Nadzwyczajne zgromadzenie spółki - kto może zwołać

Nadzwyczajne zgromadzenie wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (czyli każde, które nie ma zwyczajnego charakteru) zwołuje się w przypadkach określonych w kodeksie spółek handlowych (w dziale poświęconym sp. z o.o.) lub umowie podmiotu, a także gdy organy bądź osoby uprawnione do zwoływania zebrań udziałowców widzą taką konieczność. Co do zasady z inicjatywą odbycia zgromadzenia wspólników (zarówno zwyczajnego, jak i nadzwyczajnego) występuje zarząd. Następuje to zazwyczaj w drodze uchwały podjętej, w braku odmiennych uregulowań umownych, bezwzględną większością głosów. Tak też uznał Sąd Apelacyjny w Poznaniu w nadal aktualnym wyroku z 21 listopada 2006 r., I ACa 713/06, podnosząc, że „Inicjatywa zwołania walnego zgromadzenia spółki kapitałowej winna pochodzić od zarządu (jako organu) i przybrać formę uchwały (art. 235 § 1 k.s.h.)". Przy czym brak jest przeszkód, aby samo zaproszenie na zebranie udziałowców podpisała tylko jedna osoba wchodząca w jego skład – przy założeniu, że organ ten jest wieloosobowy.

Uwaga! Członkowie zarządu, którzy wbrew obowiązkowi nie zwołują zgromadzenia wspólników, narażają się na solidarną odpowiedzialność odszkodowawczą określoną w art. 293 i 294 k.s.h. Mogą ją ponieść, jeżeli wskutek tego zaniechania powstanie w sp. z o.o. szkoda, a zostanie wykazana ich wina i adekwatny związek przyczynowy między szkodą a opisanym zachowaniem. Nadto podlegają oni grzywnie do 20 tys. zł., którą nakłada sąd rejestrowy.

Jakie prawo rady nadzorczej

Od ogólnej reguły zwoływania zgromadzeń wspólników przez zarząd są jednak wyjątki. Rada nadzorcza, względnie komisja rewizyjna, mogą bowiem skorzystać z prawa zwołania nadzwyczajnego zebrania udziałowców, jeżeli jego odbycie uznają za wskazane, a zarząd nie zwoła owego zgromadzenia w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia odpowiedniego żądania przez wymienione gremia. Przy czym umowa spółki może przyznać komentowane uprawnienie także innym osobom (np. określonemu wspólnikowi, grupie dziesięciu pracowników), w tym z zewnątrz (np. związkowi zawodowemu, organowi związanemu z przedmiotem działalności spółki) >patrz przykład 1.

Przykład 1

Pani Inga, pełnomocnik T sp. z o.o., mimo braku odpowiedniego zapisu umowy spółki 12 lutego 2015 r. skierowała do zarządu pismo, w którym zażądała zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników na 2 marca 2015 r. Jako uzasadnienie wskazała, że konieczne jest podjęcie uchwały o odwołaniu pani Karoliny z pełnienia funkcji wiceprezesa zarządu, która – w jego ocenie – podjęła działania na niekorzyść podmiotu (trzykrotnie zgodziła się na zakup nieruchomości dla spółki po zawyżonej cenie). Omawiane pismo wpłynęło do T sp. z o.o. 13 lutego 2015 r. Pozostało bez odpowiedzi. Pani Inga nie może jednak wysłać do udziałowców zaproszeń na nadzwyczajne zgromadzenie. Umowa T sp. z o.o. nie przyznaje bowiem pełnomocnikowi podmiotu takiego uprawnienia. Gdyby przedmiotowy kontrakt zawierał takie postanowienie, pani Inga mogłaby np. 12 lutego br. wystosować do wspólników zaproszenia na ich nadzwyczajne zebranie 2 marca 2015 r. (musiałyby być wysłane minimum na dwa tygodnie przed datą zgromadzenia) zawierające szczegółowy porządek, obrad oraz ewentualnie załączyć do niego projekty uchwał.

