Noclegi to jeden z większych, jeśli nie największy wydatek delegacyjny. Samo istnienie w przepisach rozporządzenia limitu wyznacza pewne granice pracownikom. Jednak kwestie organizacji noclegów warto przemyśleć i doprecyzować w regulacjach wewnętrznych (w regulaminie wynagradzania czy samej nawet instrukcji dotyczącej podróży służbowych).
Pozwoli to na racjonalizację kosztów (nie tylko rozliczenia samych noclegów, ale czasem też innych świadczeń delegacyjnych, powiązanych z lokalizacją noclegu), podobne traktowanie pracowników, jak również często dokładną znajomość tego wydatku przed wyjazdem (rezerwacja), co pozwoli m.in. na pełne naliczenie zaliczki.
Przykład
Wyznaczony organizator
W większym zakładzie pracy, gdzie delegacje są na porządku dziennym, pracodawca czerpie korzyści dzięki pracownikowi, który w ramach obowiązków służbowych zajmuje się organizacją noclegów. Osoba ta dokonując rezerwacji przyjmuje położenie hotelu względem celu wyjazdu.
Codzienne wyjścia do kontrahenta nie wiążą się z obowiązkiem naliczania ryczałtów na jazdy lokalne, ponieważ jest to najczęściej odległość nie większa niż 200 m. Rozwiązanie to jest też bardzo wygodne logistycznie dla samego pracownika. Taki organizator z uwagi na swoje obowiązki i regularne wyjazdy pracowników do tych samych miejscowości, zna już hotele i oferowaną przez nie jakość. Dokonywane powtarzalnie rezerwacje pozwalają natomiast wynegocjować rabaty.
Może też być mniej
Wprowadzenie w przepisach limitów noclegowych – w szczególności limitu w delegacjach krajowych – nie oznacza, że pracodawca nie może przyjąć niższego limitu w przepisach wewnętrznych. Pamiętając o tym, że nocleg powinien zapewniać pewien poziom (zaplecze higieniczno-sanitarne, czystość itp.) w zdecydowanej większości przypadków na pewno można znaleźć w Polsce nocleg o bardzo dobrym poziomie w zdecydowanie niższej cenie.
Przykładowy zapis regulaminu wynagradzania:
Pracownikowi będącemu w krajowej podróży służbowej zwrot kosztów noclegu przysługuje w wysokości stwierdzonej fakturą (rachunkiem) nie wyższej jednak niż 400 zł za jedną noc.
W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na pokrycie kosztów noclegu w wysokości przekraczającej kwotę wskazaną w ust. 1. Pracownik zobowiązany jest w miarę możliwości uzgodnić to z pracodawcą przed poniesieniem wydatku.
Tego rodzaju konstrukcja umożliwia zmniejszenie kosztów przez jasne wskazanie pracownikom zakładanych przez pracodawcę granic kwotowych. Jednocześnie w każdym szczególnym przypadku, kiedy w tych granicach cenowych nie udało się zapewnić noclegu, pracodawca musi wyrazić zgodę na przekroczenie wewnętrznego limitu. Inaczej pracownik płacący więcej za nocleg łamie wewnętrzne, obowiązujące go regulacje.
Niezbędne dokumenty
Podstawą rozliczenia kosztów noclegu jest przedstawiony przez pracownika dokument potwierdzający wydatek (rachunek, faktura). Tylko w wyjątkowych przypadkach można rozliczyć koszty podróży na podstawie oświadczenia pracownika o poniesionym wydatku i braku możliwości przedstawienia rachunku lub faktury potwierdzających ten wydatek.
Oświadczenie jest dopuszczalne w sytuacjach wyjątkowych, stanowiących odstępstwo od reguły zobowiązującej do przedłożenia dokumentów. Pracownik powinien je zatem dobrze i logicznie uzasadnić. Dodatkowo trzeba pamiętać, że brak faktury (rachunku) w zdecydowanej większości przypadków uda się uzupełnić. Przy zgubionej (utraconej) fakturze można wystąpić o duplikat. W razie braku możliwości wystawienia faktury (np. poranny wyjazd pracownika i awaria zasilania) dokument ten może zostać przesłany.
