Ulga na PFRON a kontrola u sprzedającego i kupującego

Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (dalej PFRON) może sprawdzić podmioty, które udzielają i korzystają z ulgi we wpłatach na ten fundusz na podstawie art. 22 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (tekst jedn. DzU z 2011 r. nr 127, poz. 721; dalej ustawa o rehabilitacji).

Przepis ten uprawnia do zmniejszenia wpłat na PFRON przez kupującego produkt lub usługi (z wyłączeniem handlu) od pracodawcy, który zatrudnia co najmniej 25 pracowników (w przeliczeniu na pełny etat) i osiąga 30-proc. wskaźnik zatrudnienia niepełnosprawnych (w stopniu znacznym, a w przypadku schorzeń specjalnych – również w umiarkowanym).

Kontrola – zarówno u sprzedającego, jak i kupującego – odbywa się na podstawie obowiązującej od 15 września 2012 r. ustawy z 28 czerwca 2012 r. o zmianie ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz niektórych innych ustaw (DzU z 2012 r., poz. 986). Dla tych podmiotów niezwykle istotne jest, aby znali zasady wyliczania stawki ulgi i terminowo dostarczali kontrahentowi informacje o kwocie obniżenia.

Sytuacja sprzedającego

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o rehabilitacji, ulgi we wpłacie na PFRON może udzielić pracodawca (tzw. sprzedający), który zatrudnia co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy i osiąga co najmniej 30-procentowy wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w stopniu:

- znacznym oraz

- umiarkowanym – ale tylko tych, które są niewidome, psychicznie chore lub upośledzone umysłowo albo z całościowymi zaburzeniami rozwojowymi lub epilepsją.

Taki pracodawca nie musi posiadać statusu zakładu pracy chronionej. Wystarczy, że zatrudnia co najmniej 25 pracowników (etaty) i osiąga wskazany wskaźnik.

Prawidłowość wyliczenia tego miesięcznego wskaźnika to podstawowa kwestia, którą bada inspektor kontroli PFRON. Dlatego ważne jest, aby pracodawca pamiętał, że w tych rachunkach ma brać pod uwagę pracowników w rozumieniu art. 2 kodeksu pracy, uwzględniając jednocześnie wyłączenia wskazane w art. 21 ust. 5 ustawy o rehabilitacji.

Według art. 2 k.p. pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Natomiast zgodnie z art. 21 ust. 5 ustawy o rehabilitacji, pracodawcy dokonujący miesięcznych obowiązkowych wpłat na PFRON, którzy wyliczają miesięczny stan zatrudnienia, do liczby zatrudnionych pracowników nie wliczają osób:

1. niepełnosprawnych przebywających na urlopach bezpłatnych,

2. niebędących osobami niepełnosprawnymi, które:

- są zatrudnione na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego,

- przebywają na urlopach rodzicielskich lub wychowawczym,

- nie świadczą pracy w związku z uzyskaniem świadczenia rehabilitacyjnego albo odbywaniem służby wojskowej albo służby zastępczej,

- są uczestnikami Ochotniczych Hufców Pracy,

- przebywają na urlopie bezpłatnym, którego obowiązek udzielenia określają odrębne ustawy.

Ważne!

Osób pełnosprawnych, które przebywają na urlopie bezpłatnym udzielonym na podstawie art. 174 k.p., nie należy wyłączać z liczby pracowników. Pracodawca może bowiem udzielić takiego urlopu na wniosek pracownika, ale nie ma takiego obowiązku.

Przykład

Pani Danuta w swojej firmie zatrudnia 12 osób niepełnosprawnych pracujących na etacie. Jedna z nich przebywa obecnie na urlopie bezpłatnym, druga – na urlopie wychowawczym, a trzecia – na urlopie rodzicielskim. Ze wskazanych osób do stanu zatrudnienia nie należy wliczać jedynie osoby niepełnosprawnej przebywającej na urlopie bezpłatnym (zgodnie z wyłączeniem z art. 21 ust. 5 ustawy o rehabilitacji).

Przykład

Pan Marek zatrudnia 26 pracowników pełnosprawnych. Jedna z zatrudnionych przebywa obecnie na urlopie wychowawczym, a inna – na urlopie rodzicielskim. Wyliczając miesięczny wskaźnik zatrudnienia na poczet obowiązkowych wpłat na PFRON, pracodawca na podstawie art. 21 ust. 5 nie wliczy tej dwójki do wskaźnika.

W liczbie pracowników nie należy uwzględniać tzw. chałupników, czyli osób pracujących na podstawie umowy o pracę nakładczą.

