Wydatek na towar to koszt uzyskania przychodów. Jeśli nie uda się go sprzedać, „wyrzucamy” go z kosztów w najbliższym remanencie.
– Czy wpisanie towaru do księgi automatycznie oznacza, że wydatek na jego zakup staje się kosztem podatkowym? Czy też towar trzeba zaksięgować, ale z zaliczeniem do kosztów trzeba czekać na fakturę? – pyta czytelnik DF.
Rzeczywiście, po zestawieniu przepisów o zaliczaniu wydatków do kosztów i księgowaniu towarów można mieć wątpliwości.
Z art. 22 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że firmy prowadzące księgę przychodów i rozchodów potrącają koszty w roku poniesienia. Wyjątki dotyczą tych, którzy stosują metodę memoriałową (tak jak w księgach rachunkowych), ale takich jest niewielu. Większość prowadzi księgę metodą uproszczoną i zalicza wydatki do kosztów w momencie poniesienia. Czyli – zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów z 1 lutego 2007 r. – w dniu wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu będącego podstawą księgowania.
Z kolei rozporządzenie ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej rozporządzenie MF) mówi, że towary trzeba zaksięgować od razu po ich otrzymaniu (najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży). Wyjątki od tej zasady określono w § 30 rozporządzenia MF, np. u podatników prowadzących przedsiębiorstwo wielozakładowe oraz prowadzących księgowość na zasadach przewidzianych dla biur rachunkowych (mogą wpisywać wydatki do 20 dnia następnego miesiąca).
Co w sytuacji, gdy przedsiębiorca dostanie towar bez faktury? Też musi go zaksięgować. Robi to na podstawie opisu, który powinien zawierać:
- imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy,
- ilość i rodzaj towaru,
- cenę jednostkową i jego wartość (iloczyn ilości i ceny jednostkowej),
- podpis osoby, która przyjęła towar,
- datę przyjęcia,
- numer pozycji księgi, pod którą wpisano kupiony towar.
Opis przechowuje jako dowód zakupu wraz z nadesłaną później fakturą. Nie trzeba go sporządzać, jeżeli zakup jest udokumentowany specyfikacją dostawcy, która spełnia określone wymogi. Jeśli wartość towaru z opisu różni się od kwoty podanej na fakturze, musimy zaksięgować różnicę.
Rozporządzenie mówi też, że towar księgujemy na podstawie faktury, jeśli otrzymamy ją w tym samym miesiącu. Trochę kłóci się to z wymogiem księgowania towaru w momencie otrzymania. Nie wiadomo bowiem, czy mamy czekać z wpisem do końca miesiąca? Chyba nie, bo towar trzeba ująć w księdze „niezwłocznie” po otrzymaniu. Ewentualną różnicę między fakturą a opisem księgujemy osobno.
Czy wydatek na towar staje się kosztem już w momencie jego otrzymania? Wydaje się, że tak (patrz ramka). Wpisujemy go w kolumnie 10 księgi, jeśli sprzedamy, wykazujemy przychód, a jeśli nie, pomniejsza koszty w remanencie.
Bożena Nowicka doradca podatkowy w Doradca Grupa Finans-Servis w Lublinie
Moment poniesienia kosztu to dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę jego zaksięgowania. Moim zdaniem, gdy podatnik nie ma jeszcze faktury, takim „innym dowodem” uprawniającym do zaliczenia wydatku do kosztów jest sporządzony samodzielnie opis otrzymanego towaru. Może to być też specyfikacja dostawcy albo dowód wydania towaru z magazynu (dokument WZ). Na podstawie takiego dokumentu wpisujemy wartość nabytego towaru w kolumnie 10 księgi przychodów i rozchodów. Taki wydatek możemy uwzględnić przy wyliczaniu miesięcznej zaliczki na podatek dochodowy. Możliwość zaliczenia go do kosztów uzyskania przychodów nie jest bowiem uzależniona od tego, czy otrzymaliśmy fakturę. Dodatkowo z rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wynika, że decydujące znaczenie ma tu moment otrzymania towarów.