Ryczałt za noc
Jeśli pracownik nie przedłoży dokumentu na potwierdzenie poniesionego wydatku noclegowego ani oświadczenia o braku możliwości jego przedstawienia, ma prawo do ryczałtu na nocleg. W zależności od tego, czy chodzi o nocleg w Polsce, czy za granicą, znacząco różna jest konstrukcja tego ryczałtu.
W delegacji krajowej jest on równy 150 proc. diety. Obecnie jest to więc kwota 45 zł.
Ryczałt przysługuje zawsze wtedy, gdy pracownik nie przedstawił rachunku i zawsze w tej samej wysokości. Nocleg u rodziny czy znajomych nie zwalnia pracodawcy z obowiązku wypłaty tego świadczenia.
Jak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z 19 lutego 2007 r. (I PK 232/06, Pr. Pracy 2007/6/29), ustawodawca nie uzależnił wypłaty ryczałtu za noclegi od przedstawienia dowodów, że pracownik rzeczywiście poniósł te koszty. Opinia ta opiera się na samej konstrukcji ryczałtu jako świadczenia należnego w kwocie z góry założonej przez prawodawcę.
Jednak prawo do tego świadczenia nie przysługuje delegowanemu za czas przejazdu, a także wtedy, gdy miał zapewniony nocleg przez pracodawcę lub podmiot z nim powiązany (kontrahenta, firmę współpracującą, instytucję zapraszającą itp.). W takich sytuacjach ma zagwarantowany nocleg (bezpośrednio lub pośrednio na koszt pracodawcy), a zatem wypłata ryczałtu byłaby dodatkowym, nieuzasadnionym świadczeniem.
Zapewnienie bezpłatnego noclegu może przybrać różne formy, np. opłacenie noclegu w cenie konferencji, zapewnienie możliwości skorzystania z noclegu w pokojach gościnnych instytucji zapraszającej.
Bezpłatny, czyli jaki
Zapewniony podwładnemu bezpłatny nocleg musi spełniać pewne cechy:
Przykład
Odpowiednie warunki
Zapewnieniem bezpłatnego noclegu jest np. umożliwienie korzystania z umeblowanego, w pełni wyposażonego mieszkania wynajmowanego przez pracodawcę w tym celu.
W odniesieniu do pracodawcy spoza sfery budżetowej wynajem takiego lokum może stanowić koszt uzyskania przychodu. Potwierdził to Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z 30 czerwca 2010 r. (ILPB3/423-325/10-2/K).
Wskazał wówczas, że wydatki z tytułu wynajęcia mieszkania służbowego, mającego zapewnić nocleg pracownikom w trakcie odbywania przez nich podróży służbowej, podczas której mają wykonywać obowiązki służbowe (m.in. przeprowadzać negocjacje z klientami, uczestniczyć w kursach i szkoleniach zawodowych), będą się wiązać z działalnością gospodarczą spółki.
Spółka bowiem wskazała, że pracownicy podczas podróży będą wykonywali zadania zlecone przez pracodawcę związane z jego działalnością gospodarczą mającą na celu uzyskanie przychodów.
Możliwy powrót do domu
Ryczałt nie przysługuje także wtedy, gdy pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu. O tym, czy taka możliwość istnieje, decyduje pracodawca. Musi przy tym brać pod uwagę nie tylko koszty ponoszone na przejazdy (zamiast noclegu płacić będzie za przemieszczanie się pracownika w obie strony), ale również kwestie związane z czasem pracy i wypoczynkiem zatrudnionego. ?
Właściwe postanowienia
Przykładowe zapisy regulaminu wynagradzania odnoszące się do zwrotu kosztów noclegów w wyjazdach służbowych mogą brzmieć następująco:
