Procedura sądowo-administracyjna, tak jak każde inne przepisy procesowe, określa zasady dotyczące terminów, ich obliczania, a także przywracania. Ich znajomość może okazać się zbawienna w sporze z urzędnikami, zwłaszcza skarbówki. Podatnik, który wie ile czasu ma na złożenie np. skargi na decyzję podatkową i jak liczy się terminy, raczej nie zamknie sobie drogi do sądu administracyjnego. A ten, który popełni błąd i spóźni się z pismem, będzie wiedział jak optymalnie skorzystać z ustawowej szansy na jego naprawienie.

Wyznaczony przez sąd lub przewodniczącego

Postępowanie przed sądami administracyjnymi szczegółowo określa zasady dotyczące biegu tzw. terminu sądowego. Jest to termin wyznaczony przez sąd lub przewodniczącego. Bieg takiego termin rozpoczyna się od ogłoszenia postanowienia lub zarządzenia w tym przedmiocie. A jeśli ustawa przewiduje doręczenie z urzędu - od jego doręczenia.

Warto zwrócić uwagę, że ustawodawca podchodzi o terminów sądowych dość elastycznie. Z przepisów wynika, że przewodniczący może je przedłużyć, a nawet skrócić. Przy czym przedłużyć termin sądowy można z ważnej przyczyny z urzędu lub na wniosek strony zgłoszony przed upływem terminu. Skrócenie może natomiast nastąpić na wniosek strony i nie wymaga szczególnych okoliczności.

Zasadniczo terminy z procedury sądowo-administracyjnej oblicza się według przepisów prawa cywilnego >patrz ramka . Z tym zastrzeżeniem, że jeżeli ostatni dzień terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, to za ostatni jego dzień uważa się następny dzień po dniu lub dniach wolnych od pracy.

Przykład

Jeżeli ostatni dzień na złożenie skargi do sądu wypada w sobotę, to skarżący będzie miał czas na nadanie pisma ze skargą (np. na poczcie) w poniedziałek.

Poczta i konsul

Pism do sądów administracyjnych nie trzeba składać osobiście w biurze podawczym. Skargę i inne ważne dla procesu dokumenty wolno też wysłać. I w praktyce można czekać z tym do ostatniej chwili. Wynika to z pewnego domniemania przewidzianego przez ustawodawcę. Mówiąc prościej: skorzystanie z usług określonego podmiotu i oddanie mu pisma zgodnie z prawem o postępowaniu przed sądami administracyjnymi będzie równoznaczne z wniesieniem go do sądu. I to niezależnie od tego ile czasu taka przesyłka (np. ze skargą) będzie wędrować do adresata.

Na zachowanie terminu można liczyć w przypadku oddania pisma:

1. w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe,

2. placówce pocztowej operatora świadczącego pocztowe usługi powszechne w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej, Konfederacji Szwajcarskiej lub państwie członkowskim Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – stronie umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym,

3. polskim urzędzie konsularnym,

4. przez żołnierza w dowództwie jednostki wojskowej,

5. przez osobę pozbawioną wolności w administracji zakładu karnego lub aresztu śledczego,

6. przez członka załogi polskiego statku morskiego u kapitana statku.

Nie warto korzystać z firmy kurierskiej

W tym miejscu warto wskazać na kilka istotnych szczegółów. Przede wszystkim, z domniemania oddania przesyłki w terminie nie będzie można korzystać w przypadku wysłania skargi np. kurierem czy faksem. Jeśli firma kurierska nie wywiąże się z umowy i pismo trafi do sądu po terminie, to może to zamknąć drogę sądową.

Oczywiście nadal jednym z najpopularniejszych sposobów komunikowania się z sądami, w tym administracyjnymi, są przesyłki pocztowe. Obecnie nie ma już znaczenia czy list jest nadawany w kraju, czy w innym państwie UE. Jest jednak jedno małe „ale"... Gdy pismo jest wysyłane z kraju, dla zachowania terminu znaczenie ma wybór operatora.

