Zatory płatnicze w Polsce wciąż rosną. 89,5 proc. przedsiębiorstw styka się z problemem przeterminowanych należności, przy czym 26,4 proc. uważa, że problem ten narasta – wynika z ostatniego badania „Portfel należności polskich przedsiębiorstw". W sumie 27 proc. wszystkich faktur nie jest płaconych na czas, wydłuża się też czas oczekiwania na zapłatę z 4 miesięcy i 9 dni do 4 miesięcy i 21 dni w I kw. 2013 r.

Dla firm zatory to spore koszty i bariery w działalności (np. utrudniają regulowanie  zobowiązań wobec innych podmiotów). Co należy robić w takich sytuacjach? – Kluczowy jest czas reakcji, dlatego w firmach musi być wprowadzany bieżący monitoring płatności wraz z odpowiednim system sprawozdawczości – mówi Arkadiusz Pączka, ekspert  Pracodawców RP. – O zaległościach musimy wiedzieć już po 2 dniach od wystąpienia problemu. Jeśli zaczniemy reagować z opóźnieniem  z powodu braku wewnętrznej informacji,  w przypadku problemów z płynnością  finansową podmiotu zalegającego, może być już za późno – dodaje. Skuteczność windykacji długu po 180 dniach od daty płatności wynosi kilkanaście procent.

Taki system monitoringu można zorganizować u siebie w firmie, w dziale księgowości, albo zlecić to zadanie firmie zewnętrznej. – Po pierwszym sygnale, że kontrahent nie zapłacił na czas, próbujemy telefonicznie i pisemnie wyjaśnić sytuację. W ten sposób udaje się wyeliminować takie przyczyny braku realizacji jak zagubienie faktury czy niejasności dotyczące jej zapisów. Przypominamy także, że nasz klient czeka już na płatności – mówi Tomasz Delman, dyrektor ds. sprzedaży w Euler Hermes Collections. Podkreśla, że skuteczność działań wynikających z monitoringu sięga nawet 80 proc.

Przy fakturach niespłaconych na etapie monitoringu trzeba przejść do bardziej zaawansowanych rozwiązań. Można podjąć z dłużnikiem rozmowy na temat spłaty zaległości – np.  na raty (też samodzielnie lub z pomocą firmy doradczo-windykacyjnej).

– Warto zwrócić uwagę, jak dotychczas układała się współpraca z naszym partnerem, jakie generowała przychody i zyski, czy wcześniej  wszystko było płacone na czas, czy jest on wiarygodny wobec innych partnerów. Przebieg negocjacji i warunki spłaty należności przeterminowanych zależą też od aktualnej kondycji finansowej firmy zalegającej z zapłatą, co możemy sprawdzić w biurze informacji gospodarczej, wywiadowni gospodarczej czy informacji z „rynku" – mówi Pączka.

Kolejnym etapem odzyskiwania należności jest już normalna procedura windykacyjna i docelowo postępowanie sądowe. – W naszym przypadku bardzo przydatni okazują się tzw. windykatorzy terenowi. Są oni w stanie sprawdzić, czy dłużnik prowadzi jeszcze działalność, jaki ma majątek, czy w ogóle ma z czego spłacić dług – zauważa Delman.

Gdy nie pomagają ugody i upomnienia, trzeba iść do sądu, co najczęściej kończy się egzekucją komorniczą. Bardziej korzystny jest wybór postępowania sądowego w trybie nakazowym, ponieważ umożliwia to zabezpieczenie majątku na poczet spłaty długu jeszcze przed wydaniem  klauzuli wykonalności. —acw

Adam Łącki, prezes Krajowego Rejestru Długów, Biuro Informacji Gospodarczej

Mamy powody do odrobiny optymizmu. Wydaje się, że dotarliśmy do punktu zwrotnego: sytuacja pogarsza się, ale nie w lawinowym tempie, i to dobry znak. Jednocześnie nieznacznie wzrosła liczba firm, które nie notują żadnych problemów z uzyskaniem zapłaty za wystawione faktury. Wzrasta też (w badaniach) liczba optymistów oczekujących zarówno lepszego spływu należności, jak i poprawy własnej sytuacji finansowej w najbliższym czasie. Warto jednak zachować czujność, przedsiębiorcy powinni pamiętać o sprawdzaniu i monitorowaniu. Gdy zaległości już powstaną, bardzo ważny jest czas – im szybciej zareagujemy, tym większe szanse na odzyskanie pieniędzy, a co za tym idzie, na poprawę płynności finansowej i zmniejszenie kosztów windykacji.