Uwaga! Rada nadzorcza lub komisja rewizyjna, względnie inna osoba (jeżeli takie rozwiązanie dopuszcza umowa spółki) mają prawo zwołania zwyczajnego zebrania udziałowców, jeżeli zarząd nie zwoła go w terminie wynikającym z ustawy bądź umowy podmiotu.

Ile uprawnień wspólników

Od prawa zwoływania zgromadzeń należy odróżnić uprawnienie do żądania zwołania zebrania wspólników przysługujące: radzie nadzorczej albo komisji rewizyjnej (po upływie czasu na jego zwołanie przez zarząd), osobom wyliczonym w umowie spółki (uwaga – jak wyżej) oraz udziałowcom. Przy czym tym ostatnim należy się jedynie prawo do domagania się odbycia ich nadzwyczajnego zebrania. Warunkiem jest jednak to, że z tym roszczeniem wobec zarządu wystąpią na piśmie udziałowcy reprezentujący minimum 10 proc. kapitału zakładowego. Ci wspólnicy (tj. reprezentujący minimum 10 proc. kapitału zakładowego) mogą także – w tej samej formie – domagać się umieszczenia określonych spraw w porządku obrad najbliższego – zarówno zwyczajnego, jak i nadzwyczajnego – ich zgromadzenia. Mogą to zrobić na maksymalnie miesiąc przed proponowaną datą zgromadzenia. Po bezskutecznym upływie zakreślonego terminu zarząd nie jest zobowiązany do uwzględnienia nadprogramowych punktów porządku obrad. Analogiczna sytuacja będzie miała miejsce wówczas, gdy udziałowcy nie zachowają pisemnej formy żądania wprowadzenia do porządku obrad dodatkowych spraw bądź gdy nie zostanie ono skierowane do zarządu, tylko do innego organu spółki >patrz przykłady 2 i 3. Przyjąć należy, że owo pisemne żądanie jest skutecznie złożone już wobec jednego członka tego gremium. Wykluczone jest, aby jego adresatami byli pełnomocnicy i prokurenci, chyba że dysponują prawem zwoływania zgromadzeń.

Przykład 2

Pani Leokadia, udziałowiec B sp. z o.o., reprezentująca 20 proc. kapitału zakładowego spółki, 10 lutego 2015 r. złożyła pani Sarze, prezesowi zarządu, pisemne żądanie zwołania na 25 lutego br. nadzwyczajnego zebrania wspólników. W piśmie przedstawiła harmonogram obrad oraz załączyła do niego stosowne projekty uchwał. W odpowiedzi na pismo zarząd stwierdził, że zostało ono skierowane tylko do jednego, a nie wszystkich, jego członków, więc nie ma obowiązku jego zwołania. Stanowisko zarządu nie jest zasadne. Oświadczenie to mogło być złożone wobec jednej tylko osoby tworzącej obsadę personalną zarządu. W tej sytuacji pani Leokadia może 26 lutego wystąpić do sądu rejestrowego o upoważnienie jej np. do zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników.

Przykład 3

Pani Olga, wspólniczka R sp. z o.o., reprezentująca 30 proc. kapitału zakładowego, dwa tygodnie przed datą nadzwyczajnego zgromadzenia udziałowców zgłosiła telefonicznie pani Roksanie, wiceprezesowi zarządu, dodatkowe punkty porządku obrad. Pani Roksana odmówiła jednak ich uwzględnienia, podnosząc, że nie został zachowany termin na ich przedstawienie (bo powinny być one zgłoszone najpóźniej miesiąc przed datą zgromadzenia) ani forma pisemna. Pani Roksana ma rację. W takiej sytuacji nie musi ona (jedynie może) poszerzać agendy obrad nadzwyczajnego zebrania udziałowców.

