Urlop wypoczynkowy to jedno z podstawowych uprawnień pracownika. Jego roczny wymiar to 20 dni – przy stażu krótszym niż 10 lat albo 26 dni – gdy zatrudniony przepracował co najmniej 10 lat. To jednak nie wszystkie dni wolne, na jakie może liczyć podwładny. W konkretnych okoliczności może skorzystać ze zwolnienia od pracy przysługującego w myśl § 15 rozporządzenia MPiPS z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (DzU nr 60, poz. 281) >patrz ramka. Co ważne, pracownik zachowuje tu prawo do wynagrodzenia. Jeśli jednak nie skorzysta z przysługującego mu urlopu okolicznościowego, nie ma roszczenia o ekwiwalent z tego tytułu.
Urlop okolicznościowy w praktyce nie nastręcza większych problemów. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy zdarzenie będące podstawą do jego przyznania zbiega się z udzielonym wcześniej urlopem wypoczynkowym.
Plan to podstawa
Wątpliwości nie budzi z zasady taka kolizja w sytuacji ślubu. Dzieje się tak dlatego, że data tego wydarzenia z zasady jest znana dużo wcześniej. Łatwo więc zaplanować obydwa urlopy.
Przykład
Pan Karol miał ustaloną datę ślubu na 9 listopada 2013 r. Może więc uzyskać 2 dodatkowe dni wolne. Ta sobota to dla niego dzień pracy. Zwrócił się do pracodawcy o urlop wypoczynkowy od 4 do 7 listopada oraz od 12 do 15 listopada, oraz o urlop okolicznościowy na 8 i 9 listopada.
Skutki przeoczenia
Urlop okolicznościowy może zostać udzielony wyłącznie na wniosek pracownika, a data jego wykorzystania powinna się zbiegać ze zdarzeniem, które jest de facto jego przyczyną. Zatrudniony, który „przegapi" możliwość uzyskania dodatkowych dni wolnych, nie może już żądać ich udzielenia.
Przykład
11 kwietnia 2012 r. zmarła siostra pani Agnieszki. Z tego tytułu przysługiwał jej 1 dzień urlopu okolicznościowego. Jednak pracownica nie miała wiedzy o takim uprawnieniu. Dowiedziała się o nim przypadkiem w październiku 2013 r. i wtedy wystąpiła do szefa z wnioskiem o wolne. Pracodawca odmówił, wskazując, że odpadła już przyczyna, dla której urlop okolicznościowy mógł zostać udzielony.
W tym przypadku pracodawca postąpił właściwie. Niewątpliwie urlop okolicznościowy ma celowy charakter. Dodatkowy wolny czas jest zazwyczaj związany z koniecznością załatwiania różnego rodzaju formalności lub uczestnictwem w danej uroczystości. Po upływie niemal pół roku pracownik niewątpliwie nie potrafi wykazać, że wolne wykorzysta w związku z danym zdarzeniem. W konsekwencji urlop okolicznościowy powinien wykorzystać albo w dniu danego zdarzenia, albo maksymalnie kilka dni przed lub po nim.
Kolizja zwolnień
Najtrudniej rozstrzygnąć sytuację, kiedy do zdarzenia uprawniającego do otrzymania urlopu okolicznościowego dochodzi w czasie urlopu wypoczynkowego pracownika.
Przykład
W czasie dwutygodniowego urlopu wypoczynkowego panu Dariuszowi zmarła teściowa. Zgodnie z przepisami rozporządzenia, mógłby otrzymać urlop okolicznościowy. Po powrocie z wypoczynku pracownik przedstawił w firmie akt zgonu teściowej i zażądał uznania jednego dnia urlopu wypoczynkowego za okolicznościowy. Pracodawca nie wyraził na to zgody.
Uważam, że w tej sytuacji pracodawca postąpił słusznie. Zgodnie z powołanym wcześniej § 15 rozporządzenia „pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika (...)". Skoro pracownik jest na urlopie wypoczynkowym, to pracy nie wykonuje. Nie może być więc mowy o zwalnianiu od pracy w takim przypadku.
Inaczej jednak będzie, gdy podwładny nie rozpoczął jeszcze wypoczynku, a miało miejsce zdarzenie, które uprawnia go do urlopu okolicznościowego.
Przykład
Pani Monika zaplanowała tygodniowy urlop na okres od 17 do 25 października 2013 r. Jednak w związku z tym, że jej matka zmarła 16 października, wystąpiła do szefa o udzielenie urlopu okolicznościowego na 16 i 17 października oraz o przesunięcie urlopu wypoczynkowego na dni od 18 do 25 października. Szef wyraził zgodę.
Zgodnie z art. 164 § 1 k.p. przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami. Nie ulega więc wątpliwości, że szef nie mógł tu postąpić inaczej.
Katalog zdarzeń
Pracodawca musi zwolnić od pracy pracownika na czas obejmujący:
Tyle mówią przepisy. Oczywiście pracodawca może wprowadzić w przepisach wewnątrzzakładowych dłuższe urlopy okolicznościowe. W swej hojności może też rozszerzyć katalog zdarzeń, które uprawniać będą do odpłatnego zwolnienia od pracy.
