Jaki obowiązkowy
Kodeks pracy nie zawiera przepisów, które wskazywałyby wprost, w jakim języku mają być sporządzane dokumenty pracownicze, w szczególności umowy o pracę, regulaminy pracy, wynagradzania itp. Zagadnienia te jednak porusza ustawa z 7 października 1999 r. o języku polskim (tekst jedn. DzU z 2011 r. nr 43, poz. 224 ze zm., dalej ustawa). Zgodnie z nią w Polsce przy wykonywaniu przepisów prawa pracy używa się języka polskiego, jeżeli osoba świadcząca pracę ma miejsce zamieszkania na terytorium Polski w chwili zawarcia umowy oraz jeżeli ma być ona wykonywana w naszym kraju.
Z tej regulacji tej wynika, że zatrudniający osoby mieszkające w Polsce musi stosować język polski do wszystkich dokumentów, o których stworzeniu przesądza prawo pracy. Dotyczy to zarówno umów o pracę, jak i regulaminów, statutów czy innych dokumentów określających prawa i obowiązki pracowników oraz pracodawców. Obowiązek taki spoczywa na pracodawcach bez względu na to, czy język obcy używany u niego w firmie jest powszechny. Jest tak nawet wtedy, gdy jego znajomość stanowi warunek zatrudnienia.
Wniosek: Pełne użycie języka polskiego przez pracodawcę może ustrzec go przed zarzutem pracowników lub podmiotów kontrolujących (głównie Państwowej Inspekcji Pracy), że w zakładzie funkcjonują procedury niezrozumiałe dla załogi i przez to się ona do nich nie stosuje.
Ta regulacja może być jednak niepraktyczna w tych firmach, gdzie do zarządu wchodzą osoby nie będące obywatelami polskimi, a często również takie, które nie znają języka polskiego. Jeśli bowiem wewnętrzne dokumenty pracownicze są spisane wyłącznie w języku polskim, nie będą zrozumiałe dla menedżerów bądź dla osób, którym przesyłają one raporty i sprawozdania. Przepisy dopuszczają więc sporządzenie dokumentów z zakresu prawa pracy także w wersji obcojęzycznej (jednej lub kilku) obok polskiej. Niezależnie jednak od innych odmian językowych, podstawą wykładni regulacji stosowanych w naszym kraju pozostaje edycja polska. Gdyby więc pojawiły się jakiekolwiek wątpliwości dotyczące interpretacji postanowień umowy o pracę czy regulaminu pracy, decydujące znaczenie mają zapisy po polsku.
Angażowanie obcokrajowców
Nieco inaczej wygląda sytuacja tych, którzy zatrudniają u siebie osoby niebędące Polakami. Zgodnie z ustawą umowa o pracę lub inny dokument wynikający z zakresu prawa pracy można sporządzić w języku obcym na wniosek osoby świadczącej pracę, władającej tym językiem, niebędącej obywatelem polskim. Trzeba go jednak wcześniej pouczyć o prawie do przygotowania umowy lub innego dokumentu po polsku. Dopiero gdy pracownik obcokrajowiec nie chce skorzystać z takiej możliwości i woli, żeby jego dokumentację sporządzić wyłącznie w języku obcym, szef może zrezygnować z polskiej wersji umowy o pracę i innych papierów.
W praktyce takie przypadki są niezwykle rzadkie. O ile bowiem umowa o pracę z cudzoziemcem może być obcojęzyczna, o tyle już inne pisma zapewne będą miały również wersję polską. Chociażby dlatego, że inni podwładni sporządzili ich dokumenty w języku polskim lub ze względu na pracowników niebędących obcokrajowcami.