Jak wskazało Biuro Pełnomocnika Rządu do Spraw Osób Niepełnosprawnych w odpowiedzi z 8 lipca 2013 r. (BON-I-52311-242-2-LK/2013), w związku z tym, że w art. 22 ustawy o rehabilitacji jest mowa o pracownikach, stosując art. 66 tej ustawy należy temu pojęciu nadać znaczenie wynikające z art. 2 k.p.

Ponadto z art. 28 ust. 3 ustawy o rehabilitacji, w którym mowa jest o niepełnosprawnych wykonawcach pracy nakładczej, wynika, że ma on zastosowanie do ustalania wskaźników, o których mowa w art. 28 ust. 1 pkt 1 ustawy, a nie jakichkolwiek stanów zatrudnienia ustalanych przez zakłady pracy chronionej. Nie dotyczy zatem wskaźnika ustalanego na podstawie art. 22 ustawy o rehabilitacji.

Stawka w zaświadczeniu

Kontrola PFRON obejmuje także prawidłowość wyliczenia kwoty obniżenia z tytułu zakupu usługi lub produkcji, biorąc pod uwagę przepisy art. 22 ust. 3–7 ustawy o rehabilitacji.

Należy ją liczyć, mnożąc współczynnik wynagrodzeń niepełnosprawnych pracowników sprzedającego (zaliczonych do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności) przez wskaźnik udziału przychodów >patrz ramka.

Ustalenie wskazanego współczynnika wynagrodzeń pracowników często stanowi dla pracodawców problem. Powinni przede wszystkim pamiętać, że zgodnie z wytycznymi BON z 25 lipca 2013 r. (BON-I-5232-21-2-EW/13) wynagrodzenie, o którym mowa w art. 22 ust. 3-5 ustawy o rehabilitacji, to płaca brutto.

Jest to bowiem najszersza definicja tego pojęcia przyjmowana w doktrynie prawa pracy. Obejmuje ona wszelkie rodzaje wynagrodzenia (np. za pracę, za czas przestoju, za urlop, za pracę w godzinach nadliczbowych czy za czas choroby, premie, regulaminowe dodatki do wynagrodzenia).

W pojęciu tym nie mieszczą się natomiast świadczenia o charakterze pozawynagrodzeniowym, choćby powstawały w związku ze stosunkiem pracy (np. zasiłek chorobowy, ekwiwalent za niewykorzystany urlop, odszkodowania, deputaty czy odprawy).

Pracodawca spełniający ustawowe kryteria może wystawić nabywcy informację o kwocie obniżenia obowiązkowych wpłat na PFRON, ustalając ją według poniższego algorytmu:

KO = (SW : LP) x (ZR – Z6 proc.) x (PSP : PSO)

gdzie:

KO – kwota obniżenia

SW – sumy wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności, pomniejszonych o należne od nich składki na ubezpieczenia społeczne

LP – liczba pracowników niepełnosprawnych ogółem w przeliczeniu na pełny wymiar pracy

ZR – rzeczywiste zatrudnienie wszystkich pracowników niepełnosprawnych

Z6 proc. – zatrudnienie pracowników niepełnosprawnych zapewniające osiągnięcie wskaźnika w wysokości 6 proc.

PSP – przychód ze sprzedaży własnych usług (z wyłączeniem handlu) lub produkcji, zrealizowanych w danym miesiącu na rzecz pracodawcy zobowiązanego do wpłat

PSO – przychód ogółem uzyskany w tym miesiącu ze sprzedaży własnej produkcji lub usług, z wyłączeniem handlu.

Przykład

Pan Adam jest przedsiębiorcą. Zatrudnia 60 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, w tym 30 niepełnosprawnych – wszyscy mają umiarkowany stopień niepełnosprawności. Współpracuje ze spółką, która ma obowiązek dokonywać comiesięcznych wpłat na PFRON z tytułu niezapewniania wymaganego poziomu zatrudnienia osób niepełnosprawnych.

W lipcu 2013 r. pan Adam sprzedał spółce 4 komputery. Wyliczając wskaźnik udziału przychodów, wziął pod uwagę PSP – łączną kwotę sprzedanych komputerów (3000 zł) oraz PSO – łączną kwotę przychodów uzyskanych w tym miesiącu ze sprzedaży produkcji własnej (20 000 zł). Kwoty te podaje się bez uwzględniania podatku VAT.

