Prowadzenie i gromadzenie dokumentacji związanej z rekrutacją pracowników

Dane kandydatów pod ochroną

Do gromadzenia CV do przyszłych rekrutacji potrzebna jest wyraźna zgoda kandydata oraz rejestracja zbioru w GIODO. Trzeba je przechowywać w sposób zapewniający ochronę danych.

– W każdym miesiącu otrzymujemy kilka CV przesyłanych zarówno tradycyjną pocztą, jak i e-mailem. Obecnie nie prowadzimy żadnej rekrutacji, ale nie jest to wykluczone w przyszłości. Czy otrzymane CV trzeba bezwzględnie niszczyć?

Możliwe są dwa rozwiązania – albo zniszczenie, albo przechowywanie. W drugim przypadku taki zbiór należy jednak zgłosić do GIODO.

Informacje podawane w CV są danymi osobowymi. Można je podzielić na dwa rodzaje:

– zgodne z art. 221 k.p. oraz

– zgłaszane przez kandydata z jego inicjatywy.

Zgodnie ze stanowiskiem generalnego inspektora ochrony danych osobowych [Stanowisko GIODO opublikowane w „Serwisie Prawno-Pracowniczym" nr 9/13 z 26 lutego 2013 r. str. 7 i nast.] zgoda kandydata do pracy na przetwarzanie jego danych osobowych nie jest potrzebna w zakresie danych wynikający z art. 221 k.p. Przepis ten stanowi bowiem wystarczającą podstawę do przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych w nim wskazanych. Wynika to z art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych, zgodnie z którym przetwarzanie danych jest dopuszczalne, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Natomiast jeśli kandydat podaje w CV inne dane, wówczas podstawą prawną do ich przetwarzania jest jego zgoda (art. 23 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy). Przykład: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w ofercie pracy dla potrzeb procesu rekrutacji zgodnie z ustawą z dnia 27.08.1997 r., Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 923 ze zm.". Ponadto, zgodnie z ww. stanowiskiem GIODO, jeżeli dane kandydata miałyby być przetwarzane podczas innych procesów rekrutacyjnych, potrzebna jest kolejna zgoda – na przetwarzanie podczas tych innych procesów. Zgoda musi być wyraźna i można ją odwołać w każdym czasie. Przykład: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez spółkę X danych osobowych zawartych w moim CV w celach związanych z organizowanymi w przyszłości naborami pracowników".

CV mogą tworzyć zbiór doraźny albo zwykły. Z tym pierwszym mamy do czynienia w sytuacji zbierania CV w związku z konkretną rekrutacją. Pracodawca nie ma wówczas obowiązku rejestrowania w GIODO zbioru danych kandydatów, jeżeli niezwłocznie po zakończeniu procesu rekrutacji usunie ich dane osobowe (tzw. zbiór doraźny, art. 2 ust. 3 ustawy). Taki obowiązek powstaje natomiast w razie stworzenia bazy kandydatów pod kątem przyszłych rekrutacji. Od kandydata należy wówczas uzyskać zgodę na przetwarzanie w tym celu jego danych. Konieczne jest też poinformowanie kandydata o okolicznościach przetwarzania danych osobowych. Po spełnieniu tych warunków można tworzyć zbiór pod kątem przyszłych rekrutacji. Taki zbiór podlega rejestracji w GIODO. W praktyce skutkiem rejestracji bywa kontrola GIODO u pracodawcy. Z tego względu firmy niechętnie tworzą takie zbiory.

podstawa prawna: ustawa o ochronie danych osobowych z 29 sierpnia 1997 r. (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 1182 ze zm.); art. 221 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 1502 ze zm.)

Elastycznie dwa w jednym

Łączenie różnych rodzajów pracy na jednym stanowisku może stanowić dla firmy źródło oszczędności. Nie jest przy tym konieczne przypisanie części etatów do każdego rodzaju aktywności.

– Zamierzamy zatrudnić pracownika, który byłby jednocześnie kadrowym i księgowym. Czy da się przy tym określić wymiar etatu kadrowego czy księgowego? Czy mimo to w umowie o pracę należy podzielić etat?

