Przedsiębiorcy, którzy korzystają z unijnych dotacji, mają dużą szansę na wyprzedzenie swoich konkurentów. Wszystko za sprawą modernizacji firmy, wprowadzenia nowych produktów lub usług. Pozyskiwanie unijnego dofinansowania, to długi proces, gdzie złożenie wniosku o pomoc, a następnie realizacja inwestycji, to dopiero wstęp. Później trzeba ją odpowiednio rozliczyć, przedstawiając sporządzone i opisane faktury i inne dokumenty. Jednak i to nie zawsze wystarczy.

Potrzebne dokumenty

Kontrole, dotyczące prawidłowości wykonania projektu, są niezwykle drobiazgowe. Cały ten proces przedsiębiorca może przyspieszyć, jeżeli w odpowiednim czasie zgromadzi dokumenty, które pokażą, że wszystkie procedury i procesy, które miały miejsce i były niezbędne do przeprowadzenia projektu, były prawidłowe. W odpowiednim czasie oznacza w praktyce, że firma powinna gromadzić takie dokumenty na bieżąco, a nie czekać na ostateczne rozliczenie.

Poniżej pokazujemy przykłady prostych błędów, które niestety mogą powodować opóźnienia w wypłacie unijnych pieniędzy. A tym samym powodować, że po stronie przedsiębiorcy powstają dodatkowe koszty, np. związane z koniecznością spłaty kredytu lub jego raty ze środków własnych. Ponieważ pojęcie realizacji projektu może być niezwykle szerokie, w tym miejscu skoncentrujemy się na jednej kategorii. Mianowicie brakach i błędach występujących w dokumentach związanych z zakupem robót i materiałów budowlanych. To bowiem bardzo popularne wydatki. Wiele unijnych projektów realizowanych przez przedsiębiorców wiąże się przecież z rozbudową firmy.

Brak umowy

Jednym z powtarzających się błędów jest przedstawienie faktury dotyczącej zakupu robót budowlanych, na której znajduje się odwołanie do umowy zawartej z jakimś konkretnym wykonawcą. Jednak równolegle firma nie przedstawia samej umowy. Nie pozwala to na weryfikację, czy zakres prac był prawidłowo określony i wszystkie wydatki ujęte w fakturze wolno uznać za kwalifikowane, czyli podlegające dofinansowaniu. W takim wypadku przedsiębiorca może zostać wezwany do przedstawienia takiego dokumentu.

Warto także pamiętać, że przedsiębiorca związany jest umową o dofinansowanie, której nieodłączną częścią jest zwykle tzw. harmonogram rzeczowo-finansowy. Chodzi o dokument, który punkt po punkcie wskazuje, co i kiedy zostanie zrobione (kupione) i za jaką cenę. Błędem, który w związku z tym się pojawia, jest takie sporządzenie faktury (wniosku o płatność, zaliczkę), które nie daje możliwości jednoznacznego przyporządkowania wielu pozycji na niej wymienionych do konkretnej kategorii robót budowlanych ujętych w harmonogramie.

Zatem uprzedzając pytania urzędników, kontrolujących wniosek, warto uzupełnić dokumenty o dokładną specyfikację do faktury albo oświadczenie wykonawcy robót budowlanych, względnie umieścić na rewersie faktury dokładny opis przyporządkowujący pozycje na niej ujęte do odpowiednich pozycji z harmonogramu.

Bez dodatkowych kosztów

Niestety zdarza się, że w trakcie realizacji inwestycji, przedsiębiorca stwierdza, że należałoby ją rozszerzyć. Przykładowo w ramach rozbudowy zakładu, czy hal produkcyjnych chciałby on wybudować nową drogę dojazdową, postawić oświetlenie, czy wybudować plac manewrowy. Wszystkie te prace mogą być uzasadnione, racjonalne i przyczyniać się do lepszej realizacji inwestycji. Problem w tym, że jeżeli koszty te nie zostały uwzględnione w dokumentacji do umowy o dofinansowanie, to nie wolno ich zaliczać do tzw. kosztów kwalifikowanych. Innymi słowy nie wolno ich ujmować we wnioskach o płatność.

Zgodnie z przepisami nie ma możliwości objęcia wsparciem kosztów niewynikających z takiej umowy. Przedsiębiorca ma oczywiście możliwość poszerzenia inwestycji, o ile nie zmienia to jej celu i zakładanych rezultatów, ale z pełną świadomością, że czyni to na własny koszt. Stąd, jeżeli we wniosku o płatność znajdą się wydatki wykraczające poza to, co wynika z umowy o dofinansowanie, należy je usunąć.

