Możliwość wskazania kilku państw docelowych w zagranicznej podróży służbowej to nowość obowiązująca od 1 marca 2013 r. Pozwala na to § 13 ust. 2 rozporządzenia MPiPS z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU z 2013 r., poz. 167, dalej rozporządzenie).

Zgodnie z nim w przypadku podróży odbywanej do dwóch lub większej liczby państw pracodawca może ustalić każde z nich jako kraj docelowy wyjazdu. Czy to się opłaca? Na razie działanie takie wydaje się ryzykowne, gdyż lakoniczny przepis pozostawia wiele do życzenia.

Problemy dokumentacyjne

Pierwszym i zasadniczym problemem jest kwestia dokumentacji, z której ma wynikać, od kiedy dietę należy rozliczać według kolejnego państwa docelowego. Od czasu bowiem, gdy Polska należy do strefy Schengen, nie ma granic w ramach UE i nie jest odnotowywany moment przekroczenia kolejnej granicy.

Jedynym środkiem dowodowym w tym zakresie może być zobowiązanie pracownika do odnotowania w poleceniu wyjazdu służbowego czasu przekraczania kolejnych granic, które będą miały znaczenie dla rozliczenia diet. Jeśli delegowany o tym zapomni, to pracodawcy pozostaje już tylko odebranie od niego oświadczenia w tym zakresie po zakończeniu podróży, zgodnie z § 5 ust. 3 rozporządzenia. Jest to możliwe, gdyż informacja ta ma wpływ na wysokość diety, która zależy przecież od państwa docelowego w podróży służbowej.

Niestety, pojawia się tu pole do nadużyć ze strony personelu. Delegowani mogą bowiem przekłamać godzinę przekroczenia kolejnej granicy, żeby zyskać wyższą dietę. Czasem może im się opłacać dłuższy pobyt w jednym państwie, a innym razem szybsze jego opuszczenie. Różnice na diecie za jedną dobę mogą bowiem wynosić prawie 10 euro.

Moment zmiany stawki diety

Rozporządzenie określa, że w przypadku zagranicznej podróży lądowej jej czas rozpoczyna się od chwili przekroczenia granicy państwa wyjazdu i trwa do momentu przekroczenia granicy w drodze powrotnej do kraju.

Do 1 marca 2013 r. przy obliczaniu należności z tytułu diet przepis wskazywał możliwość wyboru jednego państwa docelowego. Często było to niezgodne ze stanem faktycznym. Nie zawsze dało się jednoznacznie wskazać kraj docelowy, ponieważ zakresy zadań/działań, jakie miał do wykonania delegowany, były identyczne w kilku państwach w czasie jednej podróży służbowej.

Zmiana, na którą czekała duża część rynku transportowego, zawiera jednak szereg pułapek. Nowe rozporządzenie nie precyzuje bowiem sposobu, w jaki należy rozliczać delegację w przypadku wyznaczenia kilku państw docelowych.

W związku z tym przedsiębiorcy, chcąc prawidłowo rozliczyć diety pracownika po zmianie przepisów, nie otrzymali jednoznacznej odpowiedzi, jak podzielić czas pobytu poza granicami Polski na poszczególne państwa docelowe. Najczęściej spotykane sposoby to rozpoczęcie naliczania diety według następnego kraju w momencie:

a) przekroczenia granicy dzielącej dwa obce kraje,

b) rozpoczęcia kolejnego zadania (np. operacji transportowej), którego krajem docelowym jest inne państwo niż kraj rozpoczęcia tej operacji.

Przykład

Pracownik przebywa w podróży służbowej, wykonując pierwszy transport na terenie Niemiec 1 marca 2013 r. od 7 do 20. Następnie rozpoczyna kolejny transport o 22, gdzie państwem docelowym są Czechy. Granicę niemiecko- -czeską pokonuje 2 marca o 7, kończy przejazd o 13 i wraca do kraju o 17.

Wysokość diet – wariant a

Pobyt w Niemczech – 24 godziny (od 7 dnia 1 marca 2013 r. do 7 dnia 2 marca 2013 r.)

