Rozliczanie inwestycji za materiały i roboty budowlane

Przedsiębiorcy, którzy korzystają z unijnych dotacji, mają dużą szansę na wyprzedzenie swoich konkurentów. Wszystko za sprawą modernizacji firmy, wprowadzenia nowych produktów lub usług. Pozyskiwanie unijnego dofinansowania, to długi proces, gdzie złożenie wniosku o pomoc, a następnie realizacja inwestycji, to dopiero wstęp. Później trzeba ją odpowiednio rozliczyć, przedstawiając sporządzone i opisane faktury i inne dokumenty. Jednak i to nie zawsze wystarczy.

Potrzebne dokumenty

Kontrole, dotyczące prawidłowości wykonania projektu, są niezwykle drobiazgowe. Cały ten proces przedsiębiorca może przyspieszyć, jeżeli w odpowiednim czasie zgromadzi dokumenty, które pokażą, że wszystkie procedury i procesy, które miały miejsce i były niezbędne do przeprowadzenia projektu, były prawidłowe. W odpowiednim czasie oznacza w praktyce, że firma powinna gromadzić takie dokumenty na bieżąco, a nie czekać na ostateczne rozliczenie.

Poniżej pokazujemy przykłady prostych błędów, które niestety mogą powodować opóźnienia w wypłacie unijnych pieniędzy. A tym samym powodować, że po stronie przedsiębiorcy powstają dodatkowe koszty, np. związane z koniecznością spłaty kredytu lub jego raty ze środków własnych. Ponieważ pojęcie realizacji projektu może być niezwykle szerokie, w tym miejscu skoncentrujemy się na jednej kategorii. Mianowicie brakach i błędach występujących w dokumentach związanych z zakupem robót i materiałów budowlanych. To bowiem bardzo popularne wydatki. Wiele unijnych projektów realizowanych przez przedsiębiorców wiąże się przecież z rozbudową firmy.

Brak umowy

Jednym z powtarzających się błędów jest przedstawienie faktury dotyczącej zakupu robót budowlanych, na której znajduje się odwołanie do umowy zawartej z jakimś konkretnym wykonawcą. Jednak równolegle firma nie przedstawia samej umowy. Nie pozwala to na weryfikację, czy zakres prac był prawidłowo określony i wszystkie wydatki ujęte w fakturze wolno uznać za kwalifikowane, czyli podlegające dofinansowaniu. W takim wypadku przedsiębiorca może zostać wezwany do przedstawienia takiego dokumentu.

Warto także pamiętać, że przedsiębiorca związany jest umową o dofinansowanie, której nieodłączną częścią jest zwykle tzw. harmonogram rzeczowo-finansowy. Chodzi o dokument, który punkt po punkcie wskazuje, co i kiedy zostanie zrobione (kupione) i za jaką cenę. Błędem, który w związku z tym się pojawia, jest takie sporządzenie faktury (wniosku o płatność, zaliczkę), które nie daje możliwości jednoznacznego przyporządkowania wielu pozycji na niej wymienionych do konkretnej kategorii robót budowlanych ujętych w harmonogramie.

Zatem uprzedzając pytania urzędników, kontrolujących wniosek, warto uzupełnić dokumenty o dokładną specyfikację do faktury albo oświadczenie wykonawcy robót budowlanych, względnie umieścić na rewersie faktury dokładny opis przyporządkowujący pozycje na niej ujęte do odpowiednich pozycji z harmonogramu.

Bez dodatkowych kosztów

Niestety zdarza się, że w trakcie realizacji inwestycji, przedsiębiorca stwierdza, że należałoby ją rozszerzyć. Przykładowo w ramach rozbudowy zakładu, czy hal produkcyjnych chciałby on wybudować nową drogę dojazdową, postawić oświetlenie, czy wybudować plac manewrowy. Wszystkie te prace mogą być uzasadnione, racjonalne i przyczyniać się do lepszej realizacji inwestycji. Problem w tym, że jeżeli koszty te nie zostały uwzględnione w dokumentacji do umowy o dofinansowanie, to nie wolno ich zaliczać do tzw. kosztów kwalifikowanych. Innymi słowy nie wolno ich ujmować we wnioskach o płatność.

Zgodnie z przepisami nie ma możliwości objęcia wsparciem kosztów niewynikających z takiej umowy. Przedsiębiorca ma oczywiście możliwość poszerzenia inwestycji, o ile nie zmienia to jej celu i zakładanych rezultatów, ale z pełną świadomością, że czyni to na własny koszt. Stąd, jeżeli we wniosku o płatność znajdą się wydatki wykraczające poza to, co wynika z umowy o dofinansowanie, należy je usunąć.

Liczy się metraż

Z umowy o dofinansowanie może wynikać jaki ma być metraż budowanego lub modernizowanego obiektu, a także jakie jest jego przeznaczenie (produkcyjne, magazynowe, biurowe). Największe problemy mogą się pojawić wówczas, gdy dofinansowaniem jest objęta tylko część prac (określona procentowo lub z uwzględnieniem funkcji). Przykładowo, przedsiębiorca otrzymał dotację na rozbudowę zakładu produkcyjnego, natomiast w ramach inwestycji pojawia się tam także część biurowa. W takim wypadku konieczne może być dostarczenie dodatkowych dokumentów, np. oświadczeń dostawcy potwierdzających wykonanie zakresu robót zgodnie z opisem w umowie o dofinansowanie.

Gdy doszło do zmian powierzchni wymagane może być złożenie stosownych wyjaśnień, np. w przypadku, gdy powierzchnia budynku różni się w pozwoleniu na użytkowanie w stosunku do tego, co przedsiębiorca przedstawił we wniosku o dofinansowanie – będzie on zobowiązany do przedstawienia dokumentacji, którą składał do urzędu w celu wydania pozwolenia na budowę i wyjaśnienia rozbieżności. Jeszcze innym błędem, który może wstrzymać rozliczenie, jest przedstawienie faktury, na której znajduje się ogólny opis zgodny z harmonogramem i z dokumentu tego wynika, że wszystkie ujęte tam wydatki przedsiębiorca traktuje jako kwalifikowane.

Tymczasem z dokumentów dodatkowych, np. kosztorysu, umowy z wykonawcą, będzie wynikało, że są tam ujęte koszty towarzyszące budowie, a wśród nich wydatki niekwalifikowane, np. nadzór budowlany, projekt wykonawczy, przygotowanie dokumentacji technicznej, obsługi geodezyjnej itp. (zakładając, że koszty takie nie były ujęte w umowie i harmonogramie). W takim wypadku konieczne może być przedstawienie i dostarczenie kontrolerom specyfikacji do umowy z wykonawcą, która pozwoli określić wartość kosztów niekwalifikowanych.