Co lepsze – kara porządkowa czy pismo ostrzegawcze

Niekiedy pracodawca, chcąc przestrzec pracownika przed powtarzaniem negatywnych zachowań, wysyła do niego pismo ostrzegawcze, z odpisem do akt osobowych. W ocenie szefa jest to jedynie ostrzeżenie, a nie kara. Zatem to lepsze rozwiązanie niż stosowanie kodeksowej procedury odpowiedzialności porządkowej. Jest to jednak mylna opinia.

Wariant 1. Z wpisem do akt

Karę porządkową pracodawca ma prawo nałożyć za nieprzestrzeganie ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bhp i przeciwpożarowych, sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności (art. 108 k.p.). Ukaranie z innych przyczyn niż wskazane w tym przepisie jest niedopuszczalne. Podwładny może więc spodziewać się ukarania za  naruszenie m.in. obowiązków ustanowionych w regulaminie pracy. To bowiem ten dokument określa organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników (art. 104 § 1 k.p.). Niedopuszczalne zaś będzie nałożenie kary porządkowej za np. brak realizacji celów wskazanych w planie na dany rok.

Ukaranie karą porządkową ma przede wszystkim nakłonić pracownika do poprawy. Natomiast w razie jej braku i rozstania z zatrudnionym, stanowi ona ważny dowód przed sądem w sprawie dotyczącej zwolnienia konkretnej osoby. Pracodawca ma wtedy możliwość wykazać, że dał podwładnemu szansę poprawy, z której ten nie skorzystał. Wcześniejsze nałożenie na pracownika kary porządkowej może być natomiast przyczyną wypowiedzenia umowy o pracę. Zwolnionemu nie uda się go skutecznie zakwestionować, jeżeli od kary nie odwołał się do sądu pracy (wyrok Sądu Najwyższego z 3 października 2008 r., II PK 62/08).

Pracodawca, który zdecyduje się na zastosowanie wobec podwładnego odpowiedzialności porządkowej, musi ściśle przestrzegać procedury wskazanej w kodeksie pracy. Zawiadomienie o ukaraniu musi zawierać elementy wskazane w art. 110 k.p. Kary porządkowej nie można zastosować po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego oraz po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia (art. 109 § 1 k.p.). Jeżeli w ocenie podwładnego zastosowanie kary nastąpiło z naruszeniem przepisów prawa, w ciągu 7 dni od dnia zawiadomienia go o ukaraniu może on wnieść sprzeciw do pracodawcy. Jeżeli szef go odrzuci, w ciągu 14 dni od dnia zawiadomienia go o tym fakcie może wystąpić do sądu pracy o uchylenie zastosowanej wobec niego kary. Gdy takiego sprzeciwu nie wzniósł albo nie został on uwzględniony, wówczas zatarcie kary następuje z mocy prawa po roku nienagannej pracy (art. 113 k.p.). Nienaganna praca nie jest równoznaczna z pracą wzorową, lecz jedynie oznacza, że podwładny nie był karany za naruszenie obowiązków pracowniczych sankcją porządkową lub majątkową. Karę uważa się wówczas za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa z akt osobowych zatrudnionego.

Wady nałożenia kary porządkowej

- wymagane jest skrupulatne przestrzeganie procedury kodeksowej

- ukaranie jest „rozwojowe" – może skończyć się sprawą w sądzie

- nałożenie kary porządkowej pieniężnej w sposób bezpodstawny albo w wysokości wyższej niż określono w przepisach jest niezgodnym z prawem obniżeniem wynagrodzenia i wykroczeniem przeciwko prawom pracownika (art. 282 § 1 pkt 1 k.p.)

- nie można ukarać pracownika, jeżeli jego zachowanie nie było zawinione, np. popełnił błąd, nie posiadał odpowiednich umiejętności lub doświadczenia na danym stanowisku, a mimo to został zatrudniony

Zalety nałożenia kary porządkowej

- karę można nałożyć na pracowników szczególnie chronionych

- decyzji pracodawcy nie mogą blokować związki zawodowe

- podwładny ponosi odpowiedzialność porządkową za samo naruszenie obowiązków pracowniczych, nawet gdy to naruszenie nie wyrządziło szkody pracodawcy

- wymierzenie kary uzasadnia nawet niewielki stopień winy pracownika (wyrok SN z 1 lipca 1999 r., I PKN 86/99)

- „uzbierane" kary porządkowe stanowią w sprawie sądowej toczącej się na skutek odwołania się pracownika od wypowiedzenia czy zwolnienia dyscyplinarnego dowód na to, że pracodawca dawał szansę na poprawę, a podwładny nie skorygował swojego zachowania.

Wariant 2. Nieformalne pogrożenie

Z uwagi na sformalizowanie odpowiedzialności porządkowej, a także ze względu na chęć łagodniejszego potraktowania pracownika, pracodawcy niekiedy podejmują decyzję o przeprowadzeniu rozmowy ostrzegawczej lub wystosowaniu do podwładnego pisma ostrzegawczego za potwierdzeniem odbioru, z odpisem do akt osobowych. O ile jednak rozmowa ostrzegawcza nie budzi zastrzeżeń, o tyle wątpliwa jest zgodność z prawem tej drugiej formy. W uzasadnieniu wyroku z 23 listopada 2010 r. (I PK 105/10) Sąd Najwyższy stwierdził, że „pisma ostrzegawcze", jakie pracodawca umieścił w aktach osobowych powoda, nie mają prawa się w nich znajdować. Zdaniem sądu, rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika określa wyraźnie, jakie dokumenty gromadzi się w aktach osobowych. Nie ma wśród nich „pism ostrzegawczych" czy innego rodzaju wytknięć naruszenia obowiązków (zob. § 6 rozporządzenia). Sporządzanie takich pism czy notatek SN uznał za niedopuszczalną praktykę. Argumentował, że prowadzi to do obchodzenia regulacji o nakładaniu kar porządkowych. Od „pisma ostrzegawczego" pracownik nie może się przecież odwołać i zakwestionować ujętych w nim zarzutów. W dalszej kolejności traktowanie takiego pisma inaczej niż zawiadomienia o nałożeniu kary porządkowej pozwala na jego przetrzymywanie w aktach po upływie terminów wynikających z art. 113 § 1 k.p., a dotyczących przechowywania odpisu o ukaraniu. Innymi słowy, takie pismo stanowi świadectwo możliwego naruszenia obowiązków przez pracownika, którego nie może on kwestionować i którego usunięcia nie może oczekiwać w żadnym prawnie określonym terminie. Warto jednak zauważyć, że SN nie kwestionował prawa pracodawcy do skierowania do podwładnego korespondencji wskazującej przewinienia i określającej ich konsekwencje. Odniósł się wyłącznie do kwestii ich przechowywania w aktach osobowych.

Zalety pisma ostrzegawczego

- brak formalnych procedur i terminów

- łagodne podejście do pracownika

- możliwość wystosowania pisma w sytuacjach, w których przepisy wykluczają nałożenie kary porządkowej

Wady pisma ostrzegawczego

- nie można dołączyć odpisu pisma do akt osobowych

- trwająca wymiana pism ostrzegawczych może doprowadzić do przegapienia terminów nakłania kar porządkowych

- pismo bez odpisu do akt osobowych może okazać się zbyt łagodnym sposobem zwrócenia podwładnemu uwagi na nieprawidłowości