Na co zwracać uwagę przy ubieganiu się o zamówienie publiczne

Warunki udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne dotyczą: wiarygodności, wiedzy, doświadczenia, kwalifikacji osób przewidzianych do wykonania zamówienia, zdolności technicznej oraz sytuacji finansowej i ekonomicznej wykonawcy.

Krok 1.

Zapoznaj się ?ze specyfikacją

Pierwszą rzeczą, jaką musi zrobić przedsiębiorca planujący udział w postępowaniu o zamówienie publiczne, jest zapoznanie się ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia (SIWZ). Dostępna jest ona na stronie internetowej zamawiającego (lub innej wskazanej przez niego) albo bezpośrednio u zamawiającego. Co do zasady udostępniana jest ona bezpłatnie, a ewentualna niewielka opłata nie może przekroczyć kosztów druku oraz przekazania dokumentów.

SIWZ zawiera tak ważne dla firm informacje, jak np. tryb udzielenia zamówienia >patrz ramka, opis przedmiotu zamówienia, termin wykonania zamówienia, opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków, a także wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu.

Jeżeli firma nie będzie rozumiała treści specyfikacji, to może zwrócić się do zamawiającego o jej wyjaśnienie. Zamawiający jest obowiązany niezwłocznie udzielić wyjaśnień. Od tego obowiązku może się on uchylić jedynie wówczas, gdy co do zasady prośba o wyjaśnienie wpłynęła do niego na mniej niż 6 dni przed terminem składania ofert.

Krok 2.

Złóż ofertę ?w terminie

Każdy wykonawca musi złożyć swoją ofertę w taki sposób i o takiej treści, jak tego wymaga specyfikacja istotnych warunków zamówienia. Poza tym musi zrobić to w ściśle określonym terminie. Jeśli bowiem zrobi to po jego upływie, to nie będzie ona rozpatrywana.

Terminy składania ofert zawsze zależą od tego, w jakim trybie ma być udzielane zamówienie publiczne. Określa je ustawa – Prawo zamówień publicznych (PZP).

Przykład

Jeśli zamawiający zdecyduje się na przetarg nieograniczony, to termin składania ofert na dostawy ?i usługi nie może być krótszy niż 7 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych, a na roboty budowlane nie może być krótszy niż 14 dni – w przypadku zamówień ?o wartości niższej od progów unijnych (które np. na roboty budowlane wynoszą 5 mln 186 tys. euro, a dla dostaw ?i usług co do zasady wynoszą 134 tys. euro). ?Jeżeli wartość zamówienia jest wyższa od tych kwot, to termin składania ofert nie może być krótszy niż 40 lub 47 – w zależności od sposobu przekazania ogłoszenia.

Krok 3.

Potwierdź ?swoją wiarygodność

Składając ofertę wykonawca będzie musiał przede wszystkim wykazać swoją wiarygodność. Jeśli tego nie uczyni, to zostanie wykluczony z przetargu. Na publiczny kontrakt nie będzie miała szans firma, która wyrządziła szkodę, nie wykonując zamówienia lub wykonując je nienależycie, lub została zobowiązana do zapłaty kary umownej.

W każdej z tych sytuacji szkoda lub obowiązek zapłaty kary umownej muszą wynieść nie mniej niż 5 proc. wartości realizowanego zamówienia i zostać stwierdzone prawomocnym orzeczeniem sądu (musi się ono uprawomocnić w okresie 3 lat przed wszczęciem postępowania).

Na uznanie za wiarygodnego nie ma też szans wykonawca, z którym dany zamawiający rozwiązał umowę lub ją wypowiedział albo od niej odstąpił. Musi to jednak nastąpić z powodu okoliczności, za które wykonawca ponosi odpowiedzialność. Dodatkowo okoliczności te muszą zaistnieć w okresie 3 lat przed wszczęciem postępowania, a wartość niezrealizowanego zamówienia wyniosła co najmniej 5 proc. wartości umowy. Dla wykonawców duże praktyczne znaczenie ma to, że zamawiający nie mogą nadużywać tej instytucji i muszą szczegółowo podawać im podstawy swojej decyzji w tym zakresie. Jak wskazała KIO w wyroku z 28 lutego 2013 r. (syg. KIO 345/13), zamawiający musi wskazać fakty, które zamawiający uznał za udowodnione, mające jednoznacznie potwierdzać, że rozwiązanie umowy było zasadne i wynikało wyłącznie z winy odwołującego, a nadto potwierdzające, że wykonawca realizując umowę dopuścił się poważnego wykroczenia zawodowego, a nie tylko braku solidności w działaniu.