Na podstawie orzeczenia sądu

Jeżeli zarząd w ciągu dwóch tygodni od dnia przedstawienia pisemnego żądania nie zwoła nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników, sąd rejestrowy fakultatywnie – po wezwaniu gremium – do złożenia oświadczenia, upoważnia do jego zwołania wspólników, którzy się tego domagają. Przy czym w razie zmian personalnych nie ma przeszkód, aby sąd upoważnił do zwołania tego nadzwyczajnego zebrania również innych wspólników, a w szczególności – nabywców udziałów. Sąd wyznacza przewodniczącego zgromadzenia, natomiast „Wyznaczenie przez sąd osoby do przewodniczenia zgromadzeniu wspólników spółki z o.o. jest wiążące i osoba ta nie może ustanowić pełnomocnika do tego przewodniczenia" (wyrok Sądu Najwyższego z 27 października 2010 r., V CSK 110/10). Udziałowcy podejmują na tak zwołanym zgromadzeniu uchwałę rozstrzygającą, czy koszty zwołania i odbycia zgromadzenia ma ponieść spółka. Kosztami można obciążyć np. zarząd – patrz wzór wniosku o upoważnienie wspólników do zwołania nadzwyczajnego zebrania udziałowców.

W zawiadomieniach o zwołaniu takiego zgromadzenia, podpisanych przez wszystkich żądających albo upoważnionych, wysłanych na minimum dwa tygodnie przed dniem zgromadzenia, oprócz porządku obrad (powinien być on zgodny z tym wyliczonym w żądaniu, ale można dodać nowe kwestie w zależności od okoliczności, które zaistniały po zgłoszeniu żądania) należy zawrzeć informację o trybie, w jakim osoby upoważnione uzyskały umocowanie, a nadto powołać się na postanowienie sądu rejestrowego, podając sygnaturę akt i datę wydania orzeczenia >patrz wzór zaproszenia na NZW sp. z o.o. nr 1.

W świetle wyroku Sądu Najwyższego z 27 października 2004 r., IV CK 116/04, „jeżeli w sentencji postanowienia w przedmiocie upoważnienia wspólnika do zwołania zgromadzenia sąd orzekający zakreślił termin na jego zwołanie, to uchwały podjęte przez zgromadzenie wspólników sp. z o. o. zwołane po upływie terminu oznaczonego przez sąd w postanowieniu wydanym na podstawie art. 237 § 1 k.s.h. są nieważne". W sytuacji zaś, w której sąd nie upoważni wspólników, a mniejszość zwoła zgromadzenie, jest ono dokonane wadliwie i stanowi podstawę do wytoczenia powództwa o stwierdzenie nieważności uchwały (art. 252 k.s.h.).

Umowa spółki może również przyznać uprawnienie do żądania zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników oraz wprowadzenia poszczególnych kwestii do porządku obrad najbliższego zgromadzenia udziałowców także mniejszej – niż 10 % – liczbie reprezentantów kapitału zakładowego.

Sposób zwoływania zgromadzenia wspólników

Zgromadzenie wspólników zwołuje się za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską (niekoniecznie za potwierdzeniem odbioru), wysłanych równocześnie (dla zachowania równych szans) do wszystkich udziałowców co najmniej dwa tygodnie przed terminem zebrania. Zamiast listu poleconego lub przesyłki nadanej pocztą kurierską zawiadomienie może być wysłane wspólnikowi pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno wpłynąć. W zaproszeniu należy oznaczyć dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników oraz szczegółowy porządek obrad. W przypadku zamierzonej zmiany umowy spółki należy wskazać istotne elementy treści proponowanych modyfikacji >patrz wzór zaproszenia na NZW sp. z o.o. nr 2.

„Przewidziany w art. 238 § 1 k.s.h. minimalny dwutygodniowy termin na zwołanie zgromadzenia wspólników zostaje zachowany, jeżeli kończy się najpóźniej z upływem dnia poprzedzającego wskazany w zaproszeniu dzień odbycia zgromadzenia wspólników" (wyrok Sądu Najwyższego z 8 lutego 2008 r., I CSK 399/07).