Specyfika wyjazdów zagranicznych spowodowała, że prawodawca przewidział w ich przypadku trzy grupy wydatków, jakich nie ma przy delegacjach krajowych:

Bagaż osobisty

Szczególna regulacja odnosi się jedynie do bagażu osobistego pracownika. Za taki należy uznać bagaż zawierający odzież i inne przedmioty użytku osobistego, takie jak kosmetyki, leki czy zabraną w podróż literaturę.

Przykład

Prywatna zawartość

Pracownik ma przewieźć samolotem sporą paczkę z materiałami reklamowymi pracodawcy. Opłata za nią powinna być rozliczona w „innych wydatkach związanych z podróżą służbową". Nie jest to bagaż osobisty pracownika.

Z § 18 rozporządzenia wynika, że pracodawca może się zgodzić na rozliczenie kosztów przewozu bagażu osobistego tylko w dwóch przypadkach, tj. gdy:

Pierwszy warunek obejmuje wyjazdy zagraniczne do jakiegokolwiek kraju. Istotny jest przy nim jedynie czas delegacji.

Przykład

Czas trwania podróży

Pracownica leci na 29 dni do Londynu. W tym przypadku wyrażenie zgody na zwrot kosztów przewozu bagażu ponad to, co jest opłacone w cenie biletu, oznacza rozliczanie świadczenia nieprzewidzianego w przepisach rozporządzenia. Pracownica w ten sposób uzyska przychód, który nie korzysta ze zwolnienia podatkowo-składkowego.

Koszty leczenia

Jeśli pracownik zachoruje podczas podróży zagranicznej, przysługuje mu zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą. Powinien go sfinansować pracodawca z własnych środków.

Zwrot ten nie obejmuje świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej, o których mowa w art. 5 pkt 32 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jedn. DzU z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.). Zwrotowi nie podlegają także koszty:

Podatek od polisy

Powstaje tutaj znaczące zagrożenie finansowe dla pracodawcy. Potencjalny wypadek pracownika podczas delegacji odbywanej w kraju nienależącym do UE i połączona z tym operacja oraz pobyt w szpitalu może być bardzo kosztowny dla pracodawcy. Dlatego też powszechną praktyką jest ubezpieczanie pracowników.

Z opinii organów skarbowych i orzecznictwa sądów administracyjnych wynika jednak, że koszt poniesionej składki ubezpieczeniowej nie korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych.

Przykładowo Naczelnik Warmińsko-Mazurskiego US w Olsztynie w postanowieniu z 22 listopada 2006 r. (US.PD/415-15/ER/06) wskazał, że z przepisów dotyczących rozliczenia delegacji nie wynika, aby pracodawca miał obowiązek ponoszenia opłat związanych z wykupieniem dla pracownika polisy dotyczącej kosztów leczenia, assistance, od następstw nieszczęśliwych wypadków, czy też OC. Zatem opłacenie przez pracodawcę składki związanej z takim ubezpieczeniem jest świadczeniem pieniężnym ponoszonym za pracowników nie mieszczącym się w zwolnieniu. Od jego wartości zakład pracy powinien pobrać zaliczkę na podatek.

NSA w wyroku z 1 czerwca 2012 r. (II FSK 2351/10)

wskazał, że opłacona składka na ubezpieczenie kierowców w zagranicznej podróży służbowej dotycząca kosztów leczenia, usługi assistance oraz odpowiedzialności cywilnej jest przychodem pracowników spółki, dla której wykonują oni międzynarodowy transport drogowy. Podlega opodatkowaniu na takich samych zasadach jak pozostałe przychody wynikające ze stosunku pracy.

Podobnie uznał WSA w Gliwicach w wyroku z 7 grudnia 2011 r. (I SA/Gl 901/11).

Bardzo interesujące stanowisko w tej kwestii wyraził Minister Finansów w interpretacji indywidualnej z 31 marca 2011 r. (DD3/033/205/KDJ/10/PK-1417). Wskazał, że z przepisu określającego obowiązek pracodawcy do zwrócenia pracownikowi wydatków poniesionych przez niego w czasie podróży służbowej, których zasadność poniesienia pracodawca zaakceptował, wynika, że pracownik musi najpierw te wydatki ponieść, aby pracodawca mógł dokonać ich zwrotu.

Wówczas można zastosować art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Nie można natomiast mówić o zwrocie wydatków poniesionych przez pracownika w przypadku, gdy wydatku tego nie poniósł.

MF uznał, że jeżeli pracodawca wykupuje ubezpieczenie, którego celem jest zabezpieczenie przed ewentualnymi, nieprzewidywalnymi co do wysokości wydatkami związanymi ze zwrotem udokumentowanych kosztów leczenia za granicą, to w istocie zabezpiecza siebie przed ewentualną koniecznością zwrotu z własnych środków kosztów leczenia pracownika poniesionych podczas podróży za granicą.

Dlatego też wartość zapłaconej z tego tytułu składki ubezpieczeniowej nie stanowi przychodu pracownika w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Interpretacja indywidualna MF nie ma jednak mocy obowiązującej dla organów podatkowych.