Lepiej, aby jednocześnie wewnętrzne przepisy firmowe wskazywały uprawnienie pracodawcy do narzucenia konkretnej godziny rozpoczęcia obowiązków we wprowadzonym przedziale czasowym. Znacznie ułatwi to m.in. rozliczanie aktywności podczas podróży służbowych.
Co uwzględnić
W podróży służbowej do czasu pracy wliczamy:
- ?w całości czas delegacji pokrywający się z normalnymi godzinami pracy pracownika, wynikającymi z jego rozkładu czasu pracy,
- ?czas poświęcony na rzeczywiste wykonywanie pracy podczas delegacji (czas realizacji zleconego etatowcowi zadania służbowego) niezależnie od tego, czy przypada na godziny pracy pracownika wynikające z jego rozkładu czasu pracy, czy ma to miejsce poza tymi godzinami.
Jak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z 4 lipca 1978 r. (I PR 45/78), w czasie podróży służbowej pracownik w zasadzie nie świadczy pracy i nie pozostaje w dyspozycji zakładu pracy ?w rozumieniu art. 128 k.p., chyba że podczas delegacji wykonuje zatrudnienie.
Czas trwania podróży przypadający poza zwykłymi godzinami pracy etatowca nie jest zaliczany do czasu pracy, jeżeli nie wykonywał on w tym okresie konkretnych czynności na rzecz pracodawcy (byłoby to np. przygotowanie dokumentacji).
Przykład
Pan Jan pracuje od 8 do 16. W delegację wyjechał o 7, od 10 do 12 uczestniczył w spotkaniu handlowym, do firmy wrócił o 16.30. W tym wypadku do czasu pracy pana Jana wliczymy 8 godzin, czyli przedział między 8 a 16 (zwykłe godziny pracy pracownika). Realizacja zadania służbowego (udział w spotkaniu handlowym) przypada na te godziny, ?a poza nimi ma miejsce jedynie czas przejazdu. Z opisu nie wynika, ?aby podczas niego pracownik świadczył pracę.
Przykład
Innym razem ten sam pracownik pojechał w delegację o 6 i od 7 ?do 15 realizował zadanie służbowe. Wrócił o 16.30. W tym wypadku do czasu pracy pana Jana zaliczamy przedział od 7 do 16. Mimo że faktyczna praca wyniosła 8 godzin, do czasu pracy wliczamy dodatkowo okres między 15 a 16, wynikający z rozkładu czasu pracy pracownika.
W różnych godzinach
Sprawa jest stosunkowo prosta przy stałych rozkładach czasu pracy. Komplikuje się – i to niekiedy znacznie – gdy stosuje się zmienne rozkłady z art. 1401 k.p.
Ruchomy czas pracy występuje w dwóch odmianach. Artykuł 1401 k.p. pozwala tworzyć rozkłady czasu pracy przewidujące:
- ?różne godziny rozpoczynania pracy (tu rozkłady narzuca szef) oraz
- ?przedział czasu, w którym etatowiec decyduje o godzinie startu pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy.
W obu tych przypadkach – gdy rozkład ustala szef i gdy pracownik decyduje o konkretnej godzinie rozpoczęcia pracy – ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. Warunkiem jest jednak to, aby nie naruszyć prawa do minimalnych odpoczynków.
Szef decyduje
Gdy na podstawie porozumienia z organizacją związkową lub przedstawicielami załogi pracodawca wyznacza różne godziny rozpoczynania i kończenia pracy, musi tworzyć harmonogramy czasu pracy na co najmniej miesięczne okresy. Od tego obowiązku uwolni się tylko wówczas, gdy rozkłady czasu pracy wynikają z umowy o pracę lub prawa pracy (regulaminu pracy lub porozumienia).
Przykład
Załoga pracuje od 9 do 17 w poniedziałki, wtorki i piątki oraz od 8 do 16 w środy i czwartki. Przy takiej stałej konstrukcji nie ma potrzeby tworzenia harmonogramów. W obu przypadkach znany jest rozkład czasu pracy pracownika – konkretne godziny, w jakich ma pracować.
Przykład
Pan Tomek pracuje w lutym 2014 r. według poniższego harmonogramu (pracodawca stosuje rozkłady czasu pracy, w których dopuszczalne jest ponowne rozpoczynanie pracy w tej samej dobie).
Pojawiła się konieczność wyjazdu służbowego. Podczas niego pracownik wykonywał usługę w siedzibie kontrahenta pracodawcy ?od poniedziałku 17 lutego do czwartku 20 lutego. W każdym z tych dni pracował (realizował usługę) od 9 do 17. Wyjechał w poniedziałek o 6, wrócił z delegacji w czwartek o godz. 19.30.
Do czasu pracy pana Tomka w każdym z dni trwania delegacji trzeba zaliczyć:
- ?przedział czasu, w jakim miał pracować zgodnie z harmonogramem, oraz
- ?godziny faktycznie przepracowane (usługa u kontrahenta) wykraczające poza planowany na dany dzień rozkład czasu pracy.
Rozliczenie czasu pracy wygląda następująco:
- ?poniedziałek – wliczamy 9 godzin (od 9 do godziny wskazanej ?w harmonogramie jako godzina zakończenia pracy),
- ?wtorek i środa – wliczamy po 10 godzin (od godziny planowanej ?w harmonogramie jako godzina rozpoczęcia pracy do jej faktycznego finiszu),
- ?czwartek – wliczamy 9 godzin (od godziny planowanej ?w harmonogramie jako godzina startu pracy do faktycznego jej zakończenia).