Pan Adam musi wziąć jeszcze pod uwagę iloraz: SW – kwot wynagrodzeń osób o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności (pomniejszonych o należne składki na ubezpieczenie społeczne po stronie pracownika), tj. 12 000 zł i LP – liczbę pracowników niepełnosprawnych ogółem (30 osób).

Ponadto od liczby niepełnosprawnych (ZR) musi odjąć te osoby, które zapewniają mu osiągnięcie 6 proc. wskaźnika zatrudnienia niepełnosprawnych (Z6 proc.).

SW – 12 000 zł

LP – 30

ZR – 30

Z6 proc. – 0,06 x 60

PSP – 3000 zł

PSO – 20 000 zł

Biorąc pod uwagę wszystkie wskaźniki, kwota obniżenia wyniesie 1584 zł:

12 000 : 30 x (30 – 0,06 x 60) x 3000 : 20 000 = 1584 zł

Terminowe rozliczenia

Podczas kontroli PFRON sprawdza u przedsiębiorcy nie tylko prawidłowość dokonanej transakcji, ale także warunki dotyczące:

- uregulowania należności za zrealizowaną produkcję lub usługę w terminie, oraz

- otrzymania informacji o kwocie obniżenia.

Zgodnie z art. 22 ust. 7 ustawy o rehabilitacji, warunkiem obniżenia wpłaty jest terminowe uregulowanie należności za zrealizowaną produkcję lub usługę oraz otrzymanie informacji o kwocie obniżenia. Informację o tej stawce sprzedający powinien przekazać nabywcy niezwłocznie po uregulowaniu należności w terminie określonym na fakturze. Jeśli płatność realizuje za pośrednictwem banku, za datę jej uregulowania uważa się datę obciążenia rachunku bankowego nabywcy na podstawie polecenia przelewu.

Zgodnie ze stanowiskiem BON z 16 lipca 2013 r. (BON-I-52311-243-2-LK/2013) strony mogą obecnie ustalić dowolny termin uregulowania należności. Nie powinien on być jednak dłuższy od maksymalnych terminów płatności zastrzeżonych prawem zobowiązań w danym zakresie. Mogą go również ustalić w relacji do dnia otrzymania faktury przez nabywcę (np. 14 dni od otrzymania faktury).

Ustalony przez strony termin płatności powinien być jednolity w umowie i na fakturze. W przeciwnym wypadku zastosowanie będzie miał art. 22 ust. 7 ustawy o rehabilitacji. Za terminową wpłatę do celów nabycia ulgi uznaje się wówczas – według stanowiska BON – wyłącznie zapłatę w terminie określonym na fakturze. Zatem w razie uregulowania należności:

- po terminie określonym na fakturze, lecz przed upływem terminu określonego w umowie – nie ma prawa do ulgi,

- po terminie określonym w umowie, lecz przed upływem terminu określonego na fakturze – można nabyć prawo do ulgi.

Uzyskanie informacji o wysokości ulgi to warunek konieczny do obniżenia wpłaty na PFRON. Bez tego nabywca nie może obniżyć wpłaty na PFRON. Dlatego istotne jest prawidłowe ustalenie terminu wystawienia i przekazania informacji o wysokości ulgi oraz skutków niezachowania terminu dokonania tych czynności.

Termin przekazania informacji został co prawda określony w sposób nieostry („niezwłocznie po uregulowaniu należności będącej przedmiotem transakcji"). Nie oznacza to jednak dowolności, gdyż „niezwłocznie" oznacza, że sprzedawca powinien przekazać tę informację nabywcy w jak najkrótszym czasie po uregulowaniu należności, co PFRON z pewnością sprawdzi.

Taką informację o wysokości obniżenia wpłat może podpisać dowolna osoba upoważniona przez pracodawcę.

Konieczny własny wkład w usługę lub produkcję

Jak wskazało w swoim stanowisku z 1 lipca 2011 r. Biuro Pełnomocnika Rządu do Spraw Osób Niepełnosprawnych (BON-I-076-14-2-LK/2011), przychody brane pod uwagę przy wyliczaniu ulgi muszą pochodzić ze sprzedaży własnych usług lub własnej produkcji. Brak jakościowego wkładu własnego sprzedawcy wyłącza możliwość uznania tych usług i produkcji za jego usługę i produkcję.

Zdaniem BON produkcją uprawniającą do ulgi może być np. uszycie ubrania z materiałów i artykułów pasmanteryjnych wyprodukowanych przez inne podmioty, gdyż cechy produktu wejściowego i wyjściowego różnią się.

Autor jest radcą prawnym w Polskiej Organizacji Pracodawców Osób Niepełnosprawnych