Wtedy wydatki na remont zwiększą wartość początkową składnika majątku, która jest podstawą jego amortyzacji.
O tym co jest firmowym środkiem trwałym, mówi art. 22a ust. 1 ustawy o PIT oraz art. 16a ust. 1 ustawy o CIT. Jednym z kryteriów jest to, aby składniki majątku były „kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania”. Oznacza to, że przedsiębiorca nie może wprowadzić do ewidencji środków trwałych rzeczy, z których nie może jeszcze korzystać. Przykładowo komputera, który nie jest wyposażony w niezbędne do jego używania oprogramowanie.
W takim wypadku wydatki na przystosowanie danej rzeczy do działalności (także na remont) powinny być poniesione jeszcze przed wprowadzeniem jej do ewidencji środków trwałych. Zwiększą one jej wartość początkową. Jak wynika bowiem z art. 22g ust. 3 ustawy o PIT (art. 16g ust. 3 ustawy o CIT), wartość początkowa środka trwałego obejmuje również koszty związane z jego nabyciem, naliczone do dnia przekazania do używania. Przepis ten wymienia tylko przykładowo koszty zwiększające wartość początkową środka trwałego, co oznacza, że składają się na nią również inne wydatki. Także te, które były niezbędne, aby uznać urządzenie za „kompletne i zdatne do użytku”. Dotyczy to więc również nakładów na remont. Wydatki na jego przeprowadzenie nie mogą być w takim wypadku bezpośrednio zaliczone do kosztów, zwiększają bowiem podstawę amortyzacji, od której naliczamy odpisy.
Potwierdza to wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 2 grudnia 1998 r. (I SA/Gd 373/97), w którym czytamy: „wszelkie nakłady na remont lokalu użytkowego, nieujętego w ewidencji środków trwałych spółki, nie mogą być uznane jako koszt uzyskania przychodu, zwiększają one jedynie wartość środka trwałego, i będą mogły być rozliczone w formie odpisów amortyzacyjnych dopiero po ujęciu tego środka trwałego w ewidencji środków trwałych spółki”.
Inaczej będzie, gdy prace remontowe zostały przeprowadzone już w trakcie eksploatacji środka trwałego (po wprowadzeniu go do ewidencji). Wtedy wydatki na remont są zaliczane bezpośrednio do kosztów (nie ma znaczenia ich wartość). Natomiast nakłady na ulepszenie (powyżej 3500 zł w ciągu roku) powiększają wartość początkową środka trwałego i mogą być zaliczone do kosztów jedynie poprzez odpisy amortyzacyjne.
Jak stwierdził Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 11 maja 2000 r. (I SA/Wr 2915/ 98): „Kwalifikacja prac budowlanych do remontu czy też modernizacji zawsze musi wiązać się z ustaleniem przyczyn robót. Inaczej zakwalifikowane są prace, których przyczynę stanowi zmiana funkcji pomieszczenia, podniesienie jego standardu, inaczej gdy tą przyczyną jest naprawa istniejących, awaryjnych urządzeń, przy okazji której zastosowano lepsze materiały i urządzenia”.
