Podróże służbowe: albo zwrot nadwyżki diety, albo składki i podatek

Tak wynika z lipcowej interpretacji wydanej przez łódzką Izbę Skarbową (z 25 lipca 2013 r., IPTPB1/415-278/13-7/AP). Jednostka budżetowa zapytała organ, jak postąpić z tzw. ujemną dietą z tytułu podróży służbowej pracownika.

Z takim zjawiskiem można się spotkać od 1 marca br., tj. odkąd weszły w życie przepisy nowego rozporządzenia o podróżach służbowych (rozporządzenie MPiPS z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, DzU z 2013 r., poz. 167).

Zgodnie z § 7 przywołanego rozporządzenia, dieta w krajowej podróży służbowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży. Ulega ona odpowiedniemu zmniejszeniu w przypadku zapewnienia pracownikowi częściowego wyżywienia.

Pełna dieta przysługuje tylko wtedy, gdy pracownik koszt wszystkich trzech podstawowych posiłków pokrył sam. Gdy zaś pracodawca bądź inny podmiot – np. kontrahent – zafundował tylko śniadanie czy obiad, to należność ta przysługuje, ale jest okrojona.

Stawkę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi jej odpowiedni procent, tj.:

- śniadanie – 25 proc.,

- obiad – 50 proc.,

- kolacja – 25 proc.

Jeśli pracownik korzysta w czasie delegacji z usługi hotelarskiej, podczas której zapewniono mu wyżywienie, sposób zmniejszenia diety stosuje się odpowiednio. Gdy zaś pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie, dieta w ogóle się nie należy.

Zgodnie z aktualnym stanowiskiem Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, zmniejszeń dokonuje się w taki sposób, że najpierw wyliczamy kwotę diety należną za czas trwania podróży służbowej, którą następnie pomniejsza się o kwotę zapewnionego posiłku, każdorazowo wyliczaną od diety podstawowej (30 zł).

Sposób redukowania diet może spowodować sytuację, w której pracownik nie otrzyma diety w ogóle, lub nawet będzie musiał do niej dopłacić.

Przykład

Pracownik przebywał w podróży służbowej 11 godzin. Miał zapewnione śniadanie i obiad. Za tę podróż dieta wynosiła połowę stawki, czyli 15 zł. Za zapewnione śniadanie należy pomniejszyć ją o 7,50 zł (25 proc. z 30 zł), a za obiad – o 15 zł (50 proc. z 30 zł). Łącznie kwota pomniejszenia wynosi 22,50 zł i przekracza połowę należnej diety o 7,50 zł („dieta ujemna").

W takiej sytuacji pracodawca może nie chcieć od pracownika zwrotu diety ujemnej. Może być również tak, że mimo żądania zwrotu, pracownik nie odda różnicy. Jak potraktować tę sytuację pod względem przychodu ze stosunku pracy?

Pytająca organ podatkowy jednostka wyraziła swoje stanowisko w tej sprawie, wskazując, że widzi w tym przychód po stronie pracownika podlegający opodatkowaniu. Jej zdaniem dieta ujemna nie korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 361 ze zm.).

Przepis ten zwalnia z podatku diety i inne należności z tytułu podróży służbowej odbywanej zgodnie z definicją z art. 77

5

kodeksu pracy – do wysokości określonej w powołanym rozporządzeniu z 29 stycznia 2013 r.

Tymczasem stosując uregulowania tego rozporządzenia nie tylko pracodawca nie będzie musiał diety wypłacić, ale wręcz powinien od pracownika uzyskać resztę z tytułu zmniejszenia. Jeśli odstąpi od żądania zwrotu, będzie to dla pracownika świadczenie ze stosunku pracy, od którego należy się zaliczka na podatek.

Izba, rozpatrując problem pracodawcy, uznała, że „w świetle ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych istotne jest, że niezależnie od formy, w jakiej pracodawca zapewnia pracownikom wyżywienie podczas wykonywania zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, ze zwolnienia od podatku korzysta tylko ta część otrzymanego świadczenia związanego z wyżywieniem, która nie przekracza wysokości diety określonej w przepisach ministra pracy i polityki społecznej wydanych na podstawie art. 77

5

§ 2 ustawy – kodeks pracy".