praktyce takie jak przy pominięciu danej faktury w ewidencji. Przeznaczając towar na cele osobiste, powinien wystawić fakturę wewnętrzną i naliczyć VAT należny. Jednocześnie powinien pomniejszyć koszty podatkowe o wartość towaru.

Autor jest doradcą podatkowym w Kancelarii Doradztwa Podatkowego Pama s.c.