Za bagaż zapłaci delegowany

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU z 2013 r., poz. 167, dalej rozporządzenie delegacyjne) wskazuje na zakres należności przysługujących pracownikowi w związku z podróżą służbową. Zdecydowaną większość z nich etatowiec otrzymuje obligatoryjnie, jeśli nie zachodzą okoliczności wymienione w przepisach pozbawiające go prawa do danego zwrotu, ryczałtu itp. Jest jednak w rozporządzeniu dosyć specyficzna regulacja, która umożliwia pracodawcy zwrot pewnych kosztów w niektórych sytuacjach. Chodzi o § 18 rozporządzenia delegacyjnego. Zgodnie z nim szef może przystać na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą tego opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż zagraniczna trwa ponad 30 dni lub jeżeli celem wyjazdu jest państwo pozaeuropejskie.

Szczególna regulacja odnosi się jedynie do bagażu osobistego pracownika. Za taki należy uznać ten zawierający odzież i inne przedmioty użytku osobistego, takie jak kosmetyki, leki czy literatura zabrana na podróż.

Pakunek osobisty ?a służbowy

Bagaż osobisty to też ten zawierający odzież służbową etatowca. Choć ubrania te wkłada on tylko w celach związanych z pracą, nadal zalicza się je do przedmiotów użytku osobistego. Podobnie należałoby podejść do literatury związanej z wykonywanym zawodem. Nie tworzą tego już jednak projekty, dokumentacja techniczna, narzędzia, materiały reklamowe itp. niezbędne do realizacji zadania służbowego, które ma wykonać pracownik podczas delegacji.

Przykład

Pracownik lecący na spotkania handlowe odbywające się podczas targów ma przewieźć samolotem dużą paczkę z materiałami reklamowymi pracodawcy. Szef zdecydował się na to, gdyż wyjazd nastąpił ?w ostatniej chwili i nie było możliwości dostarczenia tych materiałów w inny sposób. Opłata za tę paczkę powinna być rozliczona w „innych wydatkach związanych z podróżą służbową". Nie jest to bagaż osobisty pracownika.

Przy przewozie ekwipunku służbowego i związanej z tym opłaty należy sięgnąć do § 4 rozporządzenia delegacyjnego. Według niego pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tym wyjazdem, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości. Obejmują one opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub zagranicznej.

Przy przewozie bagażu służbowego i rozliczeniu poniesionych za to opłat należy dokładnie opisać wydatek, odnosząc się do zawartości nadbagażu.

Szef jest na tak

Z § 18 rozporządzenia delegacyjnego wynika, że zgoda pracodawcy na rozliczenie kosztów przewozu bagażu osobistego może nastąpić tylko w dwóch przypadkach:

- ?podróż trwa ponad 30 dni (czyli co najmniej 31 dni) lub

- ?państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie (tutaj nie ma jakichkolwiek wymogów dotyczących czasu trwania podróży).

Gdyby ziścił się któryś z tych dwóch warunków, pracownik nie ma roszczenia do pracodawcy o rozliczenie kosztów przewozu bagażu – ten zwykle może się zgodzić na zwrot kosztów, ale nie musi. Uważam jednak, że w szczególnych sytuacjach odmowę szefa można uznać za sprzeczną z art. 8 k.p. Zgodnie z nim nie można czynić ze swojego prawa użytku sprzecznego ze społeczno-gospodarczym jego przeznaczeniem oraz z zasadami współżycia społecznego. Te zasady w połączeniu z wymogiem zwrotu pracownikowi należności na pokrycie kosztów zleconej przez pracodawcę podróży służbowej (art. 77 § 1 k.p.) prowadzą do wniosku, że gdy obiektywnie podwładny będzie musiał zabrać większą ilość choćby odzieży, a spełnione są warunki z § 18 rozporządzenia delegacyjnego, pracodawca powinien zgodzić się na rozliczenie opłaty za nadbagaż.