W jednym ze swoich tezowanych orzeczeń Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku uznał, że skoro rolę operatora wyznaczonego na lata 2016 – 2025 pełni Poczta Polska S.A., to nadanie przesyłki u operatora innego niż ten podmiot skutkuje zachowaniem terminu dopiero wówczas, gdy przed upływem terminu wpłynie ona do organu. Inaczej mówiąc, w takiej sytuacji zachowanie terminu ocenia się nie według daty nadania przesyłki, ale według daty jej wpływu (wyrok z 21 lipca 2016 r., II SA/Bk 277/16). Wyrok ten dotyczy co prawda procedury podatkowej, jednak regulacje są identyczne. I choć zapadł w konkretnej sprawie, to wybierając usługi pocztowe, w tzw. sytuacjach podbramkowych warto pamiętać o poglądzie białostockiego WSA. Wysyłając skargę ostatniego dnia terminu, lepiej wybrać Pocztę Polską.

Jest jeszcze jedna ważna kwestia. Przepisy nie wymagają nadawania pisma listem poleconym, ale w przypadku sporu lub problemów z doręczeniem przesyłki zwykły list postawi nadawcę na straconej pozycji.

Przykład

Nadając przesyłkę listem poleconym, nadawca otrzymuje tzw. zwrotkę z datą. Gdyby okazało się, że poczta zgubiła list lub postanowiła doręczyć go z Koluszek do Łodzi przez Alaskę, podatnik nie będzie miał problemu z udowodnieniem, że wszystko zrobił jak trzeba.

Ostatnia deska ratunku

Przepisy o terminach nie są tylko techniczną ozdobą. Skutki niedochowania terminu mogą być opłakane. Procedura mówi jasno: czynność w postępowaniu sądowym podjęta przez stronę po upływie terminu jest bezskuteczna.

Oczywiście ustawodawca nie jest tak bezwzględny, żeby nie przewidzieć furtki pozwalającej naprawić błąd. Jest nią instytucja przywrócenia terminu. Niestety jest to wyjątek obwarowany określonymi warunkami.

Przede wszystkim chodzi o sytuacje niezawinione. Sąd może na wniosek przywrócić termin, gdy podatnik nie wykona danej czynności w postępowaniu sądowym w określonym czasie, ale tylko bez swojej winy. Przywrócenie terminu nie jest dopuszczalne, jeżeli uchybienie terminu nie powoduje dla strony ujemnych skutków w zakresie postępowania sądowego.

Kolejną sprawą są ramy czasowe. Pismo z wnioskiem o przywrócenie terminu trzeba wnieść do sądu, w którym czynność miała być przeprowadzona, w ciągu siedmiu dni od momentu ustania przyczyny uchybienia terminu. Ponadto, w piśmie tym należy uprawdopodobnić okoliczności wskazujące na brak winy w uchybieniu terminu.

Powódź, pożar lub nagła choroba

I tu zaczynają się schody. Z orzecznictwa sądowego wynika, że sądy bardzo restrykcyjnie podchodzą do wniosków o przywrócenie terminu.

Sądy wskazują, że instytucja przywrócenia terminu ma charakter wyjątkowy i skorzystanie z niej nie jest możliwe, gdy strona postępowania dopuściła się choćby lekkiego niedbalstwa. Innymi słowy, przywrócenie terminu może mieć miejsce wtedy, gdy uchybienie nastąpiło wskutek przeszkody, której strona nie mogła usunąć, nawet przy użyciu największego w danych warunkach wysiłku. Jako niezawinione przyczyny sądy wskazują m. in.: stany nadzwyczajne, takie jak problemy komunikacyjne, klęski żywiołowe (powódź, pożar), czy nagłą chorobę strony lub jej pełnomocnika, która nie pozwoliła na wyręczenie się inną osobą.

W wyrokach wskazuje się też na wnioskowy charakter postępowania w tym zakresie. W praktyce oznacza to, że sąd administracyjny nie jest władny podjąć żadnych działań w tym zakresie z urzędu. Rozpoznając wniosek o przywrócenie terminu, sąd jest zobowiązany do podjęcia rozstrzygnięcia przede wszystkim na podstawie treści wniosku (podniesionych tam okoliczności faktycznych i racji prawnych) oraz dokumentów.

Trzeba więc mieć świadomość, że to do wnioskującego o przywrócenie terminu należy takie umotywowanie wniosku, ewentualnie dodatkowe poparcie swoich twierdzeń niezbędną dokumentacją, aby w sposób możliwe wyczerpujący i przekonujący uprawdopodobnić brak winy w niedochowaniu terminu.

Do kogo z wnioskiem

Wniosek o przywrócenie terminu do wniesienia skargi wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania są przedmiotem skargi. Zasadniczo w przypadku decyzji podatkowych będzie to dyrektor izby skarbowej.

Bardzo ważne jest to, że równocześnie ze złożeniem wniosku strona powinna wykonać czynność, której nie zrobiła w terminie.

Przykład

Jeśli podatnik spóźnił się ze złożeniem skargi, to wraz z wnioskiem o przywrócenie terminu do przeprowadzenia tej czynności musi złożyć sam środek zaskarżenia, czyli skargę.

Po upływie roku od uchybionego terminu, jego przywrócenie jest dopuszczalne tylko w przypadkach wyjątkowych. Na postanowienie o przywróceniu terminu albo o odmowie jego przywrócenia przysługuje zażalenie.

podstawa prawna: ustawa z 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jedn. DzU z 2016 r., poz. 718 ze zm.)

Obliczanie terminów według prawa cywilnego

Zgodnie z kodeksem cywilnym: ? termin oznaczony w dniach kończy się z upływem ostatniego dnia; jeżeli początkiem terminu oznaczonego w dniach jest pewne zdarzenie, to nie uwzględnia się przy obliczaniu terminu dnia, w którym to zdarzenie nastąpiło, ? termin oznaczony w tygodniach, miesiącach lub latach kończy się z upływem dnia, który nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było - w ostatnim dniu tego miesiąca, ? jeśli termin oznaczony jest na początek, środek lub koniec miesiąca, to oznacza to pierwszy, piętnasty lub ostatni dzień miesiąca, ? termin półmiesięczny jest równy piętnastu dniom, ? jeżeli termin jest oznaczony w miesiącach lub latach, a ciągłość terminu nie jest wymagana, to miesiąc liczy się za 30 dni, a rok za 365 dni.

NSA o wyborze osoby odbierającej korespondencję

W jednym z najnowszych orzeczeń NSA odmówił przywrócenia terminu spółce, która tłumaczyła się błędem pracownika. Sąd uznał, że to skarżącą obciąża odpowiedzialność za wybór osoby, której powierzyła sprawy związane z obiegiem korespondencji. Decydując się na to, żeby zlecić odbiór korespondencji osobie, która była upoważniona do odbioru poczty bez swojego udziału, czyli faktycznego nadzoru, powinna być świadoma, że obciążają ją ewentualne negatywne skutki zaniechania. Zwłaszcza, że osoba reprezentująca spółkę, odbierając korespondencję, nie starała się dowiedzieć, w jakim dniu została ona doręczona, jak również – pomimo istnienia takich możliwości - nie podjęła innych kroków w celu ustalenia daty doręczenia. A to świadczy o braku należytej staranności przy prowadzeniu własnych spraw, co jest równoznaczne z dopuszczeniem się niedbalstwa, wykluczającego brak winy w niedochowaniu terminu na przeprowadzenie czynności procesowej (postanowienie NSA z 14 listopada 2016 r., I FZ 364/16).