Liczy się metraż

Z umowy o dofinansowanie może wynikać jaki ma być metraż budowanego lub modernizowanego obiektu, a także jakie jest jego przeznaczenie (produkcyjne, magazynowe, biurowe). Największe problemy mogą się pojawić wówczas, gdy dofinansowaniem jest objęta tylko część prac (określona procentowo lub z uwzględnieniem funkcji). Przykładowo, przedsiębiorca otrzymał dotację na rozbudowę zakładu produkcyjnego, natomiast w ramach inwestycji pojawia się tam także część biurowa. W takim wypadku konieczne może być dostarczenie dodatkowych dokumentów, np. oświadczeń dostawcy potwierdzających wykonanie zakresu robót zgodnie z opisem w umowie o dofinansowanie.

Gdy doszło do zmian powierzchni wymagane może być złożenie stosownych wyjaśnień, np. w przypadku, gdy powierzchnia budynku różni się w pozwoleniu na użytkowanie w stosunku do tego, co przedsiębiorca przedstawił we wniosku o dofinansowanie – będzie on zobowiązany do przedstawienia dokumentacji, którą składał do urzędu w celu wydania pozwolenia na budowę i wyjaśnienia rozbieżności. Jeszcze innym błędem, który może wstrzymać rozliczenie, jest przedstawienie faktury, na której znajduje się ogólny opis zgodny z harmonogramem i z dokumentu tego wynika, że wszystkie ujęte tam wydatki przedsiębiorca traktuje jako kwalifikowane.

Tymczasem z dokumentów dodatkowych, np. kosztorysu, umowy z wykonawcą, będzie wynikało, że są tam ujęte koszty towarzyszące budowie, a wśród nich wydatki niekwalifikowane, np. nadzór budowlany, projekt wykonawczy, przygotowanie dokumentacji technicznej, obsługi geodezyjnej itp. (zakładając, że koszty takie nie były ujęte w umowie i harmonogramie). W takim wypadku konieczne może być przedstawienie i dostarczenie kontrolerom specyfikacji do umowy z wykonawcą, która pozwoli określić wartość kosztów niekwalifikowanych.

Podobne uzupełnienia mogą być wymagane, gdy zmienia się zakres inwestycji. Przykładowo wniosek o dofinansowanie, a za tym stosowna umowa obejmowała budynek produkcyjny, a z załączonej dokumentacji wynika, że powstał budynek produkcyjno-biurowy. W takim przypadku przedsiębiorca nie może całości wydatków, jakie poniósł na rzecz firmy budowlanej, potraktować jako tych kwalifikowanych. Konieczne będzie dokładne rozróżnienie, jaką procentowo część stanowiły nakłady na część produkcyjną, a ile kosztowała budowa (remont, modernizacja) części biurowej. Innymi słowy przedsiębiorca będzie musiał przygotować dodatkowe dokumenty, ?z których będzie wynikało, że przedstawione wydatki, o zwrot których się ubiega, dotyczą wyłącznie części produkcyjnej.

Zbierz wszystko

Wreszcie warto wspomnieć, że przedsiębiorcy zapominają czasem o formalnościach. Stąd brak kompletnej dokumentacji przy składaniu wniosku ?o płatność (rozliczenie inwestycji). Dotyczy to np. braku:

Zmiany w projekcie

Przedsiębiorca, który realizuje unijny projekt, ma obowiązek zakończyć go w terminie wynikającym z umowy o dofinansowanie i w takim też terminie osiągnąć zakładane rezultaty i cele. Tak naprawdę to właśnie uzyskanie określonych rezultatów inwestycji (np. zwiększenie produkcji, wprowadzenie nowego produktu, zwiększenie zatrudnienia, ograniczenie emisji szkodliwych substancji do środowiska) jest przedmiotem takich projektów. Budowa, czy rozbudowa firmy oraz inwestycje w nowe maszyny i technologie jest tylko drogą do tego celu. Dlatego możliwe jest wprowadzanie poprawek do projektów, gdy okaże się, że cel i rezultat mógłby zostać osiągnięty w inny (lepszy) sposób. Jednak bardzo ważne jest to, aby o wszystkich propozycjach zmian poinformować instytucję, która przyznała dofinansowanie (np. urząd marszałkowski, Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości) i poprosić o stosowną zmianę umowy o dofinansowanie. Jeżeli takich zmian nie uda się wynegocjować, lepiej trzymać się wszystkich dotychczasowych zapisów. W przeciwnym wypadku firma może się spotkać z odmową refundacji wydatków pod zarzutem naruszenia warunków umowy.