Jak informować o zmianach w składzie wspólników

Jeśli dojdzie do zmian w składzie osobowym wspólników, należy zawiadomić o tym spółkę. Następuje to poprzez przedłożenie spółce dowodu przejścia udziałów np. w postaci umowy sprzedaży lub postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku. Dopiero po złożeniu takiego zawiadomienia nabywca udziałów staje się formalnie wspólnikiem, a zarząd spółki wpisuje go do księgi udziałów.

Warto pamiętać, że w księdze udziałów zawarte są wszystkie dane o wspólnikach spółki z o.o. W dokumencie tym wpisuje się w szczególności nazwisko i imię albo firmę oraz siedzibę wspólnika, adres, liczbę i wartość nominalną jego udziałów, jak również informację o obciążeniu udziałów zastawem lub użytkowaniem. Odnotowuje się w niej także wszelkie zmiany dotyczące osób wspólników i przysługujących im udziałów.

Po dokonaniu wpisów w księdze udziałów zarząd zobowiązany jest sporządzić nową listę wspólników. Wskazuje się w niej liczbę i wartość nominalną udziałów każdego ze wspólników oraz informację o ustanowieniu zastawu lub użytkowania udziału. Niezbędne jest, by lista została podpisana przez wszystkich członków zarządu.

Jaka opłata

W sytuacji, gdy zmiany dotyczą wspólników posiadających co najmniej 10 proc. udziałów w spółce, zarząd na podstawie art. 38 pkt 8 lit. c ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym ma obowiązek ujawnić je w rejestrze poprzez złożenie zgłoszenia na formularzach urzędowych KRS Z-3 i KRS ZE. Należy również pamiętać, że wniosek ?o zmianę danych w rejestrze należy odpowiednio opłacić. Na opłatę składa się:

- ?250 zł tytułem opłaty sądowej od wniosku (na podstawie art. 53 ?ust. 1 ustawy o kosztach w sprawach cywilnych oraz

- ?100 zł tytułem opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (na podstawie § 6 ust. 1 w sprawie wydawania ?i rozpowszechniania Monitora Sądowego i Gospodarczego).

Do niedawna istniał problem praktyczny dotyczący dokumentów, jakie powinno się załączyć do wniosku zgłaszającego zmiany właścicielskie w spółce, tj. tego, czy należy przedłożyć tylko aktualną listę wspólników, czy również dowód przejścia udziałów na nowego wspólnika np. w postaci umowy sprzedaży udziałów czy postanowienia o nabyciu spadku.

Kwestia ta została jednoznacznie rozstrzygnięta przez Sąd Najwyższy.  Zgodnie z  uchwałą Sądu Najwyższego z 6 czerwca 2012 r.,  (III CZP 22/12) „W postępowaniu o wpis w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego danych wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, posiadających samodzielnie lub łącznie z innymi co najmniej 10 proc. kapitału zakładowego (art. 38 pkt 8 lit. c ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym, jedn. tekst: DzU z 2007 r. nr 168, poz. 1184 ze zm.), sąd rejestrowy może żądać przedstawienia umowy, na podstawie której nastąpiło przeniesienie w tej spółce udziału lub jego części (art. 180 k.s.h.)".

Zatem nie należy do zgłoszenia zmian właścicielskich w spółce dołączać umowy sprzedaży udziałów. Doprowadzi to bowiem jedynie do konieczności przeprowadzenia weryfikacji omawianej umowy przez sąd rejestrowy, co w oczywisty sposób wydłuży postępowanie rejestrowe.

Warto dodać, że w myśl uzasadnienia wskazanej wyżej uchwały, jedyną przyczyną żądania przedłożenia dodatkowej dokumentacji nie może być fakt zgłoszenia do rejestru wyłącznie listy wspólników, bez dołączenia do niej innych dowodów potwierdzających przejście własności udziałów, np. umowy przeniesienia udziałów.

Ponadto, zgodnie z uzasadnieniem ww. uchwały sąd rejestrowy tylko wtedy jest uprawniony do badania zgodności danych wskazanych we wniosku ze stanem rzeczywistym, w tym do żądania umowy sprzedaży udziałów, jeżeli poweźmie w tej kwestii uzasadnione wątpliwości, o których mowa w art. 23 ust. 2 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym.

Jakie wątpliwości

Warto wskazać, że źródło wątpliwości powziętych przez sąd rejestrowy co do zgodności zgłoszonych danych z rzeczywistym stanem mogą stanowić:

- treść dołączonych do wniosku dokumentów,

- ?fakty znane sądowi z urzędu,

- ?fakty powszechnie znane, a także

- ?doświadczenie życiowe, jakim powinien się kierować sąd, rozpoznając sprawę o wpis do rejestru.

Tytułem przykładu można się posłużyć uchwałą SN z 10 maja 1994 r., (III CZP 63/94), zgodnie z którą: „Sąd rejestrowy bada prawdziwość zgłoszonych danych wówczas, gdy ma w tym względzie uzasadnione wątpliwości (art. 16 § 2 kodeksu handlowego). Taką uzasadnioną wątpliwość – w postępowaniu o wpis zmiany zarządu spółki – może stanowić zarzut osoby zainteresowanej, że nie wyraziła zgody na powołanie jej do zarządu".