Prawidłowe funkcjonowanie spółek handlowych wymaga od osób odpowiedzialnych za prowadzenie ich spraw podejmowania określonych działań i decyzji. Do obowiązków o charakterze informacyjnym członków zarządu spółki zalicza się m.in. obowiązek zwoływania zgromadzenia wspólników albo walnego zgromadzenia, składania listy wspólników, prowadzenie księgi udziałów lub księgi akcyjnej. Niewywiązanie się z tych obowiązków skutkuje karami finansowymi.

Lista wspólników do sądu

Jednym z obowiązków członków zarządu spółki jest złożenie do sądu rejestrowego listy wspólników. Zgodnie z art. 166 kodeksu spółek handlowych członkowie zarządu spółki z o.o. mają obowiązek zgłosić spółkę do sądu rejestrowego. Do zgłoszenia należy dołączyć: umowę spółki, oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady zostały wniesione w całości przez wszystkich wspólników, a także dowód ustanowienia członków organów spółki z wyszczególnieniem składu osobowego – jeżeli o powołaniu członków organów spółki nie stanowi akt notarialny zawierający umowę spółki. Jednocześnie ze zgłoszeniem spółki należy złożyć podpisaną przez wszystkich członków zarządu listę wspólników (art. 167 § 2 k.s.h.). Lista powinna zawierać nazwiska i imiona lub firmy i nazwy wspólników, a także liczbę i wartość nominalną udziałów każdego z nich.

Zarząd spółki z o.o. zobowiązany jest także do prowadzenia księgi udziałów. Księga ta powinna zawierać: nazwisko i imię albo firmę i nazwę oraz siedzibę każdego wspólnika, adres, liczbę i wartość nominalną jego udziałów oraz informację o ustanowieniu zastawu lub użytkowania i wykonywaniu prawa głosu przez zastawnika lub użytkownika, a także zmianach dotyczących wspólników i przysługujących im udziałów. Po każdym wpisaniu zmiany do księgi udziałów obowiązkiem zarządu jest złożenie do sądu rejestrowego podpisanej przez wszystkich członków zarządu nowej listy wspólników. Nowa lista również powinna wymieniać liczbę i wartość nominalną udziałów każdego ze wspólników oraz zawierać wzmiankę o ustanowieniu zastawu lub użytkowania udziału.

Niezłożenie do sądu listy wspólników zagrożone jest grzywną do 20 tys. zł. Generalnie chodzi o przypadki, gdy lista nie zostanie złożona w terminie lub w ogóle nie zostanie złożona. Jeżeli jednak lista wspólników wpłynie do sądu po terminie, ale zanim sąd zdąży nałożyć grzywnę, to jej nałożenie nie będzie możliwe. Celem przepisów jest bowiem wyłącznie zmuszenie danej osoby do wywiązania się z ustawowego obowiązku, który w rzeczywistości został wypełniony, choć z uchybieniem terminowi.

Księgi muszą być rzetelne

Surowe grzywny grożą również członkom zarządu spółki lub jej likwidatorom za nieprowadzenie księgi udziałów lub księgi akcyjnej zgodnie z ustawowymi wymaganiami.

Jak przewiduje art. 188 k.s.h., to zarząd spółki z o.o. jest zobowiązany do prowadzenia księgi udziałów. Członkowie zarządu powinni wpisywać do niej: nazwisko i imię albo firmę i nazwę oraz siedzibę każdego wspólnika, adres, liczbę i wartość nominalną jego udziałów oraz ustanowienie zastawu lub użytkowania i wykonywanie prawa głosu przez zastawnika lub użytkownika, a także wszelkie zmiany dotyczące osób wspólników i przysługujących im udziałów.

W spółce akcyjnej zamiast księgi udziałów prowadzi się księgę akcyjną. Za jej prowadzenie – zgodnie z art. 341 § 1 k.s.h. – również odpowiedzialny jest zarząd spółki. Do księgi powinny być wpisywane: nazwisko i imię albo firma i nazwa oraz siedziba i adres akcjonariusza albo adres do doręczeń, wysokość dokonanych wpłat, a także – na wniosek osoby uprawnionej – wpis o przeniesieniu akcji na inną osobę wraz z datą wpisu.

Karalne jest nie tylko całkowite nieprowadzenie księgi udziałów lub księgi akcyjnej. Wysoka grzywna może zostać nałożona na członka zarządu spółki również wówczas, gdy księga prowadzona jest w nieprawidłowy sposób. W praktyce chodzi o przypadki, gdy do księgi wpisywane są niewłaściwe dane albo gdy niewpisywane są do niej informacje, które powinny się tam znajdować. Nie ma przy tym żadnego znaczenia, czy sprawca w jakikolwiek inny sposób dokumentuje okoliczności, jakie powinny być wpisywane do księgi udziałów lub księgi akcyjnej.