Ubieganie się o zamówienie publiczne nie ma także sensu w przypadku wykonawców, w stosunku do których otwarto likwidację lub ogłoszono upadłość, chyba że dojdzie tu do podpisania układu. W podobnej niekorzystnej sytuacji są również podmioty, które zalegają z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne, chyba że mają na tę okoliczność odpowiednie zwolnienie.

Krok 4.

Udowodnij ?niekaralność

Z ubiegania się o zdobycie zamówienia powinny zrezygnować osoby fizyczne, które prawomocnie skazano za przestępstwa – głównie gospodarcze i związane z udzielaniem zamówień (pełny ich katalog został określony w art. 24 PZP). W przypadku spółek sytuacja jest analogiczna – jeśli wspólnik bądź inna osoba uprawniona do działania w imieniu spółki dopuścili się przestępstwa, to szanse na wygranie przetargu zostaną przekreślone.

Na publiczny kontrakt nie będzie też miał szans podmiot zbiorowy, a więc np. osoba prawna oraz jednostka organizacyjna posiadająca zdolność prawną, wobec której sąd orzekł zakaz ubiegania się o zamówienie, na podstawie przepisów o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary.

Jak wskazał Urząd Zamówień Publicznych w opinii prawnej z 30 grudnia 2013 r., brak jest podstaw do żądania przedłożenia dokumentów potwierdzających, że okoliczności te nie wystąpiły, od osób fizycznych oraz spółek prawa cywilnego, których wspólnikami są wyłącznie osoby fizyczne. Natomiast stosowną informację z Krajowego Rejestru Karnego będą musieli przedstawić wspólnicy spółki cywilnej niebędący osobami fizycznymi.

Podstawą do wykluczenia ich z postępowania mogą być także inne powody, jak np. brak wpłaconego w terminie wadium czy złożenie nieprawdziwych informacji mających wpływ lub mogących mieć wpływ na wynik prowadzonego postępowania.

Krok 5.

Pochwal się wiedzą ?i doświadczeniem

Zanim dana firma otrzyma publiczny kontrakt, będzie musiała jeszcze wykazać, że spełnia warunek posiadania wiedzy i doświadczenia, dysponuje odpowiednim potencjałem technicznym, osobami zdolnymi do wykonania zamówienia oraz znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej pozwalającej na wywiązanie się z umowy.

Co ważne, wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów. Jak wskazała Krajowa Izba Odwoławcza w uchwale z 7 listopada 2013 r. (sygn. KIO/KU 96/13), zawsze udostępnienie zasobu musi wiązać się z korzystaniem z tego zasobu na etapie wykonania zamówienia.

Co ważne w takiej sytuacji, wykonawca zobowiązany jest udowodnić zamawiającemu, że będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonaniu zamówienia. Potwierdziła to KIO w swoim wyroku z 24 lipca 2013 r. (sygn. KIO 1683/13).

W praktyce istotne jest to, że zdolność wykonawcy do wykonania zamówienia ocenia się zawsze biorąc pod uwagę przedmiot i wartość konkretnego zamówienia.

Krok 6.

Zgromadź wymaganą dokumentację

W zależności od rodzaju postępowania o udzielenie zamówienia zawsze to zamawiający wskazuje ostateczną listę wymaganych dokumentów w ogłoszeniu o zamówieniu, specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszeniu do składania ofert. Dlatego też przed złożeniem oferty i przystąpieniem do przetargu warto dokładnie zapoznać się z tymi ogłoszeniami zamawiającego. Zamawiający nie może jednak żądać jakichkolwiek dokumentów. Ich listę zawiera rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (patrz podstawa prawna).

Dla firm startujących w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego istotne znaczenie ma to, że mogą one uzupełniać składane przez siebie dokumenty. Mogą to zrobić, gdy w ogóle ich nie złożyli lub gdy w treści albo w kształcie odbiegają one od wymagań zamawiającego lub przepisów prawa.

Zamawiający ma obowiązek wezwać wszystkich wykonawców, w których ofertach stwierdził braki w dokumentacji, do uzupełnienia lub poprawienia ich. Wykluczenie z przetargu możliwe jest jedynie wówczas, gdy wezwany wykonawca nie uzupełni oferty w terminie wyznaczonym przez zamawiającego.

Podstawa prawna: ustawa z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. DzU z 2013 r., poz. 907 ze zm.)

Podstawa prawna: rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (DzU z 2013 r., poz. 231)

Co decyduje o zwycięstwie

Ofertą najkorzystniejszą w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego jest oferta wybrana na podstawie ustalonych wcześniej i podanych do wiadomości wykonawcom, obiektywnych i odnoszących się do przedmiotu zamówienia kryteriów  oceny, która:

- ?zawiera najniższą cenę albo