Pobyt w Czechach – 10 godzin (7 – 17 dnia 2 marca 2013 r.)

Zgodnie z rozporządzeniem:

1) za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości,

2) za niepełną dobę podróży zagranicznej:

– do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,

– ponad 8 do 12 godzin – 50 proc. diety,

– ponad 12 godzin –dieta w pełnej wysokości.

Dieta z tytułu pobytu na terenie Niemiec wynosi obecnie 49 euro, a czeska – 41 euro. Zatem kierowcy przysługuje 1 pełna dieta niemiecka oraz 1/2 diety czeskiej, co łącznie daje kwotę 69,5 euro.

Wysokość diet – wariant b

Operacja transportowa według diety niemieckiej – 15 godzin (od 7 dnia 1 marca do 22 dnia 2 marca)

Operacja transportowa według diety czeskiej – 19 godzin (od 22 dni 1 marca do 17 dnia 2 marca)

Zatem kierowcy przysługuje 1 pełna dieta niemiecka oraz 1 pełna dieta czeska, co łącznie daje 90 euro.

Zatem w zależności od wybranego sposobu wyniki są bardzo różne. Przedsiębiorca, który podlega kontroli zarówno PIP, ZUS oraz urzędowi skarbowemu, nie ma jednoznacznej odpowiedzi, która metoda jest poprawna.

Rozwiązaniem może tu być uregulowanie tych kwestii w przepisach wewnątrzzakładowych. Jeśli ich postanowienia mogą regulować w sposób jednoznaczny kwestie nieuregulowane w rozporządzeniu, można w nich też wskazać odpowiednią metodę rozliczenia wyjazdów przy wyznaczeniu wielu państw docelowych.

Wysokość ryczałtów za noclegi

Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach. Gdy nie przedłoży rachunku za nocleg, ma prawo do ryczałtu w wysokości 25 proc. limitu.

Rozporządzenie, wskazując konieczność wypłaty diety, jasno określa, że trzeba ją rozliczać według kraju docelowego podróży służbowej. Nie odnosi się natomiast do ustalenia wysokości ryczałtów za noclegi. Kwestia ta jest o tyle istotna, że patrząc przez pryzmat wyroku SN z 1 kwietnia 2011 r. (II PK 234/10) praktycznie każdy kierowca zawodowy wykonujący przewóz drogowy, który śpi w samochodzie, nabywa prawo do ryczałtu za nocleg.

Dzięki zapisom na wykresówkach oraz kartach kierowców (gdzie zgodnie z art. 15 ust. 5a rozporządzenia EWG Nr 3821/85 „kierowca wprowadza w urządzeniu rejestrującym, zgodnie z załącznikiem IB, symbole państw, w których rozpoczyna i kończy dzienny okres pracy") przedsiębiorca rozliczający należności z tytułu podróży służbowych jest w stanie określić kraj noclegu pracownika. Pozostaje zatem pytanie, czy ryczałt za nocleg wypłacać według:

a) państwa, w którym kierowca faktycznie nocował,

b) docelowego kraju podróży służbowej.

Przykład

Pracownik wyjechał w podróż służbową do Niemiec. Pierwszego dnia nocował w Czechach, ale odpoczynek wykorzystał w kolejnym dniu już na terenie Niemiec i tam spał kolejnej nocy. Kierowca nie przedłożył rachunków za noclegi.

Limity noclegowe to 150 euro dla Niemiec i 120 euro dla Czech.

Wysokość ryczałtu – wariant a

Ustalając ryczałt według państwa, w którym kierowca faktycznie nocował, świadczenie to przysługuje mu w wysokości 30 euro za nocleg w Czechach i 37,5 euro za nocleg na terenie Niemiec, co łącznie daje 67,5 euro.

Wysokość ryczałtu – wariant b

Według drugiego sposobu – czyli przy uwzględnieniu wyłącznie limitu dla państwa docelowego – ryczałt za nocleg (według niemieckiej stawki) wyniesie: 2 x 37,5 euro = 75 euro.

