Zgodnie z generalną zasadą prawa zamówień publicznych – zamawiający może żądać od wykonawców wyłącznie oświadczeń lub dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania. W konsekwencji wykonawca musi wykazać, że spełnia warunki umożliwiające mu ubieganie się o zamówienie i że nie ma podstaw do wykluczenia go z postępowania.

Informacji o tym, jakie dokumenty potwierdzają spełnienie warunków, należy poszukiwać (w zależności od trybu udzielanego zamówienia) w: ogłoszeniu o zamówieniu, specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszeniu do składania ofert. Katalog dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu jest zamknięty. Określa je rozporządzenie z 19 lutego 2013 r. >patrz ramka i podstawa prawna.

Zaświadczenia lub oświadczenia

Rozporządzenie uzależnia zakres żądanych przez zamawiającego dokumentów w pierwszej kolejności od wartości udzielanego zamówienia, a więc od tego, czy wartość przekracza lub nie progi unijne (np. przy zamówieniach udzielanych przez samorządy będą to kwoty powyżej 200 000 euro dla dostaw i usług oraz 5 000 000 euro dla robót budowlanych). Gdy zamówienie przekracza progi unijne, zamawiający nie ma wyjścia i musi żądać dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

Gdy wartość zamówienia jest niższa niż progi unijne – zamawiający może żądać takich dokumentów, ale nie musi. W takim przypadku wykonawcy składają oświadczenia o spełnieniu warunków.

Potwierdzenie uprawnień

Na podstawie złożonych dokumentów zamawiający ma możliwość potwierdzenia posiadania przez wykonawcę uprawnień do wykonywania danej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania (np. koncesji, zezwolenia lub licencji).

Dzięki temu przykładowo w postępowaniu na zagospodarowanie odpadów czy to komunalnych, czy medycznych zamawiający ma możliwość żądania od wykonawcy zezwolenia na transport odpadów (działalność taka wymaga bowiem zezwolenia).

Przepisy umożliwiają również zamawiającemu weryfikację wiedzy i doświadczenia wykonawców w zakresie świadczonych przez nich usług. I tak w celu potwierdzenia ich doświadczenia zamawiający może np. żądać wykazu robót budowlanych w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia (wykonanych w okresie ostatnich pięciu lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie).

Przykład

Zamawiający ogłaszający postępowanie na budowę szkoły może zażądać, aby wykonawcy do oferty dołączyli dokumenty, z których wynikać będzie, że mają już doświadczenie w budowaniu takich obiektów o określonej kubaturze i wartości. W konsekwencji o udzielenie zamówienia będą mogli ubiegać się wyłącznie ci wykonawcy, którzy spełniają wymagania określone przez zamawiającego.

Na podstawie rozporządzenia zamawiający może także żądać dokumentów potwierdzających dysponowanie przez wykonawców odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia (np. wykazu narzędzi, wyposażenia zakładu i urządzeń technicznych oraz wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia).

Zamawiający może również weryfikować sytuację ekonomiczną i finansową wykonawcy ubiegającego się o zamówienie. W tym celu może żądać sprawozdania finansowego albo jego części, a jeżeli podlega ono badaniu przez biegłego rewidenta zgodnie z przepisami o rachunkowości – również opinii biegłego.

Brak podstaw do wykluczenia

Rozporządzenie określa również rodzaje dokumentów, jakimi mogą wylegitymować się wykonawcy w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z prowadzonego postępowania. Aby wykluczyć ryzyko, upadłości lub likwidacji wykonawcy zamawiający może żądać oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia oraz aktualnego odpisu z właściwego rejestru (jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru). Powinno być ono wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert.

W celu zweryfikowania, czy wykonawca nie podlega wykluczeniu z powodu nieopłacania podatków bądź składek ubezpieczeniowych, zamawiający może żądać aktualnego zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków.

Zamawiający może też żądać zaświadczenia, że wykonawca uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu – wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert. Dotyczy to także aktualnego zaświadczenia właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub KRUS.

Z kolei w przypadku zweryfikowania podstaw do wykluczenia w oparciu o karalność wykonawcy zamawiający może żądać od wykonawcy aktualnej informacji z Krajowego Rejestru Karnego wystawionej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert.

Co może potwierdzić zapłata wynagrodzenia

- W postępowaniu na usługi sprzątania zamawiający zażądał od wykonawców wykazu zrealizowanych usług o konkretnej wartości oraz dowodów, że zostały one wykonane należycie. Jeden z wykonawców przedstawił referencję uzyskane od innego z zamawiających oraz potwierdzenie zapłaty za wykonane usługi. Czy takie dowody spełniają wymagania określone przez zamawiającego?

Zamawiający ma prawo żądać wykazu wykonanych usług jako potwierdzenie wykazania doświadczenia w wykonywaniu określonej usługi, a przy tym określonej wartości. Z żadnego przepisu nie wynika, by wymagane doświadczenie było tożsame lub chociażby podobne do wartości usług zamawianych w konkretnym przetargu. Chodzi tylko o wykazanie doświadczenia do realizacji zadań jako pewnej ugruntowanej wiedzy i umiejętności praktycznych.

Zakres wymaganego doświadczenia określa samodzielnie zamawiający, mając na względzie specyfikę zamówienia, a jedynym ograniczeniem jest to, by nie określił ich w sposób utrudniający uczciwą konkurencję. W konsekwencji przedstawienie przez wykonawcę dokumentu, z którego wynika, że wygrał postępowanie przetargowe i wykonał usługi, stanowi o jego rzetelności.

Potwierdzenie zapłaty za te usługi potwierdza zaś należyte wykonanie usługi. Gdyby bowiem usługi nie zostały wykonane należycie, nie można by zapłacić za przedmiot umowy.

 

Wymagane dokumenty

Przepisy rozporządzenia z 19 lutego 2013 r. umożliwiają zamawiającemu żądanie od wykonawców m.in:

- próbek, opisów lub fotografii, które mają zostać dostarczone,

- opisu urządzeń technicznych, instrukcji obsługi czy środków organizacyjno-technicznych stosowanych przez wykonawcę dostaw lub usług w celu zapewnienia jakości oraz opisu zaplecza naukowo-badawczego wykonawcy lub które będzie pozostawało w dyspozycji wykonawcy,

- zaświadczenia niezależnego podmiotu uprawnionego do kontroli jakości potwierdzającego, że dostarczane produkty odpowiadają określonym normom lub specyfikacjom technicznym,

- zaświadczenia niezależnego podmiotu zajmującego się poświadczaniem zgodności działań wykonawcy z normami jakościowymi, jeżeli zamawiający odwołują się do systemów zapewniania jakości opartych na odpowiednich normach europejskich;

- zaświadczenia niezależnego podmiotu zajmującego się poświadczaniem zgodności działań wykonawcy z europejskimi normami zarządzania środowiskiem, jeżeli zamawiający wskazują środki zarządzania środowiskiem, które wykonawca będzie stosował podczas realizacji zamówienia na roboty budowlane lub usługi, odwołując się do systemu zarządzania środowiskiem i audytu (EMAS) lub norm zarządzania środowiskiem opartych na europejskich lub międzynarodowych normach poświadczonych przez podmioty działające zgodnie z prawem Unii Europejskiej, europejskimi lub międzynarodowymi normami dotyczącymi certyfikacji,

- opłaconej polisy, a w przypadku jej braku innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia.

Podstawa prawna:

ustawa z 29 stycznia 2004 r. – prawo zamówień publicznych (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 113, poz. 759 ze zm.)

rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (DzU z 2013 r. poz. 231)