Oprócz samej umowy o pracę, zawierającej ogólne postanowienia co do nawiązanego stosunku pracy, szef musi poinformować pracownika o indywidualnych warunkach jego zatrudnienia. Najpóźniej siódmego dnia od podjęcia pracy wręcza mu pisemne zestawienie, wskazujące na:
Pracodawca, który nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy, dodatkowo podaje w tej informacji porę nocną, miejsce, termin i czas wypłaty wynagrodzenia oraz przyjęty sposób potwierdzania przez zatrudnionych przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności ?(art. 29 § 3 k.p.).
Alternatywą dla tej informacji jest wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy – np. art. 15 ust. 1 lub ust. 2 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (tekst jedn. DzU z 2011 r. nr 127, poz. 721 ze zm.; dalej ustawa o rehabilitacji). Takie ujęcie jest równoważne i nawet niekiedy bardziej praktyczne, bo o pewnych zmianach nie trzeba wtedy informować pracownika na piśmie. Znając odpowiednie przepisy, pracownik może bowiem samodzielnie ustalić własne uprawnienia.
Formalności po zmianie
Jednorazowe wręczenie informacji nie wystarczy. Gdy zmieniają się wskazane w niej warunki zatrudnienia, trzeba ją niezwłocznie zaktualizować. Jednak można to zrobić także później. Na wręczenie takich pism podwładnym ustawodawca dał bowiem pracodawcom miesiąc od momentu, kiedy zmiana zaczęła obowiązywać. Jedynie w sytuacji, gdyby przed upływem tego terminu miała się rozwiązać umowa z daną osobą, musi ona dostać zaktualizowaną informację najpóźniej w ostatnim dniu zatrudnienia.
Przepisy k.p. nie określają precyzyjnie, jak ustalać terminy obowiązujące pracownika bądź pracodawcę. W tym zakresie pomocny jest kodeks cywilny (na podstawie odesłania z art. 300 k.p.). Jak z niego wynika, termin oznaczony w miesiącach kończy się z upływem dnia, który nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było – w ostatnim dniu tego miesiąca (art. 112 k.c.). Skoro więc krótsze normy czasu pracy obowiązują pracowników niepełnosprawnych w stopniu umiarkowanym lub znacznym od 10 lipca 2014 r. (z tym dniem stracił moc niekonstytucyjny przepis uzależniający stosowanie krótszych norm od uzyskania zaświadczenia lekarskiego), to najpóźniej 10 sierpnia br. powinni otrzymać pisemne informacje o nowej normie dobowej i tygodniowej.
Poinformowanie pracownika o zmianie – w tym przypadku norm czasu pracy – może też nastąpić przez pisemne wskazanie przepisu – art. 15 ust. 2 ustawy o rehabilitacji.
Moim zdaniem nie trzeba uaktualniać informacji dla pracowników, którzy również przed 10 lipca pracowali po ?7 godzin na dobę i 35 tygodniowo. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy w informacji jest wzmianka o tym, że podstawą krótszej normy jest zaświadczenie lekarskie lub został podany art. 15 ust. 2 ustawy ?o rehabilitacji w wersji uznanej za niekonstytucyjną.
Normy w umowie ?lub regulaminie
Jeżeli normy czasu pracy zostały wprowadzone bezpośrednio do umowy o pracę lub regulaminu pracy, to te dokumenty też trzeba zmienić.
W tym pierwszym przypadku wystarczy aneks do angażu pracownika niepełnosprawnego, czyli zastosowanie porozumienia zmieniającego. Taka forma aktualizacji warunków zatrudnienia wymaga więc zgody etatowca. Inaczej pracodawcy pozostaje tryb wypowiedzenia zmieniającego na podstawie art. 42 k.p. Problem w tym, że w następstwie tego wypowiedzenia nowe warunki – tu w zakresie czasu pracy – wchodzą w życie dopiero po upływie okresu wymówienia. Pracodawcy powinni więc wręczyć takie oświadczenia z odpowiednim wyprzedzeniem, aby zmiana zaczęła obowiązywać pracownika od 10 lipca. W praktyce jednak najczęściej treść umów o pracę nie zawiera postanowień co do norm czasu pracy, bo nie jest to jej obowiązkowy element. Ponadto trudno sobie wyobrazić, że pracownik nie wyraża zgody na krótszą pracę, skoro nie traci na wynagrodzeniu.
Jeżeli zmiany wymaga regulamin pracy obowiązujący u pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 pracowników, to należy w nim zaktualizować informacje w zakresie, w jakim regulują normy czasu pracy osób niepełnosprawnych. Najprościej zastosować aneks do regulaminu, który wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.
Z kolei pracodawca, który zatrudnia mniej niż 20 pracowników (i nie ma obowiązku wydawać regulaminu pracy), a który wskazał normy czasu pracy obowiązujące niepełnosprawnych w obwieszczeniu (choć nie jest to obowiązkowe), powinien wprowadzić do niego aneks. On również zaczyna obowiązywać po upływie dwóch tygodni od podania go do wiadomości załogi.
Dłuższa praca w lecznictwie
Podobne procedury dotyczą pracowników placówek leczniczych, m.in. patomorfologów, radiologów czy fizykoterapeutów, którym ustawowo wydłużono normy czasu pracy. Od 2 lipca br. pracują bowiem dłużej – nie 5 godzin na dobę i 25 średniotygodniowo, lecz odpowiednio 7 godzin i 35 minut oraz 37 godzin i 55 minut przeciętnie na tydzień. Każdą z tych osób trzeba powiadomić o wydłużeniu norm czasu pracy na piśmie najpóźniej 2 sierpnia br. (wręczając aktualizację informacji o warunkach zatrudnienia). Pracodawcy, którzy zamierzali wydłużyć czas pracy tym osobom zgodnie z art. 214 ustawy z 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej (tekst jedn. DzU z 2013 r., poz. 217 ze zm.), a normy te wynikają z wewnętrznych aktów – jak regulamin pracy czy układ zbiorowy pracy – również muszą wprowadzić do nich zmiany. Jeśli pracodawca ich nie zmodyfikuje, musi stosować niższe normy, które są lepsze dla zatrudnionych (zob. postanowienie SN z 27 lutego 2003 r., I PK 361/02). Również umowy o pracę należy „aneksować", jeśli widnieją tam niższe normy, chyba że przy braku zgody pracownika konieczne było wręczenie mu wypowiedzenia zmieniającego.