Tylko na piśmie
Od 17 czerwca 2013 r. obowiązuje nowy termin na złożenie wniosku o dodatkowy urlop macierzyński. Podwładny ma na to 14 dni przed rozpoczęciem korzystania z niego (wcześniej było to 7 dni). Jeśli dotrzyma tego terminu, pracodawca musi zaakceptować taki wniosek. Ale jeżeli rodzic się spóźni, szef będzie mógł, ale nie musi, udzielić mu tego wolnego. Wszystko zależy od dobrej woli pracodawcy.
Jeśli pracownik osobiście nie składa pisma, ale wysyła je pocztą, musi pamiętać, że dla zachowania terminu nie jest istotna data nadania listu, ale data wpływu wniosku do pracodawcy.
Uwaga! Pracownik, który złoży wniosek z naruszeniem 14-dniowego terminu, ryzykuje, że nie będzie mógł wziąć dodatkowego urlopu macierzyńskiego, a co za tym idzie – urlopu rodzicielskiego.
Przykład
Pani Karolina kończy urlop macierzyński 19 stycznia 2014 r. Aby skorzystać z dodatkowych 6 tygodni, musi złożyć wniosek o ten okres najpóźniej 5 stycznia. Oczywiście pracownica może takie pismo dostarczyć do kadr dużo wcześniej. Jeśli jednak złoży je z poślizgiem, np. 10 stycznia, szef nie będzie musiał go zaakceptować.
Na 14 dni przed datą startu dodatkowego urlopu macierzyńskiego pracownica musi dostarczyć wniosek o to wolne na piśmie. To wymóg kodeksowy, którego nie da się pominąć. Nie wystarczy zwykły e-mail czy esemes. Z art. 78 kodeksu cywilnego wynika, że do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Na równi z pisemnym oświadczeniem woli traktuje się te złożone w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.
Na wniosku złożonym e-mailowo siłą rzeczy pracownik nie może się własnoręcznie podpisać. Takiej parafki nie złoży także na faksie, który jest kopią pisma (kopią jest także treść wniosku i podpis osoby ubiegającej się o urlop).
Jeśli rodzic składa wniosek o dodatkowy macierzyński w trakcie korzystania z podstawowej części urlopu, podaje w nim, kiedy się ona kończy. Jeśli natomiast dodatkowy urlop macierzyński podwładny wybiera w 2 częściach, we wniosku powinien określić też termin zakończenia pierwszej części urlopu oraz liczbę tygodni, jakie ta część obejmuje, oraz okres dotychczas wykorzystanego urlopu. Chodzi o konieczność udokumentowania zachowania bezpośredniości (ciągłości) kolejnych urlopów i utrzymanie się w maksymalnym wymiarze dodatkowego urlopu macierzyńskiego.
Pod kroplówką
Jedynie w wyjątkowych okolicznościach możliwe jest, aby dodatkowy urlop wybrany został w inny sposób. Tak się stanie, gdy rodzic będący z pociechą w domu wymaga hospitalizacji. Wtedy na czas jego pobytu w szpitalu drugi z opiekunów może przejąć opiekę nad dzieckiem (art. 182
1
§ 7 k.p. w zw. z art. 180 § 6
1
– § 6
3
k.p.). Jeśli jednak współmałżonek nie ma etatu, urlop przepadnie. Nie ma bowiem możliwości jego zawieszenia.
Podobnie jest, gdy umrze rodzic opiekujący się maluchem. Wówczas drugi rodzic przejmuje niewykorzystaną część urlopu (art. 1821 § 7 k.p. w zw. z art. 180 § 7 k.p.) pod warunkiem, że jest na etacie.
Reguły udzielania
Udzielając dodatkowego urlopu macierzyńskiego, szef musi pamiętać o tym, że:
- przysługuje on jednorazowo albo w 2 częściach,
- nie mogą z niego skorzystać oboje rodzice w tym samym czasie,
- rodzice mogą wymienić się opieką/rodzic może zrezygnować z dalszej części tego urlopu w trakcie dodatkowego macierzyńskiego jeśli wszystkie uprawnienia wybierane są na raz, czyli wtedy, gdy matka po porodzie złożyła wniosek o udzielenie jej bezpośrednio po podstawowym urlopie macierzyńskim dodatkowego urlopu macierzyńskiego i bezpośrednio po nim urlopu rodzicielskiego w trybie art. 1791 k.p.,
- udziela go w wymiarze tygodnia lub jego wielokrotności, a nie na dzień lub dwa,
- nie może być ani jednego dnia przerwy między ostatnim dniem podstawowego, obligatoryjnego urlopu macierzyńskiego a pierwszym dniem dodatkowej opieki macierzyńskiej,
- robi to na wniosek pracownika o dodatkowy urlop złożony nie później niż 14 dni przed jego rozpoczęciem.