Jeśli wyjazd jest firmowy, wydatki zaliczamy do kosztów

Jeśli pracownik wyjeżdża w interesach, pracodawca może wrzucić w koszty wydatki związane z podróżą. Nawet wtedy, gdy przekraczają limity określone w rozporządzeniach ministra pracy i polityki społecznej. Wyjątek dotyczy wydatków na używanie samochodu. Tu kosztem podatkowym są tylko kwoty nieprzekraczające limitu kilometrówki.

Urzędy skarbowe bacznie się przyglądają kosztom wyjazdów. Dlatego musimy udowodnić, że załatwialiśmy sprawy firmowe. Warunek jest zawsze ten sam -wydatki muszą być związane z przychodami. Łatwo ten związek wykazać, gdy wyjazd został uwieńczony wielomilionowym kontraktem. Trudniej, gdy nie przyniósł żadnych wymiernych efektów. Ale nawet wtedy nie stoimy na straconej pozycji.

Jak bowiem stwierdził Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 18 grudnia 1996 r. (I SA/Po 832/96): "Generalnie niewłaściwe są te rozstrzygnięcia organów podatkowych, które nie uznają za koszt uzyskania przychodów wydatków na podróże służbowe odbywane w celu podpisania kontraktu, do którego realizacji nie doszło. Na podmiocie gospodarczym jednak w takich sytuacjach ciąży obowiązek przynajmniej uprawdopodobnienia, że odbywane podróże zagraniczne pozostawały w określonym związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Podatnik może to uprawdopodobnić, np. poprzez wykazanie prowadzenia negocjacji (np. zaproszenie do ich prowadzenia, wstępne oferty czy też porozumienia), które miały na celu powstanie lub zwiększenie przychodu i jednocześnie poniesienie tych wydatków, z racjonalnego punktu widzenia, miało doprowadzić do zawarcia kontraktu, a tym samym osiągnięcia przychodu".

Musimy więc szczegółowo udokumentować wyjazd w interesach. Jeśli tego nie zrobimy, mamy małe szanse na odliczenie wydatków. Tak wynika z wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z20 marca1998 r. (ISA/Gd828/96), w którym czytamy: "Strona powinna wykazać, a co najmniej uprawdopodobnić, że wydatek został poniesiony w celu osiągnięcia przychodu. Do zaakceptowania stanowiska podatnika nie jest wystarczające ogólnikowe powoływanie się przez stronę naprowadzenie negocjacji, które nie zakończyły się zawarciem kontraktu. Nie sposób założyć, że strona ograniczyła się do kontaktów osobistych z przedstawicielami kontrahenta zagranicznego, a nie zachowała żadnej korespondencji, faksów, rachunków telefonicznych, ofert, umowy przedwstępnej itp. W tym stanie rzeczy samo twierdzenie dyrektora spółki o prowadzeniu negocjacji, które miały przynieść efekt w postaci kontraktu na wykonanie robót budowlanych, nie jest wystarczające".

Oprócz faktur, rachunków i biletów zbierajmy więc wszystkie dowody potwierdzające, że w trakcie wycieczki załatwialiśmy sprawy zawodowe. Mogą to być pisemne analizy, zaproszenie do negocjacji, wstępne oferty, oświadczenia partnerów, potwierdzające przykładowo, że miało miejsce badanie rynku zbytu bądź że doszło do spotkania z potencjalnymi kontrahentami. Przyda się każdy dokument.

W kosztach można też rozliczyć wyjazdy zleceniobiorcy, prezesa, menedżera, współpracującego członka rodziny. Nie ma tu ograniczeń kwotowych (poza wydatkami na samochód osobowy). Trzeba jednak pamiętać o udokumentowaniu wydatków i ustaleniu szczegółowych zasad ich zwrotu. Przypomniał o tym Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 10 grudnia 2003 r. (I SA/Gd 1618/00). Sąd stwierdził, że nie ma przeszkód prawnych, aby zleceniodawca pokrył koszty, jakie zleceniobiorca poniósł w związku z wykonaniem danego zlecenia. Podkreślił jednak: "jeżeli zostaje zawarta pisemna umowa-zlecenie i w tej właśnie formie określony zostaje przedmiot umowy oraz przysługujące zleceniodawcy wynagrodzenie, to w tej samej formie strony powinny, dla celów dowodowych, w pojęciu prawa podatkowego, sprecyzować, czy w ramach otrzymywanego przez zleceniobiorcę wynagrodzenia sam zleceniobiorca ma obowiązek ponoszenia kosztów, np. wyjazdów związanych z wykonaniem umowy-zlecenia czy używania własnego samochodu, czy też koszty te ponosić będzie zleceniodawca".

Jeśli osoba wykonująca dla nas służbowe zadanie podróżuje samochodem osobowym, kosztem mogą być tylko wydatki nieprzekraczające limitu kilometrówki. Wylicza się go mnożąc liczbę przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr. Aby ustalić, ile auto przejechało, trzeba prowadzić ewidencję jego przebiegu. Jeżeli nie mamy takiej ewidencji, wydatki naużywanie samochodu nie mogą być kosztem.

Kto powinien prowadzić ewidencję? Wydaje się, że zleceniobiorca (tak też wynika z art. 23 ust. 5 updof), bo to on najlepiej wie, gdzie jeździ swoim autem.

Organy podatkowe nie zgadzają się na rozliczenie w kosztach wydatków na podróże członków rady nadzorczej. Argumentem jest art.16 ust. 1 pkt 38a updop, z którego wynika, że kosztem są tylko ich wynagrodzenia. Jak stwierdził minister finansów w piśmie z 22 września 2003 r. (odpowiedź na zapytanie poselskie), odliczyć można wynagrodzenie wypłacone członkowi rady nadzorczej z tytułu pełnionej funkcji, natomiast inne wydatki niebędące świadczeniami z odrębnego stosunku cywilnoprawnego, takie jak rozliczenie delegacji, nie mogą być kosztem podatkowym. Tak też uważa Pomorski Urząd Skarbowy (interpretacja z 7 marca br., DP/423-0204/06/AK).

Inaczej będzie, gdy po prostu zwiększymy wynagrodzenie członków rady nadzorczej (o przewidywane wydatki na podróże).

W kosztach rozliczymy również wydatki związane z wyjazdem osoby współpracującej. Ale diety tylko do wysokości wynikającej z rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej - tak wynika z art. 23 ust. 1 pkt 52 updof.