Przykład

Pracownik zajmujący wysokie stanowisko kierownicze leci na ?40 dni do Brukseli. W tym czasie ma liczne spotkania, negocjacje ?z dużym kontrahentem pracodawcy. Z czasu trwania delegacji można wnioskować, ?że kierownik zabierze ze sobą znaczną ilość odzieży. Przy tym chodzi nie tylko o kwestie higieniczne, czystości, ale też zawodowe i wizerunkowe ?– trudno, aby przez cały ten czas pracownik „występował" ?w jednym garniturze.

Przykład

Pracownik leci na 4 dni do Tokio. Pracodawca nie zgadza się na opłacenie nadbagażu. Wskazał, że w tej akurat porze roku nie ma znaczących różnic klimatycznych między Polską a celem podróży. Według niego również długość wyjazdu nie uzasadnia zabrania nadmiernego bagażu osobistego. Należy zgodzić się z tą argumentacją.

Kosztowna zgoda

Jeśli szef zgodzi się na opłacenie przewozu samolotem bagażu osobistego, gdy żaden z warunków wskazanych w § 18 rozporządzenia nie jest spełniony, musi liczyć się z koniecznością naliczenia i odprowadzenia od tej kwoty zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składek społecznych. Będzie to bowiem rozliczenie dokonane sprzecznie z rozporządzeniem (ponad to, co ono przewiduje), a jako takie nie podlega zwolnieniom podatkowo-składkowym.

Nie ma przy tym znaczenia ocena sytuacji. Przykładowo wyjazd do północnej części Szwecji wymaga w wielu okresach roku zabrania znacznie cieplejszej (a więc i cięższej) odzieży niż używana w tym czasie w Polsce. Jeśli do tego dojdzie jeszcze np. 4-tygodniowy pobyt w tym kraju, to ciężko przyjąć, że pracownik jest w stanie spakować się w walizkę opłaconą w cenie biletu lotniczego. Nie będzie to jednak argument przy stosowaniu do rozliczenia kosztów opłaty za bagaż zwolnienia podatkowego i ubezpieczeniowego.

Pracodawca spoza sfery budżetowej może co prawda wprowadzić korzystniejsze dla pracowników regulacje wewnętrzne, niż zawiera rozporządzenie, ale nie może w ten sposób kształtować zwolnienia podatkowo-ubezpieczeniowego.

Art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 361 ze zm.) wskazuje, że wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami.

Podobny kształt ma zwolnienie składkowe. Zgodnie z § 2 pkt 15 rozporządzenia MPiPS z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.) diety i inne należności za podróż służbową pracownika nie są objęte składkami na ubezpieczenia społeczne do wysokości ustalonej dla należności przysługujących pracownikom na podstawie rozporządzeń dotyczących rozliczania delegacji (odpowiednio krajowych lub zagranicznych).

Oba zwolnienia odnoszą się zatem do diet i innych należności ustalonych na podstawie i do wysokości określonej w rozporządzeniu delegacyjnym, a nie na mocy przepisów wewnętrznych funkcjonujących u pracodawcy. Przedsiębiorca może w takich wypadkach zgodzić się na rozliczenie kosztów i zastosować zwolnienia podatkowe i składkowe, ale pracodawca z samorządowej lub państwowej sfery budżetowej związany jest bezpośrednio i w pełni przepisami rozporządzenia delegacyjnego. Nie ma zatem możliwości rozliczenia takich kosztów, gdy nie zachodzą wymogi z jego § 18.

Gdzie się kończy Europa

Problem praktyczny może polegać na obiektywnym uznaniu, czy spełnione są warunki z rozporządzenia delegacyjnego dotyczące długości podróży lub jej celu. Pierwszy obejmuje wyjazdy zagraniczne do jakiegokolwiek kraju. Istotny jest przy nim jedynie czas trwania delegacji zagranicznej.