Urzędnik może skontrolować od razu, gdy zauważy nieprawidłowości

Spontaniczną kontrolę można przeprowadzić jednak tylko w wyjątkowych sytuacjach, np. wtedy, gdy pracownik urzędu przyłapie handlowca na sprzedaży bez kasy fiskalnej.

Rutynowa kontrola rozpoczyna się od doręczenia upoważnienia, które określa jej zakres. Jeżeli więc dotyczy podatku dochodowego, to nie można przy okazji weryfikować podatku VAT. Pracownik urzędu musi też okazać legitymację służbową. Formalności te załatwia z kontrolowanym albo z reprezentującą go osobą.

Przedstawicieli fiskusa nie musimy bowiem podejmować osobiście. Naszego reprezentanta trzeba zgłosić pisemnie naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu w sprawie opodatkowania podatkiem dochodowym. Jeżeli tego nie zrobimy, po wszczęciu kontroli musimy wskazać przedstawiciela na czas naszej ewentualnej nieobecności.

Jak podkreśliło Ministerstwo Finansów w piśmie z 12 lipca 2005 r. (SP1/768/033-235/1584/04/AA), niedopełnienie tego obowiązku (niewskazanie pełnomocnika na czas nieobecności) zagrożone jest, na podstawie art. 60§ 7 kodeksu wykroczeń, karą grzywny nie niższą niż 1000 zł.

Jeżeli kontrolowana jest osoba prawna (np. spółka z o.o.) lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej (np. stowarzyszenie), upoważnienie wręcza się członkowi zarządu, wspólnikowi lub innej uprawnionej osobie.

Jeśli w firmie nie ma podatnika albo jego przedstawiciela, kontroler wysyła mu wezwanie. Powinien się stawić w miejscu kontroli po upływie 7 dni od jego doręczenia. Absencja nic nie pomoże, bo i tak po tym terminie kontrola się rozpocznie. Chyba że nie ma takiej fizycznej możliwości, np. sprawdzający nie może dostać się do dokumentów. Wtedy kontrolę trzeba zawiesić.

Kontrolę można też rozpocząć bez upoważnienia. Wystarczy, że kontroler okaże legitymację służbową. Musi jednak dostarczyć w ciągu 3 dni upoważnienie. Jeżeli nie zdąży w tym terminie, dokumenty z czynności kontrolnych nie stanowią dowodu w postępowaniu podatkowym. Chyba że nie można ustalić danych identyfikujących kontrolowanego (wtedy upoważnienie doręczane jest dopiero po ich ustaleniu).

Do końca ubiegłego roku do rozpoczęcia kontroli na legitymację potrzebny był właściciel firmy albo jego pełnomocnik. Jak podkreśliło Ministerstwo Finansów w piśmie z 12 lipca 2005 r. (SP1/768/033235/1584/04/AA): "okazanie legitymacji służbowej pracownikowi (np. kierowcy, sprzedawcy), który nie jest uprawniony do reprezentowania (zastępowania) kontrolowanego lub prowadzenia jego spraw, nie prowadzi do skutecznego wszczęcia kontroli podatkowej".

Od 1 stycznia kontrolę bez upoważnienia można rozpocząć w obecności pracownika (lub innej osoby wykonującej w miejscu kontroli czynności na rzecz sprawdzanego, np. zleceniobiorcy).

Kiedy można kontrolować na legitymację? Wtedy, gdy okoliczności faktyczne uzasadniają niezwłoczne podjęcie czynności kontrolnych. Przepisy wymieniają tu dwie sytuacje - gdy istnieje ryzyko utraty materiału dowodowego lub uzasadnione prawdopodobieństwo popełnienia przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego. Ale wymieniają tylko przykładowo, a pojęcie "okoliczności faktyczne uzasadniają niezwłoczne podjęcie kontroli" daje urzędom duże pole manewru.

Wydaje się, że możliwość ta powinna być stosowana wtedy, gdy przedstawiciele fiskusa przyłapią podatnika na gorącym uczynku (np. sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej), a zwłoka mogłaby ułatwić zatarcie śladów.

Do naszej firmy mogą też zapukać inspektorzy z urzędu kontroli skarbowej. Działają oni na podstawie ustawy z 28 września 1991 r. o kontroli skarbowej (dalej uks). Powinni jednak stosować także przepisy ordynacji podatkowej - w zakresie nieuregulowanym we własnej ustawie.

Kiedy rozpoczyna się kontrola skarbowa? Art. 13 ust. 2 uks mówi wyraźnie: datą wszczęcia postępowania kontrolnego jest dzień doręczenia kontrolowanemu postanowienia.

Jeśli w ramach postępowania przeprowadzana jest kontrola podatkowa, potrzebne jest upoważnienie. Ale także pracownicy urzędu kontroli skarbowej mogą działać spontanicznie. Jeżeli okoliczności faktyczne uzasadniają niezwłoczne podjęcie kontroli, można ją rozpocząć pokazując służbową legitymację (oraz znaki identyfikacyjne). Nie zwalnia to oczywiście z obowiązku doręczenia w ciągu 3 dni postanowienia o wszczęciu postępowania kontrolnego oraz upoważnienia do przeprowadzenia kontroli podatkowej.

- Wydaje się jednak, że pracownicy urzędu kontroli skarbowej nie mogą zacząć kontroli pod nieobecność podatnika lub działającej w jego imieniu osoby - mówi Wojciech Pietrasiewicz, doradca podatkowy z Baker & McKenzie. - Wprawdzie do postępowania kontrolnego stosuje się przepisy ordynacji podatkowej, ale tylko w zakresie nieuregulowanym w uks. A przecież art. 13 uks określa, w jakich okolicznościach można rozpocząć kontrolę na legitymację.

I mówi, że jest to możliwe tylko w obecności podatnika, członka zarządu, wspólnika, innej upoważnionej osoby lub wyznaczonego na czas kontroli przedstawiciela. Nie ma tu nic o wszczęciu kontroli w obecności pracownika lub innej osoby wykonującej w miejscu kontroli czynności na rzecz podatnika, np. zleceniobiorcy.

Po wszczęciu kontroli nie możemy skorygować deklaracji i złożyć wniosku o wiążącą interpretację prawa podatkowego. Czy urząd może jednak przyjść na kontrolę do podatnika, który wcześniej zapytał o wykładnię przepisów? Na ten temat wypowiedział się minister finansów w piśmie z 9 marca 2005 r. (odpowiedź na interpelację poselską).

Stwierdził w nim stanowczo: "przesłanką wszczęcia i prowadzenia kontroli podatkowych nigdy nie było i nie jest złożenie wniosku o interpretację przepisów prawa podatkowego".

Ale dalej czytamy: "Żaden przepis prawa nie zakazuje jednak organom podatkowym wszczynania kontroli podatkowej w sytuacji złożenia wniosku o interpretację. W praktyce mogą więc wystąpić pojedyncze przypadki zbiegu kontroli i postępowania w sprawie interpretacji przepisów prawa podatkowego (...) Nie należy jednak tego utożsamiać z celowym działaniem organu podatkowego". Podsumowując wypowiedź ministra - złożenie wniosku o interpretację nie powoduje wszczęcia kontroli. Jeżeli jednak tak się zdarzy, to wskutek zbiegu okoliczności, a nie celowego działania fiskusa.

Wydaje się, że takie praktyki nie powinny mieć miejsca na terytorium Izby Skarbowej w Kielcach. W decyzji z 10 lipca 2006 r. (PP1-443/83/2006) przyznała rację podatnikowi, który skarżył interpretację Drugiego Urzędu Skarbowego w Kielcach.

Sprawa wyglądała tak: spółka komandytowa zapytała w styczniu o rozliczenie podatku VAT. Urząd 4 kwietnia wszczął w tej sprawie kontrolę, a 11 kwietnia wydał postanowienie, w którym stwierdził, że nie może odpowiedzieć na pytanie podatnika, ponieważ w firmie trwa kontrola. Tak nie można robić, co potwierdziła też izba skarbowa. Podkreśliła, że w dniu złożenia wniosku w firmie nie było kontroli. W związku z tym wniosek strony powinien być rozpatrzony merytorycznie, czego wymaga zasada zaufania do organu podatkowego.

W piśmiennictwie podkreśla się jednak, że nieprawidłowości w doręczeniu upoważnienia powodują, iż nie dochodzi do skutecznego wszczęcia kontroli. Podatnik może więc argumentować, że czynności kontrolne są nieważne ("Postępowanie przed organami skarbowymi" pod red. D. Malinowskiego, Difin 2007, s. 43). Warto też przypomnieć, że Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu w wyroku z 5 maja 2005 r. (I SA/Wr986/03) stwierdził: "Kontrola podatkowa przeprowadzona na podstawie upoważnienia udzielonego przez podmiot nieuprawniony nie wywołuje żadnych skutków prawnych i nie może być podstawą innych czynności organu podatkowego".

Ustawodawca używając klauzuli generalnej "okoliczności faktyczne uzasadniające niezwłoczne podjęcie czynności kontrolnych", wskazuje z jednej strony, że kontrolę na legitymację można rozpocząć tylko w szczególnych okolicznościach, z drugiej - daje dość dużą swobodę kontrolującym. Procedura taka jest stosowana najczęściej wtedy, gdy pracownik urzędu zauważy nieprawidłowości, np. nie dostanie paragonu podczas wizyty w sklepie. Wiele spontanicznych kontroli jest przeprowadzanych na podstawie donosów, których autorami są często zwalniani pracownicy. Mogą przykładowo poinformować o transakcji, która nie jest uwzględniana w księgach firmy, a ma wpływ na jej wynik podatkowy. W takiej sytuacji kontrolujący mogą niezwłocznie podjąć czynności kontrolne, obawiając się zniszczenia dowodów, np. umowy czy korespondencji między kontrahentami.

Trzeba jednak wyraźnie podkreślić - kontrola na legitymację jest możliwa, ale zawsze w ciągu 3 dni urzędnicy muszą dostarczyć upoważnienie. Uważam, że jeśli tego nie zrobią, można zakwestionować materiał dowodowy zebrany w trakcie czynności przeprowadzonych z naruszeniem tego obowiązku.