Zgromadzenia trzeba zwoływać

Na wysokie grzywny narażają się również członkowie zarządu spółki lub likwidatorzy, którzy nie zwołują zgromadzenia wspólników albo walnego zgromadzenia akcjonariuszy.

Odpowiedzialność majątkowa z tego tytułu grozi jedynie wówczas, gdy na zarządzie spółki ciąży obowiązek zwołania zgromadzenia wspólników albo walnego zgromadzenia akcjonariuszy. W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością obowiązek taki może wystąpić np. wówczas, gdy bilans sporządzony przez zarząd wykaże stratę przewyższającą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz połowę kapitału zakładowego (art. 233 k.s.h.), czy też w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego (art. 231 § 1 k.s.h.). Natomiast w przypadku spółki akcyjnej zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy powinno się odbyć w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego (art. 397 k.s.h.).

Niedopuszczalne jest nałożenie przez sąd grzywny, gdy zwołanie przez zarząd zgromadzenia wspólników czy akcjonariuszy pozostawione zostało wyłącznie do jego uznania. Jeżeli jednak z inicjatywą zwołania walnego zgromadzenia akcjonariuszy spółki publicznej występują akcjonariusze, to zarząd musi zamieścić ogłoszenie na stronie internetowej spółki oraz w sposób określony dla przekazywania informacji bieżących zgodnie z przepisami o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych. Jak wskazał Sąd Najwyższy w uchwale z 17 grudnia 2010 r. (III CZP 96/10), odmowa zamieszczenia ogłoszenia oznacza niezwołanie przez zarząd walnego zgromadzenia i może skutkować odpowiedzialnością majątkową przewidzianą w art. 594 § 1 pkt 3 k.s.h.

Sumienna współpraca z biegłymi

Do 20 tys. zł grzywny grozi również członkowi zarządu spółki lub likwidatorowi, który odmawia wyjaśnień osobie powołanej do rewizji lub nie dopuszcza jej do pełnienia obowiązków. Odpowiedzialność z tego tytułu grozi w każdym przypadku, w którym spółka handlowa zobowiązana jest poddać się rewizji finansowej.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami – np. art. 224 k.s.h. czy art. 67 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości – członkowie zarządu zobowiązani są m.in. do udzielania biegłemu rewidentowi wyjaśnień czy udostępniania do wglądu ksiąg i dokumentów. Odmowa wywiązania się z tego obowiązku czy też niedopuszczenie biegłego rewidenta do wykonywania obowiązków może skutkować wysoką grzywną. Kara nie zostanie nałożona, gdy np. członek zarządu jedynie utrudnia kontrolę.

Sąd rejestrowy może ukarać członka zarządu spółki z o.o. lub spółki akcyjnej także wówczas, gdy nie wywiązuje się on z obowiązku przedstawienia wniosku o wyznaczenie biegłych rewidentów. Zgodnie z k.s.h. w niektórych przypadkach jest obowiązek poddania określonej dokumentacji spółki badaniu przez biegłych rewidentów >patrz ramka. Jeżeli któraś z tych sytuacji wystąpi, to zarząd spółki jest zobowiązany złożyć w sądzie rejestrowym wniosek o wyznaczenie biegłego rewidenta.

Niedopełnienie obowiązków członków zarządu spółki może polegać również na nieogłoszeniu wzmianki o złożeniu opinii przez biegłego rewidenta w sądzie rejestrowym. Zgodnie z art. 312 § 7 k.s.h. spółka akcyjna zobowiązana jest ogłosić wzmiankę o złożeniu w sądzie rejestrowym opinii przez biegłego rewidenta przed dniem jej zarejestrowania. Dotyczy to jednak wyłącznie sytuacji powstałych już po utworzeniu spółki, a więc np. gdy spółka akcyjna podwyższyła kapitał zakładowy.

Sprawny i terminowy

W spółkach kapitałowych działania zarządu kontrolowane są przez radę nadzorczą. Jeżeli zarząd działa w sposób nieprawidłowy, to jego członkowie mogą być zainteresowani tym, aby rada nadzorcza w ogóle nie działała lub by jej skład był nieprawidłowy. Takie przyzwolenie na braki osobowe w radzie nadzorczej, powstałe np. w wyniku śmierci czy poważnej choroby jednego z jej członków, może jednak skutkować grzywną.

Zgodnie z art. 594 § 2 k.s.h. członek zarządu spółki, który dopuszcza do tego, że spółka przez czas dłuższy niż trzy miesiące wbrew prawu lub umowie pozostaje bez rady nadzorczej w należytym składzie, może zostać ukarany grzywną do 20 tys. zł. Członek zarządu spółki, który chce tej kary uniknąć, powinien zatem w odpowiednim czasie zwołać zgromadzenie wspólników czy walne zgromadzenie akcjonariuszy w celu wyboru rady nadzorczej lub uzupełnienia jej składu.

