Praktyka często wyprzedza regulacje prawne, a pracodawcy, szukając najwygodniejszych rozwiązań, działają na granicy prawa. Przykładem jest zawieranie umów o pracę na odległość, kiedy korzystają m.in. z różnych form podpisu elektronicznego, potwierdzania umowy przez wybranie odpowiedniej opcji w firmowym intranecie czy jej akceptacji przez wysłanie e-maila.

Jeśli e-podpis, to z certyfikatem

Z tych alternatywnych sposobów zawierania umów polskie prawo dopuszcza tylko podpis elektroniczny. A dokładnie jedną, kwalifikowaną jego formę – tj. bezpieczny podpis elektroniczny. Jednak mimo że rozwiązanie to funkcjonuje już od wielu lat, jest mało praktyczne. Uzyskanie bezpiecznego podpisu elektronicznego wymaga przebrnięcia przez sformalizowaną procedurę. Ponadto, aby umowa na odległość została zawarta prawidłowo, takim podpisem muszą się posługiwać obie strony. Niedopuszczalna jest sytuacja, w której jedna z nich podpisuje dokument elektronicznie, a druga ręcznie.

O ile firmy coraz częściej korzystają z takiej formy podpisu, o tyle osoby fizyczne rzadko decydują się go uzyskać. To wszystko skłania do korzystania z innych, łatwiej dostępnych form akceptacji dokumentów.

Sam e-mail to za mało

Umowa o pracę zaakceptowana przez pracownika w intranecie albo przez wysłanie maila do pracodawcy nie wpływa na ważność zatrudnienia. Do zawarcia stosunku pracy wystarczy samo dopuszczenie do pracy. Tak zawarta umowa o pracę nie spełnia jednak wymagań co do formy. Co to oznacza? Jeżeli nie zawarto jej w formie pisemnej, pracodawca powinien najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, jej rodzaju oraz warunków. Może to zrobić w formie tradycyjnej – na piśmie, albo za pomocą bezpiecznego podpisu elektronicznego.

Jeżeli pracodawca tego nie zrobi, popełnia wykroczenie (art. 281 pkt 2 kodeksu pracy). Czym to grozi? Teoretycznie inspektor pracy może na niego nałożyć mandat karny, a nawet skierować sprawę do sądu pracy. Ten z kolei ma prawo wymierzyć grzywnę w wysokości do 30 000 złotych. W praktyce cała sprawa prawdopodobnie zakończy się jednak tym, że inspektor nakaże uzupełnić brakującą dokumentację. Dopiero zignorowanie tego nakazu albo błędy formalne na dużą skalę mogą skutkować surowszymi sankcjami.

Uwaga na wypowiedzenie

Poważniejsze konsekwencje dla pracodawcy może mieć niezachowanie odpowiedniej formy przy rozwiązaniu umowy. Mimo że wypowiedzenie musi być złożone na piśmie (art. 30 § 3 k.p.), niezachowanie tej formy nie wpływa na skuteczność oświadczenia woli pracodawcy. Każda jego jednostronna deklaracja o rozwiązaniu umowy, nawet dokonana z naruszeniem prawa, prowadzi do ustania stosunku pracy i można ją podważyć wyłącznie w drodze odpowiedniego powództwa. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 7 października 2008 r. (II PK 56/08). Co to oznacza w praktyce? Choć wypowiedzenie przesłane e-mailem jest skuteczne, pracownik może je dosyć łatwo podważyć w sądzie pracy. Gdy sąd ustali, że pracodawca nie zachował formy pisemnej, prawdopodobnie przywróci zatrudnionego do pracy albo zasądzi na jego rzecz odszkodowanie. Dlatego informując pracownika o rozstaniu e-mailem, należy się liczyć z tym, że takie rozstanie będzie tylko chwilowe.

Autor jest prawnikiem w kancelarii CMS