Wymówienie angażu ma być sporządzone na piśmie, z pouczeniem o możliwości odwołania się pracownika do sądu pracy, a przy umowie na czas nieokreślony trzeba podać przyczynę jej wypowiedzenia. Jeśli szef postąpi zgodnie z tymi wymogami, to pismo wypowiadające angaż dostarczy skutecznie, a szef nie narazi się na proces sądowy.
Przygotowanie pola
Poza samą prawidłową treścią wypowiedzenia należy pamiętać także o okolicznościach jego wręczenia i czynnościach, które trzeba przeprowadzić, zanim dostarczy się pożegnalne pismo. Tu nawet drobne uchybienia staną się podstawą skutecznych roszczeń podwładnego.
Niewykluczone, że przy przekazywaniu pożegnalnego pisma będą towarzyszyć świadkowie, ale nie każdy może nim być. Lepiej o tym pamiętać, bo złamanie tej zasady ma dla zatrudniającego brzemienne skutki. Zgodne z prawem jest wspólne wręczenie pracownikowi pisma wypowiadającego angaż, jeśli towarzyszem szefa jest ten, kto w imieniu pracodawcy zajmuje się sprawami kadrowymi (np. dyrektor personalny) bądź przedstawiciel związku zawodowego, do którego należy zwalniany. Danie wymówienia na forum publicznym czy w towarzystwie nieupoważnionego pracownika narusza ustawę o ochronie danych osobowych. Udostępnienie tych informacji bez zgody zwolnionego łamie jego prawa do ochrony danych osobowych. W ten sposób szef naraża się też na zarzut pogwałcenia dóbr osobistych zatrudnionego.
Specjalny świadek
Także Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych potwierdził w listopadzie 2011 r. (DOLiS/DEC-997/11), że nie każda wskazana przez pracodawcę osoba może być świadkiem przy dawaniu wymówienia. Wręczając takie oświadczenie w obecności osoby trzeciej, szef musi zadbać o to, aby miała ona upoważnienie do przetwarzania danych osobowych zwalnianego. A to dlatego, że zestaw dokumentów pracowników stanowi zbiór danych osobowych. W konsekwencji przetwarzanie (np. zbieranie, udostępnianie czy przechowywanie) danych informacji o podwładnym podlega zasadom określonym w ustawie o ochronie danych osobowych. Obecni przy dokonywaniu określonych czynności, np. wręczeniu pisma o wypowiedzeniu czy o nałożeniu kary porządkowej, nabywają w związku z tym określoną wiedzę. Dlatego świadkiem nie może być ten, kto ma upoważnienie do przetwarzania danych, ale bez dostępu do informacji, których czynności dotyczą. Częsta praktyka, polegająca na wręczeniu nagany lub wypowiedzenia przez pracownika działu personalnego w obecności jego bezpośredniego przełożonego, jest w pełni zgodna z ustawą o ochronie danych osobowych. Warunek – każdej z tych osób pracodawca nadał imienne upoważnienie do dostępu do zbioru zawierającego dane osobowe pracowników w zakresie obejmującym tę czynność, tzn. sposób rozwiązania umowy o pracę.