Każdy odpowiada samodzielnie

Niewywiązanie się przez członka zarządu spółki lub likwidatora z nałożonych na nich obowiązków – zgodnie z art. 594 § 1 pkt 1–6 k.s.h. – zagrożone jest grzywną do 20 tys. zł. Grzywna nakładana jest nie przez sąd karny, ale przez rejestrowy, o czym przesądza art. 594 § 4 k.s.h. Z tego też względu ta dolegliwość majątkowa nie ma charakteru sankcji karnej. Jej celem jest wyłącznie przymuszenie określonych osób do wykonania obowiązków, którym uchybiły. Grzywna ma zatem wyłącznie charakter represji majątkowej, za pomocą której sąd ma wymusić podjęcie przez zobowiązane do tego osoby nakazane stosownymi przepisami zachowanie.

Co ważne, sąd może nałożyć grzywnę na poszczególnych członków zarządu spółki z osobna. W praktyce możliwa jest sytuacja, że przy zaniechaniu wszystkich członków zarządu sąd rejestrowy wobec każdego z nich zastosowuje sankcję majątkową. Nie oznacza to jednak, że przepisy k.s.h. wprowadzają odpowiedzialność zbiorową. Jeśli bowiem członek zarządu podejmował jakieś czynności mające na celu spełnienie nałożonych na niego wymagań, które jednak nie odniosły pożądanego skutku, to sąd może uznać, że wobec niego brak jest podstaw do nałożenia grzywny.

podstawa prawna: art. 594 ustawy z 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (tekst jedn. DzU z 2013 r., poz. 1030 ze zm.)

Delikty członków zarządu

Zabronione zachowania członków zarządu spółki kapitałowej, które są zagrożone grzywną do 20 tys. zł, mogą polegać na dopuszczaniu do:

1. Nieskładania sądowi rejestrowemu listy wspólników.

2. Nieprowadzenia księgi udziałów zgodnie z przepisami albo nieprowadzenia księgi akcyjnej zgodnie z przepisami.

3. Niezwoływania zgromadzenia wspólników albo walnego zgromadzenia.

4. Odmawianiu wyjaśnień osobie powołanej do rewizji lub niedopuszczania jej do pełnienia obowiązków.

5. Nieprzedstawiania sądowi rejestrowemu wniosku o wyznaczenie biegłych rewidentów.

6. Nie ogłaszaniu wzmianki o złożeniu opinii przez biegłego rewidenta w sądzie rejestrowym zgodnie z przepisem.

7. Dopuszczaniu do tego, że spółka przez czas dłuższy niż trzy miesiące wbrew prawu lub umowie pozostaje bez rady nadzorczej w należytym składzie.

podstawa prawna: art. 594 kodeksu spółek handlowych

Wniosek do sądu

Obowiązek poddania określonej dokumentacji spółki badaniu przez biegłych rewidentów występuje w przypadku:

1. podwyższenia kapitału zakładowego spółki akcyjnej, jeżeli pokrycie akcji ma nastąpić choćby w części wkładami niepieniężnymi (art. 312 k.s.h w zw. z art. 431 § § 7 k.s.h. w zw. z art. 449 § 3 k.s.h.),

2. połączenia spółek, jeżeli spółką przejmującą albo spółką nowo zawiązaną jest spółka akcyjna (art. 536 § 3 k.s.h.),

3. przekształcenia spółek (art. 559 k.s.h.).

W sytuacjach tych zarząd jest zobowiązany złożyć w sądzie rejestrowym wniosek o wyznaczenie biegłego rewidenta. ?

Pisma trzeba oznaczać prawidłowo

Trochę niższe kary grzywny, bo do 5 tys. zł, grożą również członkom zarządów spółek kapitałowych, którzy dopuszczają do tego, że sporządzane pisma, zamówienia handlowe czy informacje oznaczone są w nieprawidłowy sposób lub nie zawierają wszystkich danych.

Zgodnie z art. 206 § 1 kodeksu spółek handlowych oraz z art. 374 § 1 kodeksu spółek handlowych pisma i zamówienia handlowe składane przez spółkę w formie papierowej i elektronicznej, a także informacje na stronach internetowych spółki, powinny zawierać:

1. firmę spółki, jej siedzibę i adres,

2. oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki, oraz numer, pod którym spółka jest wpisana do rejestru,

3. numer identyfikacji podatkowej (NIP),

4. wysokość kapitału zakładowego, a dla spółki, której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy, do czasu pokrycia kapitału zakładowego, także informację, że wymagane wkłady na kapitał zakładowy nie zostały wniesione – w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,

5. wysokość kapitału zakładowego i kapitału wpłaconego – w przypadku spółki akcyjnej.

W tym przypadku grzywnę również nakłada sąd rejestrowy. Poza członkami zarządu może ona zostać nałożona także na likwidatorów spółki.

podstawa prawna: art. 595 kodeksu spółek handlowych