W wielu firmach pracownicy jednocześnie pracują jako kadrowy i księgowy. Takie połączenie można zorganizować na dwa sposoby. Po pierwsze, wprowadzić do struktury dwa stanowiska i przypisać im wymiary etatu. Wówczas z pracownikiem zawiera się dwie umowy o pracę i w każdej z nich zaznacza wymiar etatu. Drugim rozwiązaniem jest utworzenie jednego stanowiska do obsługi kadrowo-księgowej (spotyka się też stanowiska do obsługi kadrowo-płacowej, a administracją kadrową zajmuje się ktoś inny). Wówczas to sam pracownik lub jego przełożony będzie decydować, ile czasu w danym miesiącu czy dni należy poświęcić na kadry, a ile na księgowość. Nie ma wówczas obowiązku dzielenia etatu. Jest to bowiem jeden etat, przewidziany dla stanowiska o złożonych obowiązkach kadrowo-księgowych.

podstawa prawna: art. 22 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 1502 ze zm.)

Wykonanie czynności to jeszcze nie rezultat

W praktyce przeprowadzenie szkoleń powierza się na podstawie umów o dzieło. Niestety, już kilka razy sąd uznał takie kontrakty za zawarte niepoprawnie w miejsce umów-zleceń.

– Zamierzamy zlecić szkolenie BHP zewnętrznemu ekspertowi. Czy należy zawrzeć z nim  umowę o dzieło czy zlecenie?

Porównania umowy o dzieło ze zleceniem, które ma znaczenie dla praktycznego stosowania tych kontaktów, dokonał Sąd Najwyższy m.in. w wyrokach z 4 lipca 2013 r. (II UK 402/12), z 27 sierpnia 2013 r. (II UK 26/13) oraz z 18 kwietnia 2012 r. (II UK 187/11).

W wyroku z 4 lipca 2013 r. SN stwierdził, że rezultatem umowy o dzieło nie może być czynność, a jedynie jej wynik. Dzieło bowiem musi istnieć w postaci postrzegalnej, pozwalającej nie tylko odróżnić je od innych przedmiotów, ale też uchwycić istotę osiągniętego rezultatu. Natomiast wykonanie określonej czynności (szeregu powtarzających się czynności), bez względu na to, jaki rezultat przyniesie ta czynność, charakteryzuje umowy-zlecenia (gdy chodzi o czynności prawne – art. 734 § 1 k.c.) oraz umowy o świadczenie usług nieuregulowanych innymi przepisami (gdy chodzi o czynności faktyczne – art. 750 k.c.). W konsekwencji SN uznał w tym wyroku, że wykłady wygłaszane przez nauczyciela w szkołach dla dorosłych nie mogą być przedmiotem umowy o dzieło. Podobnie w orzeczeniu z 18 kwietnia 2012 r. SN przyjął, że umowy o przeprowadzenie pełnego szkolenia określonej liczby kandydatów na kierowców polegają na przeprowadzeniu wszystkich czynności niezbędnych do dopuszczenia uczestnika kursu do egzaminu państwowego, bez przyjęcia odpowiedzialności za rezultat. Oznacza to, że przedmiot takich umów odpowiada w pełni umowom o świadczenie usług, o których mowa w art. 750 k.c. (w praktyce zwanych również umowami-zleceniami), a nie o dzieło.

Warto zauważyć, że niektóre wykłady można realizować na podstawie umowy o dzieło. Będą to jednak te o twórczym charakterze, tj. uzależnione od osoby autora (tak SN w wyroku z 27 sierpnia 2013 r.). Także w innych wyrokach Sąd Najwyższy przyjmuje, że wykład o charakterze niestandardowym, niepowtarzalnym, spełniającym kryteria twórczego i indywidualnego utworu naukowego może być przedmiotem umowy o dzieło (uchwała SN z 14 lutego 2012 r., III UZP 4/11; wyroki SN z: 3 lipca 2007 r., II CSK 207/07; 28 listopada 2006 r., IV CSK 203/06 oraz 25 stycznia 2006 r., I CK 281/05).

Wydaje się, że standardowe szkolenie BHP nie ma twórczego charakteru i zawarta umowa o dzieło może zostać zakwestionowana np. przez ZUS.

podstawa prawna: art. 750 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (tekst jedn. z 2014 r., poz. 121 ze zm.)

Zakres czynności nie może poszerzać rodzaju pracy

Dokumenty związane z odpowiedzialnością za powierzone mienie są odrębne od zakresu czynności. Ich prawidłowość jest warunkiem skutecznego pociągnięcia podwładnych do odpowiedzialności.

– Pracownicy, których zatrudniamy w hurtowni, ponoszą odpowiedzialność za powierzone im towary. Czy w ich zakresach czynności należy wskazać, że jednym z obowiązków jest ta odpowiedzialność? Czy też będą oni odpowiadać bez takiego zapisu?