Pracodawca nie może bowiem zmieniać harmonogramów wręczanych pracownikom w każdej sytuacji, gdy byłyby one dla niego „niewygodne". Zezwolenie na takie praktyki doprowadziłoby do tego, że obowiązek tworzenia indywidualnych rozkładów czasu pracy wprowadzony w art. 129 § 3 k.p. byłby sztuczny. Co prawda szef wręczałby harmonogram, ale w każdej chwili mógłby go zmieniać.
Wybiera podwładny
Trudniejsze rozliczenie jest wówczas, gdy wprowadzono przedział czasu, w którym etatowiec decyduje o godzinie startu pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla niego dniem pracy.
Przykład
Załoga pracuje od poniedziałku do piątku. Pracownicy muszą rozpocząć obowiązki między 8 a 10 (sami wybierają, o której rozpoczynają pracę) i przepracować następne 8 godzin.
Nie ma tutaj stałego rozkładu czasu pracy i w konsekwencji przy wielu delegacjach może powstawać problem z rozliczaniem czasu aktywności służbowej.
Przykład
Według swojego wyboru etatowiec rozpoczyna pracę między ?7 a 9. Otrzymał polecenie wyjazdu służbowego, zgodnie ?z którym ma to nastąpić o 6. Następnie trwał 4-godzinny ?przejazd, na miejscu pracował od 11.30 do 18, a później ?wracał do siedziby firmy 3 godziny. Jak rozliczyć jego czas ?pracy w tym dniu?
Wskazując godzinę wyjazdu (tu 6), pracodawca pośrednio ?ingeruje w możliwość wyboru przez etatowca momentu ?rozpoczynania zadań. Czasu przejazdu przypadającego ?poza godzinami pracy nie wlicza się do czasu pracy, ale skoro ?szef narzuca godzinę wyjazdu, to właściwie wyłączył ?etatowcowi dokonanie jakiegokolwiek wyboru. Tym samym ?wskazał mu godzinę startu pracy.
Wydając polecenie udania się w delegację, pracodawca ?narzuca podwładnemu godzinę wyjazdu w taki sposób, ?aby mógł on zrealizować powierzone zadania w założonych godzinach (np. odbył uzgodnione spotkanie z kontrahentem wynikające z godzin otwarcia magazynów). Bierze także ?pod uwagę konieczny wypoczynek pracownika.
Ważne! Stosowanie ruchomego czasu, w którym pracownik ?wybiera godzinę rozpoczęcia pracy, nie wyłącza uprawnień ?pracodawcy do wyznaczania godzin pracy. W szczególności ?dotyczy to narzucania jej w godzinach nadliczbowych.
To, że pracodawca może nakazać dodatkową pracę, ?nie wyjaśnia, w jaki sposób rozliczyć czas aktywności ?podczas tej delegacji. ?Nie można przy tym założyć, że zaliczymy do niej jedynie ?czas świadczenia pracy (11.30–18).
Nieuzasadnione byłoby także przyjęcie, że skoro realizacja ?zadania trwała nieco krócej niż 8 godzin, to do czasu pracy ?wliczymy w tym dniu 8 godzin. Stawiałoby to pracowników ?objętych ruchomym czasem pracy w sytuacji znacznie ?gorszej niż tych, którzy są zaangażowani w wyznaczanych ?przez szefa rozkładach czasu pracy. W tym wypadku czas pracy ?może być liczony od godziny przypadającej w przyjętym ?przedziale startu pracy (7–9).
Jak sobie pomóc
Najlepsze rozwiązanie polega na wprowadzeniu konkretnej regulacji w przepisach wewnętrznych. Zgodnie z nią poza dopuszczalnością dokonania wyboru godziny rozpoczynania pracy przez podwładnego pracodawca zachowywałby możliwość wyznaczenia mu godzin startu zadań. Uważam, że możliwe byłoby to tylko wtedy, gdyby ruchomy czas pracy wprowadził na podstawie porozumienia zawartego z organizacją związkową lub przedstawicielami załogi. Jeżeli firma stosowałaby taki ruchomy czas na mocy indywidualnych wniosków pracowników, szef nie miałby takiego uprawnienia, gdyż byłby to w rzeczywistości drugi z rodzajów ruchomych rozkładów czasu pracy ustanowionych ?w art. 1401 k.p.
Najbezpieczniej – jeśli nie ma jakichkolwiek regulacji precyzujących tę kwestię – byłoby przyjąć jako godzinę rozpoczęcia pracy najwcześniejszą wskazaną w przedziale czasowym (7) i od niej liczyć 8 godzin, a następnie ewentualnie kolejne, jeśli w trakcie nich etatowiec świadczył pracę (do 18 w ostatnim przykładzie).
Jest to rozwiązanie najmniej korzystne dla pracodawcy. Inne podejście oznaczałoby jednak możliwość całkowicie swobodnego narzucania godziny rozpoczęcia pracy przez szefa. To rozwiązanie jest również najbardziej powiązane ze specyfiką podróży służbowej i wyznaczania przez pracodawcę godziny wyjazdu.
Jeżeli w zakładzie jedynie część osób pracuje w ruchomych rozkładach, wybierając godzinę startu zadań, a pozostała część zatrudnionych ma stałe godziny (np. od 9 do 17), uprawnione byłoby przyjęcie, że w sytuacji szczególnej, jaką jest podróż służbowa lub inne potrzeby pracodawcy, może on narzucić etatowcowi pracę w tych godzinach.
Odnosząc się do pytania z ostatniego przykładu, szef mógłby wyznaczyć na 9 godzinę początku pracy. Zatem do czasu pracy podróżującego zaliczyłby czas od 9 do 18 (do finiszu realizacji zadania służbowego).
