Zbiór zasad etyki, ubioru czy postępowania nie musi być częścią regulaminu pracy, aby obowiązywał pracowników

Kodeks pracy nakazuje firmom wprowadzić regulamin pracy i regulamin wynagradzania, gdy zatrudniają co najmniej 20 pracowników. Tam, gdzie działają związki zawodowe, niekiedy zawiera się układy zbiorowe pracy, które mogą zastępować te regulacje. Ponadto z przepisów wynika powinność sporządzania całego pliku dokumentów kierowanych indywidualnie do podwładnego. Jednocześnie od wielu lat w firmach intensywnie rozwija się zarządzanie personelem, z czym też wiąże się wprowadzanie licznych procedur. Jakie są więc wzajemne relacje dokumentów z zakresu HR (ang. human resources – zasoby ludzkie) i prawa pracy?

Zakładowa konstytucja

Kodeks pracy określa zarówno elementy treści, jak i tryb ustalania oraz wejścia w życie regulaminu pracy. Akt ten normuje organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracownika. Powinien zawierać informacje o karach porządkowych (art. 1041 § 2 k.p.). Regulamin nie może przy tym określać postanowień mniej korzystnych dla pracownika, niż wynikają z powszechnych przepisów ustaw i rozporządzeń (art. 9 k.p.). Prawidłowo sporządzony dokument zyskuje walor przepisów prawa pracy (art. 9 k.p.).

Jeżeli w firmie działają związki, to z nimi ustala się ten regulamin. Gdy ich nie ma, a także jeśli nie zgadzają się na treść dokumentu, decyzję samodzielnie podejmuje pracodawca. Regulamin wchodzi w życie po dwóch tygodniach od podania go do wiadomości załogi w sposób przyjęty u pracodawcy. Dodatkowo, zanim każdy nowo zatrudniony rozpocznie pracę, trzeba go zapoznać z tymi regulacjami, co potwierdza oświadczeniem na piśmie. Ma to istotne znaczenie, gdyż zachowanie wbrew regulaminowi pracy oznacza spore konsekwencje dla pracownika, np. kary porządkowe, a przy poważniejszych naruszeniach – nawet utratę posady.

Warto też – mimo braku wyraźnego obowiązku – aby regulamin pracy określał, jakie obowiązki szef uważa za podstawowe, oraz zamieścić w nim wykaz ciężkich naruszeń tych obowiązków. Takich wyliczeń nie wskazuje bowiem kodeks pracy. W razie potrzeby zwolnienia dyscyplinarnego firma zyskuje dowód, że podwładny wiedział, iż określone zachowanie jest ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków, za co grozi zwolnienie bez wypowiedzenia w trybie art. 52 § 1 pkt 1 k.p.

Waloru przepisów zakładowych nie mają natomiast tzw. procedury HR. Jeżeli jednak dotyczą one organizacji i porządku pracy oraz związanych z tym praw i obowiązków pracowników, można je wpisać do regulaminu pracy albo ustanowić jako załącznik. Przykładowo będzie to zbiór zasad etyki, ubioru, postępowania z klientami.

HR a regulamin

Takie włączenie jest korzystne dla firmy, gdyż reguły HR stają się wówczas zakładowymi przepisami prawa pracy, ze wszystkimi konsekwencjami dla podwładnego.

To, że procedur HR nie umiejscowiono w regulaminie pracy, nie oznacza zwolnienia etatowca od ich przestrzegania. Podstawą tej powinności jest bowiem ogólna zasada stosowania się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy (art. 100 § 1 k.p.). Jednak dyspozycje te nie mogą być sprzeczne z przepisami lub umową o pracę. Oznacza to, że procedury HR, choć nie stanowią przepisów zakładowego prawa pracy, także podlegają kontroli z punktu widzenia ich zgodności z regułami powszechnymi. Przykładowo sprzeczne z prawem będą wszelkie procedury naruszające zasady równego traktowania pracowników, ochronę dóbr osobistych (jak tajemnica korespondencji) czy danych osobowych.

Postanowienia o pieniądzach

Jedną z głównych procedur HR jest system ocen. Często ich przestrzeganie decyduje o wysokości nagrody, premii czy pensji podstawowej. Dlatego konieczna jest spójność systemu ocen z regulaminem wynagradzania. Niekiedy system ocen jest jego załącznikiem. To jednak mało praktyczne rozwiązanie, gdyż modyfikacja tego systemu oznacza zmianę regulaminu wynagradzania, która wchodzi w życie po dwóch tygodniach od podania jej do wiadomości pracowników i którą trzeba uzgadniać ze związkami zawodowymi (art. 772 k.p.).

Spójność systemu ocen z regulaminem wynagradzania powinna się wyrażać np. w zachowaniu zasady równego traktowania pracowników przy wynagradzaniu oraz rozróżnieniu premii i nagrody. Nie wolno też zapomnieć o zasadzie, że reguły obniżania premii i pozbawiania prawa do niej mogą się znaleźć jedynie w regulaminie wynagradzania lub regulaminie premiowania stanowiącym część bądź załącznik do regulaminu wynagradzania. Jeżeli firma zatrudniająca na etacie mniej niż 20 osób zamierza wprowadzić system ocen, zasady premiowania określa w umowie o pracę.

Ważny zwyczaj zakładowy

Wprowadzając zarówno procedury HR, jak i regulamin pracy czy wynagradzania, nie sposób pominąć roli zwyczaju zakładowego. Oznacza to, że jeżeli jakaś reguła nie jest zapisana w regulaminie czy procedurze, ale jest regularnie przestrzegana, odstępstwo od niej może spowodować negatywne konsekwencje dla firmy. To samo dotyczy sytuacji, gdy przepisy zakładowe zawierają postanowienie, którego się nie stosuje.

Przykład

Jeśli szef udziela urlopów niezgodnie z tym, co określa regulamin, ale według zasad od lat funkcjonujących w firmie, pracownikowi nie można zarzucać, że naruszył przepisy regulaminu. W efekcie nie wolno poinformować go, że nie otrzyma urlopu w konkretnym dniu albo że urlop nie został udzielony, a nieobecność jest nieusprawiedliwiona.