Podróż służbowa polega na wykonywaniu zadań służbowych na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy (art. 775 k.p.). Zatem wyjazd można uznać za podróż służbową, gdy punktem docelowym jest miejscowość inna niż ta, w której:

Typowy wyjazd służbowy stanowi wśród obowiązków podwładnego zjawisko nadzwyczajne. W przypadku osób, których praca jest bezpośrednio związana z przemieszczaniem się, czas takich wyjazdów kwalifikuje się – mimo istniejących nadal kontrowersji – jako czas pracy. Wskazał na to Sąd Najwyższy w wyroku z 28 czerwca 2012 r. (II UK 284/11), uznając, że jeżeli miejsce pracy określone jest w sposób ruchomy, ?a praca z istoty swej polega na przemieszczaniu się po pewnym obszarze, to pracownik nie odbywa podróży służbowych.

Przykład

Pan Jan jest zatrudniony na stanowisku przedstawiciela handlowego. W umowie  jako stałe miejsce wykonywania pracy wskazano teren województwa mazowieckiego. Jego praca polega na samodzielnym ustalaniu terminów ?i miejscowości spotkań ?z klientami. Przemieszczanie ?się pana Jana po terenie województwa mazowieckiego nie stanowi podróży służbowych.

Przykład

Pani Anna jest zatrudniona ?na stanowisku księgowej ?w centrali firmy w Warszawie. ?Na prośbę szefa ma odbierać dokumentację księgową ?z wielkopolskiego oddziału firmy. Ponieważ jej stałe miejsce pracy to centrala firmy, a czynność ta stanowi dla niej zjawisko nadzwyczajne, ten wyjazd do filii pracodawcy stanowi dla niej podróż służbową.

Szczegółowe regulacje

Dodatkowe przepisy regulujące kwestie służbowych wyjazdów zawiera rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU z 5 lutego 2013 r., poz. 167). Ma ono decydujące znaczenie przede wszystkim dla pracodawców ze sfery prywatnej. W układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania czy w umowie o pracę mogą oni trochę inaczej unormować zasady zwrotu pracownikom kosztów ?z tytułu podróży służbowej ?– według bardziej lub mniej korzystnych dla nich zasad.

Sfera budżetowa musi się bezwzględnie trzymać przepisów rozporządzenia. Urzędnicy nie mogą otrzymać ani mniej, ani więcej z tytułu służbowego wyjazdu niż stawki wynikające z tych przepisów.

Krajowa czy zagraniczna

Świadczenia z tytułu podróży służbowej to co innego niż wynagrodzenie za pracę wykonywaną w czasie takiego wyjazdu. Stanowią rekompensatę kosztów poniesionych przez pracownika w związku z wykonywaniem obowiązków w innym niż stałe miejsce pracy.

Wysłanemu do innej miejscowości – na terenie Polski lub za granicą – przysługują diety oraz zwrot kosztów:

Służbowa podróż krajowa trwa od wyjazdu do przyjazdu po wykonaniu zadania (§ 7 ?ust. 2 rozporządzenia). W podróżach krajowych i zagranicznych czas ich trwania liczy się nieprzerwanie. Moment rozpoczęcia i zakończenia podróży zagranicznej zależny jest od środka transportu, którym pracownik ją odbywa. Gdy podróżuje samolotem lub statkiem, chwilą rozpoczęcia wyjazdu jest wyjście z ostatniego portu lub start z ostatniego lotniska w kraju w drodze za granicę. Gdy zaś pokonuje trasę np. samochodem czy pociągiem, podróż zagraniczna jest liczona od chwili fizycznego przekroczenia granicy Polski w drodze do państwa docelowego do momentu ponownego przekroczenia naszej granicy (§ 12 rozporządzenia).

Zapewnienie podwładnemu częściowego wyżywienia, również w cenie usługi hotelowej, uzasadnia odpowiednie zmniejszenie kwoty diety >patrz tabelka.

Na ryzyko szefa

Pracownik wysłany poza granice Polski ma prawo do szczególnego świadczenia w razie pobytu w tym czasie w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym. Przysługuje mu z tego tytułu po 25 proc. diety za każdy dzień pobytu oraz zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą. Nie dostanie zwrotu kosztów nabycia leków, których za granicą nie musiał kupić. Pracodawca nie ma też obowiązku finansować zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych, a także nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych czy okularów.

Jeśli pracownik umrze w trakcie zagranicznej podróży służbowej, pracodawca ma obowiązek pokryć koszty transportu jego zwłok do kraju.

Faktura lub bilet

Pracownik może się domagać zwrotu kosztów podróży na podstawie załączonych dokumentów. W szczególności są to rachunki, faktury, bilety, często też oświadczenia o dokonanym wydatku i przyczynach nieudokumentowania kosztu.

Wysokość diety

W podróży krajowej dieta wynosi 30 zł za dobę. Stawkę diety „zagranicznej" ustala się natomiast w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży.