W myśl projektu nowelizacji kodeksu pracy, jaki właśnie powstał w Ministerstwie Gospodarki, od 1 stycznia 2016 r. ponad 600 tys. firm zatrudniających ponad 12 mln pracowników dostanie w końcu szczegółowe wytyczne. Dowiedzą się, jakie dokumenty pracownicze mają przetrzymywać przez 50 lat, a jakich mogą pozbyć się następnego dnia po rozstaniu z pracownikiem.
Z wyliczeń resortu gospodarki wynika, że obecnie jeden pracownik może wygenerować nawet 175 różnych dokumentów. Są to nie tylko informacje o wypłaconych wynagrodzeniach i odprowadzonych składkach do ZUS, ale także grafiki czasu pracy, wyniki okresowych badań lekarskich, wnioski urlopowe, oświadczenia na potrzeby rozliczeń podatkowych, aneksy do umowy.
Kosztowna niepewność
– Obecne przepisy są na tyle nieprecyzyjne, że pracodawcy nie wiedzą dokładnie, które z tych dokumentów mają przetrzymywać przez 50 lat, na potrzeby emerytalne, jak nakazują im przepisy o archiwach. Wolą więc trzymać więcej. A to sporo kosztuje – mówi Piotr Wojciechowski, radca prawny z kancelarii Raczkowski, Paruch.
– Projekt idzie w dobrym kierunku, wszystko jednak rozstrzygnie się w aktach wykonawczych – komentuje Witold Polkowski, ekspert Pracodawców RP. – Ufam, że minister pracy, który będzie musiał przygotować rozporządzenie określające listy dokumentów, jakie trzeba będzie trzymać przez pięć i 50 lat, dopuści możliwość przechowywania ich w formie elektronicznej. Stosują to już niektórzy przedsiębiorcy. Takie ekologiczne podejście do nowych przepisów może uchronić niemałe połacie lasów przed wycięciem – dodaje.
Sztywna lista
Jakie dokumenty trafią do poszczególnych grup? Będzie to wiadome dopiero, gdy minister pracy ujawni projekt rozporządzenia. Z uzasadnienia do nowelizacji kodeksu wynika jednak, że po zmianach 23 dokumenty z teczki pracownika będą mogły zostać zniszczone od razu po zakończeniu zatrudnienia. Przez 50 lat trzeba będzie zaś trzymać tylko 31 dokumentów. Pozostałych 121 będzie można pozbyć się po pięciu latach od rozstania z zatrudnionym.
Co ważne, nowela przewiduje, że będzie można odchudzić nie tylko przyszłe archiwa, ale także te z poprzednich lat. Jednak tylko zgromadzone po 1998 r. Wcześniejsze mają pozostać bez zmian.
Opinia
Mariusz Haładyj, wiceminister gospodarki
Dzisiaj pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać dokumentację w sprawach pracowniczych oraz akta osobowe pracowników przez 50 lat od zakończenia stosunku pracy. Szacuje się, że kosztuje to ponad 100 mln zł rocznie i z roku na rok więcej, bo do zbiorów trafiają akta nowo zatrudnionych. Proponujemy z Ministerstwem Pracy ograniczenie zakresu i czasu przechowywania dokumentacji przez pracodawców, zależnie od rodzaju dokumentu i jego przydatności do celów dochodzenia roszczeń ze stosunku pracy oraz dla celów emerytalno-rentowych. Uprawnienia pracowników zostaną zatem zagwarantowane. Szacujemy, że ograniczenie liczby dokumentów podlegających najdłuższemu przechowywaniu przyniesie w ciągu dziesięciu lat nawet 560 mln zł oszczędności.