Również w tym wypadku racjonalnym rozwiązaniem, zgodnie ze stanowiskiem MPIPS,  wydaje się jednoznaczne wskazanie sposobu rozliczania w przepisach wewnątrzzakładowych.

Przy braku takich przepisów z literalnej wykładni rozporządzenia należałoby wyczytać, że ryczałt rozlicza się według państwa noclegu. Państwo docelowe wpływa zaś jedynie na rozliczenie diety, co wyraźnie wynika z przepisów. Pytanie tylko, czy bardziej racjonalne nie byłoby rozliczanie i diet, i ryczałtów za nocleg według jednakowych stawek.

Kilka razy w jednym miejscu

W przypadku pracowników mobilnych, którzy ciągle podróżują, może się także zdarzyć, że w ciągu jednego dłuższego wyjazdu służbowego pracodawca wskaże dwa razy to samo państwo docelowe, przedzielone pobytem w innym kraju docelowym. Tu pojawia się kolejna wątpliwość – czy sumować pobyt na terenie jednego kraju, czy też oddzielnie rozliczyć każdy odcinek? W zależności od stanu faktycznego dla firmy raz okaże się korzystniejsze pierwsze, raz drugie rozwiązanie.

Za odrębnym rozliczeniem poszczególnych odcinków przemawia zasada naliczania diet za poszczególne doby podróży służbowej, a doba to przecież kolejne 24 godziny. Trudno więc racjonalnie przyjąć, że odcinki wyjazdu przedzielone np. trzema dobami rozliczanymi według diety dla innego państwa docelowego ciągle stanowią jedną dobę podróży służbowej. Natomiast za sumowaniem tych odcinków przemawia fakt, że jest to jedna podróż służbowa i można by stwierdzić, że wciąż jest to jedno i to samo państwo docelowe.

Przykład

Pracownik został wysłany w delegację do Niemiec. Odbiera tam nowy towar, który następnie ma przewieźć do Hiszpanii. W drodze powrotnej ma natomiast zabrać ładunek, który dostarczy do oddziału firmy w Niemczech.

Zatem w ciągu tej podróży służbowej pracodawca może wskazać trzy państwa docelowe, przy czym Niemcy wystąpią dwa razy, ale zostaną przedzielone pobytem w Hiszpanii. Stąd nie wiadomo, czy długość podróży przed wyruszeniem do Hiszpanii i w drodze powrotnej można zsumować, czy trzeba je rozliczyć odrębnie.

Podpowiedź resortu

Pewnym zabezpieczeniem dla przedsiębiorcy może być stanowisko Departamentu Prawa Pracy w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej z 3 lutego 2009 r. w sprawie rozliczania podróży służbowej, które wskazuje, że: „W obowiązującym stanie prawnym pracodawcy, w tym zwłaszcza spoza sfery budżetowej, mogą we własnym zakresie regulować problematykę warunków zwrotu kosztów podróży służbowych pracowników (art. 775 § 3 k.p.).

Postanowienia układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania mogą zatem regulować w sposób jednoznaczny także sposób obliczania diety za odcinek krajowej podróży służbowej przypadający w czasie odbywania podróży poza granicami kraju. Zdaniem departamentu praktyka w tym zakresie może być różna; może to być sumowanie czasu przejazdu na obszarze kraju, jak i rozdzielne traktowanie czasu przejazdu w drodze za granicę i z powrotem".

Biorąc pod uwagę powyższe wątpliwości i skomplikowane rozliczenia przy kilku państwach docelowych, w praktyce znacznie korzystniejsze wydaje się wskazanie jednego państwa docelowego w podróży. Rozliczenie całości wyjazdu według jednej stawki diety nie budzi bowiem wątpliwości.

—Łukasz Prasołek jest asystentem sędziego w Sądzie Najwyższym

—Łukasz Włoch jest głównym ekspertem ds. analiz i rozliczeń INELO Stocerz sp.j.